Корпоративная электронная почта — ключевой инструмент коммуникации внутри компании. С её помощью сотрудники не только рассылают сообщения массово и передают файлы, но и ведут детальные обсуждения рабочих вопросов как в индивидуальном порядке, так и в группах.
В системе «1С:Документооборот» доступны два варианта работы с почтой: «лёгкая» и встроенная. Ниже разберём, чем отличается каждый из этих способов и как выбрать подходящий.
«Лёгкая» почта - это решение позволяет отправлять и получать письма через:
- Почтовый клиент, установленный на ПК (например, Microsoft Outlook или TheBat!);
- Прямое подключение к email‑серверу по протоколам POP3 и SMTP.
Важные особенности:
- Письма и вложения не сохраняются в информационной базе «1С:Документооборот»;
- Протоколирование действий не ведётся;
- Поддерживается электронная подпись, шифрование и обмен сообщениями в соответствии с ГОСТ Р 53898‑2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
- При необходимости отдельные входящие письма можно вручную загрузить в «1С:Документооборот» и на их основе создать процесс, мероприятие и т. п.;
- Не приводит к существенному росту объёма информационной базы.
Встроенная почта – это полнофункциональный почтовый клиент, интегрированный непосредственно в «1С:Документооборот».
Ключевые преимущества:
- Вся корреспонденция (письма, вложения, история переписки) хранится в информационной базе;
- Учёт входящей и исходящей почты ведётся прямо в программе;
- Письма выступают полноценными учётными единицами — как и другие документы:
- Участвуют в документообороте;
- Могут ссылаться друг на друга;
- Включаются в отчёты;
- Служат основанием для запуска процессов;
- К письму можно приложить электронную подпись или сертификат в виде отдельного файла.
Дополнительные возможности:
- отправка писем может осуществляться как через внутренний, так и через внешний почтовый сервер — в зависимости от адресата;
- все действия с электронной почтой протоколируются.
Встроенная почта включается администратором с помощью настройки программы «Использовать встроенную почту». Далее каждый сотрудник может выбрать вариант используемой почты в персональных настройках: «Использовать легкую почту», «Использовать встроенную почту».
.png)
Дальнейшая настройка почты выполняется в персональных настройках пользователей, поэтому может быть, как централизованно произведена администратором, так и передана на самостоятельное выполнение каждому сотруднику.
Настройка выполняется в меню раздела Настройка и администрирование по команде Персональные настройки – Встроенная почта – Учетные записи.
Для пользователя может быть создано несколько учетных записей, одну из которых можно пометить как основную. Именно эта учетная запись будет подставлена в качестве отправителя по умолчанию при создании нового письма.
Чтобы пометить учетную запись как основную, достаточно выбрать в списке одну из учетных записей и нажать кнопку Основная. Запись будет выделена полужирным шрифтом и станет по умолчанию использоваться при создании нового письма. Для снятия выделения необходимо повторно нажать кнопку Основная.
На этой закладке можно создать, изменить или удалить любую учетную запись пользователя, нажав соответствующие кнопки на командной панели. Кнопка Создать открывает помощник создания новой учетной записи.
В открывшемся окне достаточно ввести email-адрес и пароль, указать вариант использования почты Для встроенной почты и имя отправителя, после чего программа автоматически подберет параметры подключения и создаст учетную запись.
Если при автоматической настройке произошли ошибки, программа предложит ввести параметры подключения вручную. При этом помощник последовательно запросит данные для настройки серверов исходящей и входящей почты.
Имя сервера, тип протокола и значение порта устанавливаются автоматически. Для отправки писем используется сервер электронной почты, работающий по протоколу SMTP. Протокол обеспечивает прямой доступ к email-серверу (например, Yandex, GMail).
Сегодня большинство популярных почтовых сервисов, таких как Mail.ru, Яндекс.Почта, Rambler.ru, Gmail.com и другие, работают исключительно с использованием протокола безопасной связи SSL. Поэтому для работы по внешней маршрутизации необходимо установить флажок Использовать шифрованное подключение (SSL).
Для настройки сервера входящей почты требуется указать следующие данные:
1. Тип протокола, по которому работает сервер входящей почты:
○ POP3 – протокол обеспечивает прямой доступ к email-серверу (например, Yandex, GMail). Используется для входящих сообщений;
○ IMAP – предоставляет возможность управлять сообщениями в почтовом ящике и дополнительными функциями по обслуживанию почтовых ящиков на сервере.
2. Использование протокола безопасной связи SSL;
3. Дополнительные настройки для протоколов POP3 и IMAP «1С:Документооборота», а также в любом другом почтовом сервисе:
○ Оставлять копии писем на сервере – если настройка включена, то входящие письма не удаляются с сервера сразу после получения «1С:Документооборотом». Это значит, что их можно получить другим почтовым клиентом;
○ Удалять письма с сервера через – если настройка включена, то входящие письма удаляются с сервера при получении «1С:Документооборотом».
При смене типа протокола и настройке использования SSL нужные порты и имя сервера подставляются автоматически.
Дополнительные настройки: Указывается наименование учетной записи в программе. Имя используется для идентификации учетной записи в программе, следовательно, оно должно быть четким и понятным. Например, фамилия и инициалы пользователя: «Сафонов С.В.».
На этой закладке указываются параметры хранения писем: оставлять ли копии сообщений на email-сервере и через какой период удалять.
Необходимость хранения копий сообщений на email-сервере определяется информационной политикой предприятия. Хранение писем на сервере практикуется преимущественно в двух случаях:
- Если пользователям необходимо иметь доступ к письмам из любого другого почтового клиента;
- Для расследования проблем с получением или отправкой писем.
Хранение копий писем влечет за собой увеличение размера email-сервера. Поэтому не рекомендуется хранить переписку долгое время. По умолчанию хранение писем на email-сервере отключено.
После нажатия на кнопку Далее программа проверит введенные настройки и создаст учетную запись.
Кнопка Перейти к учетной записи откроет карточку учетной записи, где можно внести изменения в ее настройки, добавить дополнительные сведения, настроить папки писем и рабочую группу.
Для проверки параметров учетной записи можно использовать кнопку командной панели Проверить учетную запись. При этом программа попытается отправить почтовое сообщение и проверит возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений.
При создании новой учетной записи на закладку Ответственные автоматически добавляется текущий пользователь.
! Если учетные записи для сотрудников создаются администратором, необходимо поменять автоматически подставленное значение на нужного пользователя.
Ответственный сотрудник обладает полными правами на учетную запись. При необходимости список ответственных можно расширить, добавив в него всех пользователей, которые должны иметь права на чтение и отправку писем настраиваемой учетной записи.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!