Контролем исполнения задач в «1С:Документооборот 3.0» назовем комплекс механизмов системы, позволяющих отслеживать ход выполнения поручений, соблюдать сроки и обеспечивать ответственность исполнителей.
В «1С:Документооборот» версии 3.0 добавлена возможность проводить анализ выполнения задач непосредственно из виджетов «Задачи мне» и «Задачи подчиненных». В подменю по кнопке «Анализ» можно сформировать ряд отчетов, связанных с контролем задач.
По кнопке «Еще» переходим в Отчеты по задачам.
Также для контроля за ходом выполнения задач руководитель может сформировать справку об исполнительской дисциплине. Для этого нужно перейти на вкладку «Справочники» на начальной странице справа и кликнуть ссылку «Отчеты». В сформированном списке отметить отчет «Справка об исполнительской дисциплине».
На рисунке 4 представлен пример отчета «Справка об исполнительной дисциплине» в котором указывается количество выполненных и невыполненных задач, сколько было выполнено с нарушением срока, а также количество запросов на перенос срока.
В окне На контроле отображаются все контрольные карточки, в которых текущий пользователь является контролером.
Из этого окна удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря.
Открыть окно На контроле можно по гиперссылке в заголовке виджета Контроль рабочего стола или из меню раздела Совместная работа.
В списке Кого/Что контролировать контрольные карточки упорядочены по количеству дней, оставшихся до окончания контрольного срока. В первую очередь контролеру рекомендуется обратить внимание на объекты с истекшим сроком контроля. В колонке Дней они выделены красным цветом.
! По умолчанию в списке видны только контролируемые объекты. Для того чтобы посмотреть объекты, снятые с контроля, в меню Еще предусмотрена команда Показывать снятые с контроля. !
С помощью команды Создать на основании из области просмотра объекта можно создать исходящее письмо или запись в календаре.
Контрольную карточку можно создать и без привязки к объекту программы. Для этого на командной панели списка предусмотрена кнопка Создать.
Один и тот же объект может стоять на контроле сразу у нескольких пользователей. Для того чтобы посмотреть, кто контролировал или контролирует объект, необходимо нажать кнопку 
в карточке или списке объектов. При этом откроется список всех контрольных карточек, когда-либо созданных по объекту.
! Текущий пользователь может открыть и изменить параметры контроля только в рамках назначенных ему прав доступа. Карточки, на которые права текущего пользователя не распространяются, откроются в ограниченном варианте, в котором виден только факт контроля. !
После того как работа над объектом завершена и контролер проверил и принял работу, необходимо снять объект с контроля. Это можно сделать несколькими способами:
1. Нажать кнопку в списке или карточке объекта. В открывшейся карточке контроля нажать Снять с контроля.
2. Нажать кнопку Снять с контроля в области просмотра окна На контроле.
3. Установить флажки Проконтролировано для всех исполнителей. При этом объект будет автоматически снят с контроля.
! Снять объект с контроля могут только контролер, его руководитель либо пользователь, которому контролер делегировал свои права. !
Снятый с контроля объект можно вернуть на контроль. Для этого в меню Еще контрольной карточки предусмотрена команда Вернуть на контроль.
По контролю предусмотрены два вида уведомлений:
- Контроль: приближение срока – контролер получает уведомление о приближении контрольного срока за указанное количество дней;
- Контроль: срок вышел – предупредит о том, что есть объекты, срок контроля которых истек.
Уведомления о контроле настраиваются в разделе Настройки – Общие настройки программы – Уведомления аналогично другим уведомлениям программы.
Отчет Контроль предусмотрен в трех вариантах:
1. На контроле – показывает, какие карточки находятся на контроле у выбранного пользователя или роли. Просроченные карточки выделены красным цветом.
2. Контроль с истекающими сроками – показывает контрольные карточки, срок которых истекает в ближайшее время (Сегодня/Завтра/На этой неделе/На следующей неделе).
3. Сводка о контроле – показывает, сколько контрольных карточек проконтролировано выбранным исполнителем (из них В срок/Не в срок) и сколько еще остается на контроле (из них Просрочено).
Контроль исполнения задач в «1С:Документооборот 3.0» превращает хаотичный поток поручений в управляемый процесс с чёткими ответственными, сроками и отчётностью. Это повышает предсказуемость результатов, сокращает издержки на координацию и укрепляет корпоративную дисциплину.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!