Автоматизация платежных операций — один из ключевых элементов эффективного управления денежными средствами предприятия. В условиях большого количества платежей, разных источников поступлений и строгих требований к контролю расходов ручное управление денежными потоками становится трудоёмким и рискованным.
В 1С:ERP задачи планирования, контроля и исполнения платежей решаются в рамках подсистемы казначейства. Она позволяет выстроить сквозной процесс управления денежными средствами — от формирования потребности в оплате до фактического списания и анализа движения средств.
В статье рассмотрим функциональные возможности 1С:ERP для автоматизации платежных операций, а также ключевые настройки, влияющие на работу казначейства и контроль денежных потоков.
Значение автоматизации платежных операций
Денежные средства компании — самый ликвидный актив, который обеспечивает выполнение всех обязательств перед поставщиками, бюджетом, персоналом и другими контрагентами. От их наличия зависит:
- своевременность погашения задолженности;
- точность планирования расходов;
- возможность прогнозирования кассовых разрывов.
Ручной учет и контроль платежей в условиях большого потока операций становятся трудоемкими и рискованными. Автоматизация позволяет:
- сократить количество ручных операций;
- минимизировать ошибки и несогласованные выплаты;
- планировать и контролировать платежи с высокой точностью;
- принимать управленческие решения на основе актуальной информации о денежных потоках.
Основной функционал подсистемы Казначейство
Подсистема Казначейство 1С:ERP позволяет управлять денежными средствами в единой системе и обеспечивает:
- Планирование денежных потоков — формирование потребностей подразделений, прогнозирование поступлений и расходов, построение платежных графиков.
- Регистрацию операций с денежными средствами — как наличных, так и безналичных, с учетом разных счетов, касс и валют.
- Контроль остатков и целевого использования средств — предотвращение кассовых разрывов и несогласованных выплат.
- Ведение расчетов в иностранных валютах — автоматическая конвертация, контроль курсов и отражение валютных операций в отчетности.
Эти инструменты позволяют перевести управление платежами из ручного режима в автоматизированный, снижая риск ошибок и повышая прозрачность процессов.
Статьи движения денежных средств (ДДС)
Статьи движения денежных средств используются для классификации операций с денежными средствами по их экономическому назначению. В 1С:ERP управление статьями ДДС осуществляется в разделе Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Статьи движения денежных средств.
Статьи ДДС используются для классификации операций с денежными средствами по хозяйственным операциям. В 1С:ERP предусмотрены:
- Предопределенные статьи — включают типовые хозяйственные операции предприятия.
- Пользовательские статьи — позволяют расширять классификацию под специфику компании.
Статьи ДДС формируются с учётом видов деятельности предприятия:
- операционной;
- инвестиционной;
- финансовой.
Такая структура обеспечивает корректное формирование отчета о движении денежных средств и позволяет анализировать денежные потоки по источникам поступления и направлениям использования средств.
Каждая статья ДДС привязывается к определённым хозяйственным операциям, что позволяет системе автоматически подставлять корректную статью в платежные документы. Это снижает количество ручных действий и повышает точность классификации платежей.
Статьи движения денежных средств могут быть указаны в договорах и соглашениях. При формировании платежных документов система автоматически подставляет соответствующую статью ДДС, при этом договор имеет приоритет над соглашением. Такой механизм обеспечивает корректное распределение платежей и упрощает контроль целевого использования денежных средств.
Использование статей ДДС в связке с заявками и платежным календарем позволяет выстраивать приоритеты оплаты, контролировать направления расходования средств и обеспечивать прозрачность управления денежными потоками предприятия.
Заявки на расходование денежных средств
Система заявок на расходование денежных средств позволяет выполнить следующие задачи:
- фиксируют потребность подразделений в денежных средствах;
- спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;
- предотвратить несогласованные выплаты;
- отразить результаты распределения денежных средств по счетам;
- отражение потребности оплаты в соответствии с требованиями ФЗ № 275-ФЗ (актуально для предприятий, участвующих в исполнении государственного оборонного заказа (ГОЗ)).
- проконтролировать свободные остатки денежных средств.
Использование заявок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.
Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявка на расходование денежных средств.
При оформлении заявки указывается:
- назначение платежа;
- сумма и дата оплаты;
- объект расчета (договор, заказ поставщику и др.);
- тип операции: оплата поставщику, выдача подотчетнику, возврат клиенту, перечисление налога, прочие расходы.
Система позволяет детально управлять заявками:
- частичная оплата;
- перенос на другой день или счет;
- отмена постановки заявки на оплату.
Если опция заявок включена, списание средств без утвержденной заявки невозможно — это повышает контроль и дисциплину в расходовании.
