(3532) 43-50-17
отдел качества 60-95-17
 

"1С:Управление торговлей 8" редакция 11 внедрена в сети гипермаркетов детских товаров "Чудо-Юдо"

Cписок продуктов:


компоненты: 8.2 ; РБД

отрасль: Торговля Оптовая и розничная

сфера использования: Торговля, склад, логистика, транспорт >> Торговля >> Торговые сети

Отзыв

Описание проекта

Оренбургская сеть гипермаркетов детских товаров «Чудо-Юдо» закончила внедрение решения «1С:Управление торговлей 8» редакции 11 для автоматизации процессов управления предприятием. В результате комплексного проекта внедрения автоматизированы все основные процессы предприятия. Переход на новую систему занял чуть больше одной недели с 8 января по 15 января 2012 года. 

Сеть гипермаркетов детских товаров «Чудо-Юдо» работает в городе Оренбурге и  занимается розничной и оптовой реализацией товаров для детей – игрушки, одежда, обувь, детское питание, подгузники, аксессуары для новорожденных, коляски, книги, канцелярские товары и другие товары для детей. На данный момент открыто 5 гипермаркетов в крупных торговых центрах города Оренбурга. Предприятие имеет распределительный склад, через который организуется снабжение гипермаркетов. Управление предприятием сосредоточено в центральном офисе.

До внедрения автоматизированной информационной системы на базе «1С:Управление торговлей 8» редакции 11 на предприятии использовалась система на базе «1С:Торговля и склад 7.7». Предыдущая система использовалась с 1999 года и развивалась вместе с развитием предприятия. В итоге к 2011 году предыдущая система перестала удовлетворять растущие потребности предприятия по сбору, обработке и анализу информации. Для обеспечения работы новых бизнес-процессов растущего предприятия предыдущая система нуждалась в модернизации, выполнять которую было нецелесообразно в связи с моральным и технологическим устареванием платформы «1С:Предприятие 7.7». 

В 2011 году остро встал вопрос о необходимости замены автоматизированной информационной системы. Учитывая продолжительный положительный опыт работы предприятия с платформой «1С:Предприятие», для создания новой автоматизированной информационной системы не было другого кандидата кроме системы программ «1С:Предприятие 8».

Руководство предприятия осознавало сложность решаемой задачи. Имеющаяся информационная система обеспечивала выполнение бизнес-процессов предприятия в 5 гипермаркетах, на распределительном складе и в центральном офисе. В каждой точке использовалась отдельная информационная база. Между информационной базой в центральном офисе и остальными информационными базами регулярно выполнялся обмен информацией. Гипермаркеты работают без выходных дней (один выходной день в году – 1 января). Ситуация осложнялась тем, что предполагалось в новой автоматизированной системе изменить структуру нормативно-справочной информации (в частности структуру справочника «Номенклатура»), а также изменить некоторые бизнес-процессы. 

Говоря другими словами, процесс замены автоматизированной системы на предприятии можно сравнить с переодеванием бегущего человека, который в процессе переодевания не должен остановиться, а еще лучше даже не сбавить темпа бега. И надо суметь сделать так, чтобы «костюмчик сидел».

Для решения задачи было необходимо использовать проектный подход с предварительной глубокой проработкой задачи и методической подготовкой будущей автоматизированной информационной системы (АИС). Для разработки и выполнения такого Проекта была выбрана компания «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ», специалисты которой имеют большой опыт внедрения автоматизированных информационных систем на базе «1С:Предприятие», а сама компания является одним из успешных партнеров фирмы «1С» в регионе.

На начальном этапе была проведена методическая проработка с целью изучения бизнес-процессов предприятия, их корректировки и сопоставления с функциональными возможностями типовой конфигурации «1С:Управление торговлей 8» редакция 11, которая была выбрана для создания АИС. Работа по Проекту была начата в сентябре 2011 года. Бизнес-процессы предприятия были рассмотрены, оптимизированы и описаны с точки зрения того как они будут исполняться в будущей АИС.

Структура новой АИС в целом соответствовала предыдущей системе. То есть, в каждой точке должна существовать отдельная информационная база. В каждом магазине имеется сервер, который обеспечивает работу 4 кассовых мест и рабочего места товароведа, а также возможна работа старшего кассира на самом сервере. В отличие от предыдущей системы для обмена информацией между информационными базами используется технология распределенных баз данных «1С:Предприятие 8».

Требования к переносу и конвертации информации из предыдущей системы в АИС разрабатывались с учетом изменения структуры нормативно-справочной информации, с учетом изменений в бизнес-процессах, а также с учетом переходного периода.

