В конце месяца в автодилерском учёте сходятся несколько контуров сразу: продажи запчастей и автомобилей, заказ-наряды сервиса, касса и банк, партии на складах, взаиморасчёты с клиентами и поставщиками. Пока документы периода не доведены до конца, цифры в отчётах «на глаз» и финансовый результат в «Доходах и расходах» расходятся — а дальше ошибки могут перейти в обмен с бухгалтерией.
В «1С:Бухгалтерии» или ERP пользователь привыкает к помощнику «Закрытие месяца» со списком операций и зелёными галочками. В «Альфа-Авто» редакции 6 такой единой кнопки нет. Закрытие периода — это цепочка подготовки и несколько регламентных операций в разделе «Финансы». Ядро финансового закрытия — документ «Перераспределение статей доходов и расходов»: он переносит остатки на балансовый уровень и разносит статьи по правилам из настроек. Если статьи настроены неверно или документ провели не тем днём, в отчётах остаются «хвосты», а управленческий результат искажается.
В «Альфа-Авто» редакции 6 нет единого помощника «Закрытие месяца» — вместо него цепочка: подготовить период (закрыть ЗН, провести первичку, восстановить последовательности), при необходимости выполнить переоценки, затем провести главный документ — «Перераспределение статей доходов и расходов» последним в день закрытия, проверить отчёт «Доходы и расходы», поставить дату запрета изменения и выполнить обмен с «1С:Бухгалтерией». Если в учётной политике включён контур «Доходы и расходы (версия 2)» — до перераспределения добавляется заполнение/корректировка регистра v2, а в самом документе ставится соответствующий флаг.
Отдельно важно понимать границу ответственности. Альфа-Авто закрывает управленческий контур доходов и расходов. Регламентированное закрытие счетов, НДС и налог на прибыль выполняются уже в связанной «1С:Бухгалтерии» — после того как данные из АА6 выгружены корректно.
Ниже — порядок подготовки периода, настройка распределения, регламентные операции, проверка результата.
Чем закрытие месяца в Альфа-Авто отличается от ERP и Бухгалтерии
В АА6 нет единого помощника с пошаговым списком «закрыть всё зелёным». Финансовое ядро — в разделе «Финансы». Группа «Регламентные операции» находится в панели навигации этого раздела (рядом с «Кассой», «Банком», «Взаиморасчётами»).
В группе «Регламентные операции» доступны, в частности:
- «Переоценка товаров в рознице» — если в учёте включена розница;
- «Переоценка валютных средств» — если включён многовалютный учёт;
- регистр «Порядок распределения статей доходов и расходов»;
- документ «Перераспределение статей доходов и расходов» — главная операция финансового закрытия;
- при включённом учёте «Доходы и расходы (версия 2)» — корректировки, заполнение и флаг распределения по регистру v2 (как проверить включение — см. ниже).
Регламентированный бухучёт в АА6 не ведётся так, как в Бухгалтерии. Полное бухгалтерское закрытие месяца осуществляется в связанной БП, после обмена.
Подготовка периода: что сделать до регламентных операций
Без подготовки операция перераспределение «закрасит» уже кривую картину. Перед регламентными документами закройте операционный контур.
Документы и состояния
- Внесите и проведите все первичные документы за месяц: продажи, закупки, склад, касса и банк, сервис, выработку и связанные документы.
- Доведите заказ-наряды до состояния «Закрыт». Пока ЗН «висит» в работе, выработка и себестоимость сервиса часто не доходят до конца финансового результата.
- Закройте сделки по взаиморасчётам (автоматически или вручную — по регламенту предприятия).
- Если работаете с розницей и ККТ — выполните «Закрытие смены» там, где это требуется по процессу.
Восстановление последовательностей
Если в месяце меняли документы задним числом, перепроводили старые или нарушали хронологию, перед закрытием запустите обработку «Восстановление последовательностей»: раздел «Администрирование» → группа «Корректировка базы данных» → «Восстановление последовательностей». Особенно критичны контуры партий и взаиморасчётов.
Примечание. Восстановление последовательностей — отдельная служебная процедура: она перепроводит документы в хронологическом порядке, чтобы заново сформировать движения регистров.
Контрольные отчёты до закрытия
Перед регламентными операциями имеет смысл свериться:
- взаиморасчёты с контрагентами;
- остатки товаров;
- незакрытые заказ-наряды и заказы покупателей;
- обороты по доходам и расходам за месяц.
Если на этом этапе уже видны минусы на складе, «зависшие» ЗН или странные остатки по статьям — сначала исправляют данные, и только потом проводят перераспределение.
Настройка распределения статей
Настройку делают один раз при внедрении или при смене учётной политики. Перед первым закрытием (и после изменений справочника статей) необходимо проверить три уровня.
- Справочник «Статьи доходов и расходов»
Справочник открывается в разделе «Финансы», группа «Справочники» → «Статьи доходов и расходов».
В карточке статьи задаётся, на какие статьи уходит остаток при распределении — табличная часть со статьями распределения. Если состав пустой или указаны не те статьи, при закрытии периода остаток некуда разнести либо разнесётся не туда.
