В этой статье рассмотрим изменения, которые коснулись 1С: Распознавание первичных документов.
В новой версии программы 1С:Документооборот 3.0.17 стало возможным автоматически заполнять реквизиты карточек документов содержимым файлов, распознанных искусственным интеллектом. Это позволит быстрее вводить данные формализованных документов, не тратя время на чтение файлов или бумаг.
Форматы файлов, доступные для распознавания: PDF, PNG, JPEG, BMP, TIFF, цифровые документы форматов MS Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX), OpenDocument, а также архивы RAR, ZIP и 7Z с файлами перечисленных форматов.
Для того, чтобы пользоваться возможностью распознавания файлов, необходимы следующие полномочия:
- Распознавание документов – разрешает использовать распознавание документов.
- Верификация документов – разрешает устанавливать признак «Проверен» для документов, точность распознавания которых под сомнением.
В версии 3.0.17 возможность работает в ограниченном режиме – распознаются: стороны документа, валюта, сумма, сумма НДС и 5 видов документов.
Чтобы подключить заполнение реквизитов карточек документов, необходимо перейти в раздел Настройки – Настройки программы – Искусственный интеллект – Заполнение реквизитов карточек документов – Настроить
По ссылке «Настроить» можно выполнить подключение к сервису и заполнить соответствие распознаваемых сервисом видов документов видам документов «1С: Документооборота».
Чтобы распознать документ, переходим в раздел Документы – Сервис – Импорт файлов в документы
Выбираем один или несколько файлов
Устанавливаем настройку «Автоматически заполнять реквизиты карточек по содержимому документов» и нажимаем «Загрузить»
В течение нескольких минут документы будут распознаны.
Статус распознавания отображается в колонке Распознавание списка документов и информационной строке карточки документа.
Документы, находящиеся на распознавании, рядовым пользователям доступны только для чтения. Сотрудники с ролью Распознавание документов могут прервать распознавание.
Повторная отправка на распознавание возможна только для документов, не запущенных в обработку.
Если в документе увеличилось количество файлов, то перед повторной отправкой на распознавание программа попросит выбрать один из них.
Документу, вид которого автоматически не определен, присваиваются статусы Распознан и Требует проверки. При его открытии программа напомнит о необходимости проверить реквизиты, а также предложит проверить данные, в которых возможны неточности.
В карточке распознанного документа данные, требующие верификации, выделяются красным цветом. Их можно проверять поштучно, выбрав значение из справочника, или перейти по ссылке в шапке карточки для верификации всех данных.
В окне верификации необходимо проверить корректность заполненных данных. При активации поля верифицируемого реквизита, в области предпросмотра документа выделяется область, соответствующая распознанным данным.
При нажатие в поле «Не сопоставлен» откроется список подобранных программой значений. Можно выбрать одно из них или создать новое. В карточке нового элемента поля будут автоматически заполнены распознанными данными. При его сохранении, значение автоматически добавится в верифицируемый документ.
Если контрагент (организация) найден в программе или ЕГРЮЛ и есть полное совпадение распознанных ИНН и КПП – такие значения не требуют верификации. При совпадении только ИНН будет необходима проверка.
Автоматическое заполнение реквизитов особенно полезно в следующих ситуациях:
- Получение большого количества подписанных оригиналов документов от клиента.
- Необходимость быстрого внесения большого объема данных в базу 1С.
Новая функциональность автоматического заполнения реквизитов карточек документов в 1С:Документооборот, реализованная благодаря 1С:Распознавание первичных документов, представляет собой значительный шаг вперед в оптимизации работы с большими объемами входящей документации. Возможность распознавания широкого спектра форматов файлов и автоматического заполнения ключевых полей существенно сокращает время ввода данных и снижает вероятность ошибок.
Несмотря на то, что функция пока работает в ограниченном режиме, она уже сейчас позволяет значительно ускорить процесс обработки документов, особенно при поступлении большого количества оригиналов или необходимости быстрого внесения данных в систему. Важно отметить, что механизм верификации данных, выделяющий неточные поля красным цветом, обеспечивает контроль качества и позволяет специалистам оперативно корректировать информацию.
Внедрение данной технологии особенно актуально для организаций, работающих с большим документооборотом и стремящихся к повышению эффективности бизнес-процессов. Автоматическое заполнение реквизитов – это не просто удобный инструмент, а реальная возможность освободить ресурсы сотрудников для решения более сложных и приоритетных задач.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!