Например, в требованиях по переносу информации было требование о том, что необходимо в новую АИС из предыдущей системы перенести сведения о поступлении и реализации товаров за предыдущие 12 месяцев. Эта информация необходима для расчета товарных ограничений в новой АИС в соответствии с требованиями обновленного бизнес-процесса управления закупками.

Рассматривались различные варианты переходного периода. В частности не был принят вариант с постепенной заменой системы в магазинах, так как при таком варианте необходимо было обеспечить обмен между информационными базами предыдущей системы и новой АИС – это сложная задача с учетом того, что в этих системах различается структура информации.

Изменения в бизнес-процессах привели к тому, что процесс передачи товаров с распределительного склада в магазины изменился и в части отгрузки со склада и в части приемки товара в магазине. После замены системы на складе, склад имел возможность отгрузки в магазин только в соответствии с новым бизнес-процессом, а магазин, имея предыдущую систему, практически не смог бы нормально выполнить приемку товара. Можно было реализовать дополнительные процедуры и методы по стыковке старых и новых процессов, но вместо этого было принято решение выбрать период спада продаж и в этот период выполнить быстрый переход всех подразделений на новую АИС, приостанавливая некоторые бизнес-процессы на короткий интервал времени.

В качестве такого периода были выбраны несколько дней после 7 января. Опыт работы предприятия говорил о том, что обычно это самые плохие дни с точки зрения объемов продаж. Был разработан план перехода, который включал в себя основные моменты:

  • до 8 января 2012 новая АИС запускается в центральном офисе, в нее загружаются сведения об остатках на 1 января 2012 года. Создается две информационных базы периферийных узлов РБД для склада и первого магазина;
  • 8 января выходной день – склад и центральный офис не работают. 8 января из предыдущей системы в АИС загружаются документы, сформированные в предыдущей системе за январь 2012 года;
  • 8 января новая АИС устанавливается в первом магазине на сервере и на одном кассовом месте. Делается пробная продажа, проводится обучение кассиров, выявляются и устраняются проблемы;
  • утром 9 января персонал центрального офиса начинает работу с новой АИС. Центральный офис более не вводит информацию в предыдущую систему;
  • 9 января в первом магазине новая АИС устанавливается еще на 2 кассовых места. Таким образом, получается 3 кассовых места в новой АИС, через которые должны идти продажи товара. Одно кассовое место оставляем работать в предыдущей системе, так как возможны сбои в работе новой АИС. Кассовое место с предыдущей системой работает только в крайнем случае;
  • 9 января на складе устанавливаем новую АИС на всех рабочих местах. Склад более не вводит информацию в предыдущую систему. Склад прекращает отгрузку товаров на те магазины, в которых нет новой АИС;
  • 10 января резервный день. Наблюдаем за работой новой АИС в центральном офисе, на складе и в первом магазине. Устраняем несоответствия;
  • 10 января создаем информационную базу периферийного узла РБД для второго магазина;
  • с 11 по 14 января устанавливаем новую АИС в четырех магазинах по очереди;
  • 15 января запасной день на случай сбоев в графике. К этому дню новая АИС должна использоваться во всех подразделениях предприятия.


На втором этапе было разработано техническое задание на доработку (кастомизацию) типовой конфигурации «1С:Управление торговлей 8» и на создание обработок автоматизированного переноса информации из предыдущей системы.

На третьем этапе была выполнена кастомизация, функции АИС были приведены в соответствие с бизнес-процессами предприятия, были созданы обработки загрузки информации в АИС.

На четвертом этапе был выполнен ввод АИС в опытную эксплуатацию. Опытная эксплуатация в данном случае ничем не отличалась от промышленной, так как предприятие полностью использовало АИС в своей работе. Эксплуатация являлась опытной с той точки зрения, что проверялось выполнение всех функций и возможностей АИС, проходило обучение пользователей и выполнялась «доводка» всех функций АИС. Ввод в опытную эксплуатацию прошел в точности по плану перехода. Опытная эксплуатация АИС продолжалась до мая 2012 года. В мае 2012 года Проект внедрения АИС был успешно завершен.

Таким образом, непосредственно переход на новую АИС занял 8 дней, а весь Проект длился 8 месяцев.

В итоге создана распределенная информационная база АИС, имеющая 7 узлов. Всего автоматизировано 53 рабочих места, в том числе 30 рабочих мест в пяти гипермаркетах, 20 рабочих мест в центральном офисе и 3 рабочих места на распределительном складе.

