В первой часть статьи «1С:Документооборот — управление встроенной почтой и настройками оповещений» мы рассмотрели, что такоеэлектронная почта, какие виды существуют в 1С:Документообороте и подробно остановились на настройке встроенной почты, во второй части поговорим о настройках папок писем и прав доступа.
Папки писем создаются автоматически при сохранении учетной записи. Они будут размещены в корневой папке, имя которой будет совпадать с наименованием учетной записи.
Если необходимо настроить работу с письмами разных учетных записей в одних и тех же папках, то перед сохранением карточки новой учетной записи нужно вручную указать соответствующие папки писем.
Новые письма по учётной записи автоматически попадают в папку «Входящие». Письма, которые готовы к отправке, размещаются в папке «Исходящие», а уже отправленные сообщения сохраняются в папке «Отправленные».
Если вы создали и сохранили письмо, но ещё не отправили его, оно будет находиться в папке «Черновики». Чтобы настроить вид отображения папок или изменить права доступа к ним, достаточно открыть карточку нужной папки.
В списке писем рядом с папкой отображается количество писем в папке. Для настройки варианта отображения надо открыть карточку папки и выбрать один из вариантов: Не показывать, Только непрочтенные, Все письма.
Для настройки прав писем предусмотрена кнопка Настройка прав. Для просмотра писем сотрудник должен иметь доступ к папке, в которой хранятся эти письма. Для ответа на письма в этой же учетной записи и права записи писем в папку сотрудник должен быть указан как Ответственный в настройках учетной записи.
В «1С:Документообороте» можно настроить оповещения о новых письмах.
За отображение оповещений списком отвечает настройка «Показывать список оповещений»: Настройка → Персональные настройки → Встроенная почта → Новые письма. Здесь же настраиваются условия отображения оповещений. Также можно установить интервал автообновления списков писем поставив галочку «Проверять почту каждые» и указать интервал времени.
Чтобы установить условия оповещения, достаточно указать значения и исключения.
Настройка «Показывать всплывающие оповещения» отвечает за отображение уведомления о новом письме в окне.
Настройки в разделе «Новые письма» позволяют:
- Включать/отключать оповещения о входящей почте;
- Выбирать каналы уведомлений: всплывающие окна в интерфейсе 1С, email на внешний адрес, SMS (при подключении сервиса);
- Задавать периодичность (мгновенно, раз в час, ежедневно).
Оповещения списком. Окно с оповещениями появляется при поступлении новых писем и не закрывается до тех пор, пока пользователь не откроет/удалит все уведомления или не нажмет кнопку Ознакомился.
При получении почты пользователь увидит список новых писем, из которого можно открыть их карточки.
После просмотра письма оповещение скрывается из списка. Окно закрывается, после того как пользователь просмотрит все письма или нажмет кнопку Ознакомился.
Оповещения списком удобны в случаях, когда пользователь отсутствует на рабочем месте, но не хочет пропустить уведомление о новом письме.
Для настройки прав писем предусмотрена кнопка Настройка прав. Для просмотра писем сотрудник должен иметь доступ к папке, в которой хранятся эти письма. Для ответа на письма в этой же учетной записи и права записи писем в папку сотрудник должен быть указан как Ответственный в настройках учетной записи.
Для папки писем можно настроить следующие права:
- Чтение – чтение писем в этой папке;
- Добавление писем – сохранение писем в этой папке;
- Изменение писем – редактирование писем, вложений писем;
- Удаление писем – пометка на удаление писем в этой папке, перемещение писем в корзину;
- Изменение папок – создание новых папок, установка пометки удаления, перенос папок;
- Управление правами – изменение прав доступа к папке.
Для распространения прав на вложенные подпапки предназначена колонка Для подпапок. В этом случае настройка прав всех подпапок будет браться из текущей папки и будет недоступна для редактирования.
! Права на учетную запись не учитываются при расчете прав на письма. Права на письма определяются только правами папки, в которой они хранятся.
Встроенная почта в Документообороте 3.0 — это удобство, возведённое в принцип. Она устраняет разрывы между коммуникацией и документооборотом, делая рабочие процессы:
- Более предсказуемыми;
- Менее ресурсозатратными;
- Максимально прозрачными.
В условиях цифровой трансформации такая интеграция становится не просто удобным дополнением, а необходимым условием эффективной работы современной организации. Она позволяет сосредоточиться на сути задач, а не на технических операциях, выводя продуктивность на новый уровень.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!