Для отдельных банковских счетов и касс в системе может быть настроен признак Разрешить списание денежных средств без «заявок на оплату» и Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату».
Такой режим используется, как правило, для операций с низким риском или в компаниях с упрощённой финансовой дисциплиной. При этом ответственность за контроль корректности платежей переносится с системы на пользователя.
Если данный признак не установлен, то наличие утвержденной заявки при оформлении расхода денежных средств обязательно.
В процессе обработки заявка на расходование денежных средств проходит последовательный жизненный цикл. В зависимости от настроек согласования и прав пользователей заявка может находиться в статусах: Не согласована, Согласована, К оплате и Исполнена.
Переходы между статусами могут выполняться как вручную ответственными пользователями, так и автоматически — при распределении заявки в платежном календаре или формировании платежных документов. Такой механизм обеспечивает прозрачный контроль всех этапов согласования и исполнения платежей.
Платежный календарь
Платежный календарь является инструментом для оперативного финансового планирования, с помощью которого казначей осуществляет управление денежными средствами предприятия, формирует график платежей и контролирует его своевременное исполнение.
Использование платежного календаря определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.
В рамках платежного календаря предоставляются следующие возможности:
- настройка и управление составом данных платежного календаря;
- учет платежей по графикам заказов с частичным исполнением;
- определение сумм платежей с учетом распределения оплаты по различным банковским счетам/кассам и дням оплаты;
- установка отборов по организациям, дням планирования, валюте, банковским счетам и кассам;
- расшифровка выплат и поступлений до объектов расчетов;
- группировка объектов оплаты по статьям ДДС, получателям, приоритетам статьи ДДС, операциям (конвертация валюты, оплата поставщику, прочий расход ДС) и др.;
- групповое распределение заявок по дням оплаты, банковским счетам и кассам, в том числе с оплатой за счет средств ГОЗ;
- планирование денежных средств;
- пакетное формирование документов списания безналичных ДС;
- выгрузка платежей в банк.
В рамках рабочего места Платежный календарь доступны различные режимы управления данными (кнопка Вид).
Режимы работы календаря
- Заявки – Календарь — распределение заявок на ближайшие дни с учетом доступных средств. В момент распределения оплаты выполняется автоматический перевод заявок в статус «К оплате».
- Календарь – Платежи — детальная работа с поступлениями и списаниями, включая ожидаемые операции, непроведенные платежи, возвраты и конвертацию валют.
- Список заявок —распределение заявок по счетам и кассам. Отображение распределенных и нераспределенных заявок с возможностью группировки и отбора.
Для печати и аналитики используется отчет Реестр платежей (Казначейство – Отчеты по казначейству – Реестр платежей), который формируется на основе календаря и позволяет анализировать заявки, итоговые суммы по организациям и валютам.
Расширенный сценарий (Заявки + Платёжный календарь) применяется при:
– большом объеме платежей;
– необходимости предварительного согласования расходов;
– контроле приоритетов и предотвращении кассовых разрывов.
Журнал платежей: упрощенное планирование
Для предприятий с упрощенной схемой контроля доступен Журнал платежей:
- просмотр и анализ всех платежей;
- оформление новых платежных документов;
- регистрация платежей в банковской выписке;
- загрузка и выгрузка платежей в банк;
- контроль доступных и планируемых сумм.
При работе с журналом платежей исключается использование заявок на расходование денежных средств.
При отключенной функциональной опции Заявки на расходование денежных средств для контроля и планирования денежных средств предусмотрено рабочее место Казначейство – Банк – Журнал платежей.
Доступность рабочего места определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Журналы платежных документов – Общий журнал платежей.
Через журнал можно оперативно переходить к аналитическим отчетам: Ведомость по денежным средствам и Контроль операций с денежными средствами, что обеспечивает прозрачность движения средств.
Упрощённый сценарий (Журнал платежей) целесообразен при:
– небольшом количестве операций;
– отсутствии многоуровневого согласования;
– необходимости быстрого оформления платежей.
Использование инструментов казначейства в 1С:ERP позволяет автоматизировать управление платежными операциями и обеспечить прозрачный контроль движения денежных средств.
Заявки на расходование денежных средств, платежный календарь и журнал платежей формируют единую систему планирования и исполнения платежей, снижая риски несогласованных выплат, кассовых разрывов и ошибок ручного учета.
Гибкие настройки функциональности дают возможность адаптировать процессы казначейства под масштабы и требования конкретного предприятия — от упрощённого контроля платежей до детального финансового планирования и строгого согласования расходов.
В результате автоматизация платежных операций в 1С:ERP становится не только инструментом учета, но и важной частью системы финансового управления компании.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:ERP, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!