Какие возможности программы «1С:Управление торговлей 8» редакция 11 (УТ) были использованы, что пришлось доработать и какие дополнительные возможности и выгоды получило предприятие от новой АИС?

Ассортимент товарных позиций предприятия более 30 000 наименований. Проработаны процессы управления нормативно-справочной информацией, в частности с точки зрения управления ассортиментом по поставщикам. Организация справочника «Номенклатура» и возможности предыдущей системы позволяли выполнять только самый простой анализ потребления товаров, фактически товароведы были вынуждены вручную обрабатывать отчеты о движении товаров на десятках страниц.

В новой АИС использованы принципы расчета товарных ограничений, реализованные в УТ. Однако некоторые алгоритмы расчета были изменены. В частности реализована методика расчета величины среднедневного потребления товара, принципы которой определены руководством предприятия в соответствии со спецификой работы предприятия и знаниями особенностей своего бизнеса.

Ценообразование – задействованы возможности типового решения по классификации номенклатуры по ценовым группам. Выделено 11 ценовых групп. Для каждого товара определяется его принадлежность к одной из ценовых групп. От ценовой группы зависит порядок и способ определения продажной цены и действие различных скидок.

Механизмы ценообразования доработаны, в частности, для получения возможности осуществления контроля над выполнением переоценки в магазинах. Цена на товары изменяется в центральном офисе, после чего в каждом магазине должны быть своевременно выполнены все действия по переоценке товаров.

Управление скидками, карты лояльности (дисконтные карты) и маркетинговые мероприятия (акции). Предприятие имеет сложную систему предоставления скидок по картам лояльности, для оптовых покупателей, а также по различным акциям. В предыдущей системе предоставление скидок для оптовых покупателей и по акциям фактически было не автоматизировано, то есть решение о предоставлении скидки и размер скидки фактически определял пользователь. Такой способ порождал ошибки, делал возможным злоупотребления и требовал приложения постоянных усилий по контролю над корректностью и обоснованностью предоставления скидок. В новой АИС были задействованы возможности УТ для управления скидками. В результате эти процессы были автоматизированы без доработки возможностей типовой конфигурации.

Управление закупками и расчет заказа поставщику. В предыдущей системе расчет и ввод заказов поставщикам выполнялся товароведами вручную. В новой АИС этот процесс автоматизирован. Необходимые функции для расчета заказов в УТ были доработаны. В новой АИС формирование заказов поставщикам занимает значительно меньше времени и результат расчета заказа позволяет повысить эффективность управления запасами.

Поступление товаров от поставщиков. Особенности реализации предыдущей системы не позволяли организовать снабжение магазинов от поставщиков напрямую, то есть местные поставщики вместо поставки товаров непосредственно в магазин доставляли товар на распределительный склад. Товар принимался от поставщика на склад, а затем передавался в магазин. Это создавало лишнюю нагрузку на склад и дополнительные расходы на транспортировку товаров. В новой АИС поддержан бизнес-процесс приемки товара от поставщика непосредственно в магазине.

При выполнении бизнес-процесса приемки товаров от поставщика были задействованы функции УТ по учету расхождений. Учет расхождений реализован в новой АИС простым и прозрачным способом, чего не было в предыдущей системе, где для отражения недостачи от поставщика приходилось регистрировать дополнительные документы.

Учет запасов на складе. На распределительном складе хранится большой ассортимент товаров. Документы поступления и отгрузки со склада часто содержат сотни позиций. Для обеспечения эффективной работы склада были задействованы функции УТ по ячеистому хранению и ордерному документообороту на складе. При этом были выполнены незначительные доработки типовых функций УТ для повышения удобства работы пользователей с большими массивами информации в конкретных условиях эксплуатации АИС.

Управление снабжением магазинов с распределительного склада. В силу особенностей реализации предыдущей системы расчет пополнения запасов на магазинах выполнялся простым способом подсчета количества продаж за период с предыдущей поставки в магазин. То есть, сколько было продано столько должно быть пополнено с основного склада. Это приводило к повышенной нагрузке на склад, замедлению процессов отгрузки и приемки товаров. Проблема в том, что ассортимент игрушек очень большой. Предположим, что некоторая игрушка имеется в магазине в количестве 10 штук. Как только будет продана одна штука, она сразу же попадет в первое же перемещение в магазин, хотя можно было бы в этом перемещении ее не отгружать, а дождаться следующего перемещения, в котором отправить не одну, а несколько штук. Получается, что в предыдущей Системе документ перемещения наполняется большим количеством наименований по одной штуке. Работники склада теряют много времени на сбор такой партии, а затем такая партия долго принимается в магазине и распределяется по торговому залу. 

В новой АИС был применен измененный бизнес-процесс и новый способ расчета количества перемещений, основанный на расчете показателя минимального остатка товара в магазине. В результате среднее количество позиций в одном документе перемещения сократилось с  460 позиций до 340.

Управление продажами. По сравнению с предыдущей Системой в новой АИС были развиты возможности по учету и анализу продаж. Изменены бизнес-процессы продажи при расчетах розничных покупателей подарочными сертификатами. Реализованы функции по учету продаж с привязкой к продавцам. Реализованы отчетные формы для анализа статистики чеков, продаж по поставщикам, по продавцам. Для эффективного управления продажами в условиях гипермаркета функциональные возможности УТ были значительно доработаны.

За счет реализации в новой АИС возможности анализа продаж по продавцам руководство предприятия получило возможность внедрения схем расчета вознаграждений для продавцов, которые зависят от результатов продаж.

Инвентаризация товаров на распределительном складе. Функции УТ для выполнения процессов инвентаризации оказались очень удобны в практическом использовании. Возможность разделения процедуры инвентаризации на несколько пересчетов позволила упростить и ускорить процедуру выполнения инвентаризации на распределительном складе. В предыдущей системе инвентаризация занимала две недели и не могла быть выполнена по части позиций, а только по складу в целом. В новой АИС полная инвентаризация распределительного склада была выполнена за  5 дней, а возможности новой АИС и новые бизнес-процессы позволяют выполнять частичную инвентаризацию на складе.

Инвентаризация товаров в магазине. В предыдущей системе существовала чисто теоретическая возможность для проведения инвентаризации товаров в магазине, но из-за сложности практического выполнения, инвентаризация в магазинах не происходила ни разу, не смотря на то, что некоторые магазины работали по нескольку лет. В новой АИС использованы возможности УТ по частичной инвентаризации и в магазинах выполнена инвентаризация по группам товаров детское питание, детская косметика, подгузники, автомобильные устройства безопасности (автокресла).

Аналитические возможности и отчеты. Новая АИС благодаря возможностям платформы «1С:Предприятие 8» имеет гибкую систему отчетов, которая на порядок превосходит возможности отчетов предыдущей системы по предоставлению информации, возможностям настройки и скорости формирования.

В итоге можно сделать вывод о том, что предприятие получило новую современную АИС, которая соответствует требованиям развивающегося предприятия. АИС соответствует бизнес-процессам предприятия и имеет возможность дальнейшего развития и совершенствования для обеспечения развития информационных потребностей бизнес-процессов предприятия.

Вот что говорит о новой АИС и Проекте по ее внедрению директор компании Оксана Викторовна Кулага:

Мы – руководство предприятия довольны достигнутыми результатами. В данный момент на нашем предприятии используется современная высокотехнологичная автоматизированная информационная система. Очень важно то, что эта система помогает в работе всем сотрудникам нашего предприятия – товароведам, кладовщикам, кассирам, бухгалтерам, администраторам. В конечном итоге это положительно сказывается на качестве обслуживания клиентов, что является очень важным моментом в нашей работе, повышает эффективность всех процессов предприятия.

Теперь мы чувствуем, что развитие нашего предприятия не ограничено возможностями автоматизированной системы. Благодаря возможностям "1С:Предприятие 8" мы получили инструменты для анализа результатов нашей деятельности. Если раньше мы имели только представление о многих вещах, то теперь мы имеем возможность рассчитать и измерить показатели деятельности в числах.


 

Сеть магазинов Чудо-Юдо работает в городе Оренбурге и более 10 лет осуществляет продажу товаров для детей высокого качества. Ассортимент, представленный у нас, позволяет любому, даже самому взыскательному клиенту выбрать необходимый товар. 

На сегодняшний день компания Чудо-Юдо представлена пятью гипермаркетами и супермаркетом детских товаров. Руководство компании продолжает динамичное развитие сети, расширяя ассортимент и повышая качество обслуживания покупателей и клиентов, что бы вы чувствовали себя комфортно, а товары радовали вас своим разнообразием, качеством и ценой. 

Помимо игрушек и канцтоваров, Чудо-Юдо предлагает огромный ассортимент детской одежды и обуви популярных брендов.

Контактная информация:
Адрес: г. Оренбург, пр-кт Победы, 118
Тел.: (3532) 94-42-02, 66-06-06
Интернет-сайт: http://chudo-udo.ru/



Вернуться к списку

 

 

 





 


 





Автоматизация мобильной торговли Моби-С


Наши клиенты

Яндекс.Погода