2. Регистр «Порядок распределения статей доходов и расходов»
Регистр открывается в разделе «Финансы», группа «Регламентные операции».
Регистр задаёт порядок закрытия статей. Правило простое: статья, которой нет в этом регистре, при перераспределении не будет распределена. Поэтому «забытая» строка в порядке — частая причина нераспределённых остатков.
3. Учёт «Доходы и расходы (версия 2)»
В конфигурации параллельно существуют два контура учёта доходов и расходов. Классический — регистр и отчёт «Доходы и расходы». Версия 2 — отдельный механизм управленческой аналитики: другой регистр, отчёт и объекты настройки. Закрытие месяца через перераспределение может затрагивать оба контура — но только если версия 2 включена.
Для чего нужен учёт «Доходы и расходы (версия 2)»
Версия 2 нужна, когда управленческий результат хотят видеть не только по статьям, но и в разрезе направлений деятельности (сервис / запчасти / бренд / ЦФО / территория и т.п. — как заведут справочник на предприятии). Документы при проведении пишут обороты в регистр «Доходы и расходы (версия 2)», а отчёт с тем же именем собирает итог с нужной детализацией. Для закрытия периода это значит: перераспределение и корректировки могут разносить остатки уже по правилам v2, а не только по «старому» регистру.
Без версии 2 предприятие спокойно закрывает месяц по классическому контуру: статьи, порядок распределения, документ перераспределения с флагом по регистру «Доходы и расходы», отчёт «Доходы и расходы». Шаги «заполнение / корректировка / отчёт версии 2» тогда не выполняют.
Где проверить, включён ли данный функционал учета
1. Откройте «Администрирование» → «Основные параметры системы» → «Настройка параметров учета».
2. Перейдите на вкладку «Подсистемы и аналитики».
3. Найдите группу «Учет доходы и расходы (версия 2)» и флажок «Доходы и расходы (версия 2)».
- флажок установлен — учёт версии 2 включён;
- флажок снят — версия 2 выключена, связанные команды и реквизиты в интерфейсе скрыты.
После смены флажка программа обновляет интерфейс: появятся или исчезнут объекты, перечисленные ниже.
На что влияет включение флажка
При включении функциональной опции становятся доступны:
- регистр накопления «Доходы и расходы (версия 2)» — сюда документы пишут доходы и расходы в новой аналитике;
- отчёт «Доходы и расходы (версия 2)» в разделе «Финансы»;
- справочник «Направления деятельности» и реквизит «Направление деятельности» в документах;
- регистр «Значения по умолчанию для заполнения направления деятельности» (соответствие видов документов / операций направлениям);
- документ «Корректировка доходов и расходов (версия 2)» — в «Финансы» → «Регламентные операции»;
- обработка «Заполнение доходов и расходов (версия 2)» — дозаполнение регистра за прошлые периоды, если учёт v2 включили не с начала работы базы;
- в документе «Перераспределение статей доходов и расходов» — флажок «Распределить статьи доходов и расходов по регистру „Доходы и расходы (версия 2)“».
Отдельно на форме настроек рядом с флажком может быть гиперссылка настройки заполнения направлений деятельности — ею пользуются уже после включения v2, когда продумывают аналитику.
Важно для закрытия месяца. Если версия 2 не включена, в перераспределении достаточно флага по обычному регистру «Доходы и расходы». Если включена — решают по учётной политике: закрывать только классический контур, только v2 или оба (два флага в одном документе). При изменении настроек v2 или после первичного заполнения регистра типовая практика — перепровести документы перераспределения с даты начала изменённого периода, начиная с тех, где включён флаг распределения по v2.
Расширенные возможности (например, дополнительные ключи аналитики сверх направлений деятельности) могут требовать отдельного дополнения/лицензии поставщика — это не отменяет сам флажок: базовое включение v2 проверяется именно в «Настройке параметров учета».
Регламентные операции финансового закрытия
Операции выполняют на последний день закрываемого месяца (если внутренний регламент не оговаривает иное для переоценок). Порядок в разделе «Регламентные операции» выполняется в следующем порядке: сначала переоценки (если нужны), затем перераспределение. Главный документ перераспределения должен быть последним в этот день.
Если включён учёт версии 2 и регистр v2 за период ещё неполный — до перераспределения выполните обработку «Заполнение доходов и расходов (версия 2)» и при необходимости «Корректировку доходов и расходов (версия 2)» (раздел «Финансы» → «Регламентные операции»).
Шаг 1. Переоценка товаров в рознице
Нужна, если есть розничные склады с учётом по продажным ценам и в настройках включена розница. Иначе шаг пропускают.
- Раздел «Финансы» → «Регламентные операции» → «Переоценка товаров в рознице».
- Создайте документ на последний день месяца.
- Заполните и проведите
Шаг 2. Переоценка валютных средств
Нужна при валютных остатках, если включён многовалютный учёт. Иначе шаг пропускают.
Документ списывает суммовые разницы и переоценивает суммы в валюте управленческого учёта по блокам денежных средств и взаиморасчётов. Результаты курсовых разниц относятся к подразделению, указанному в документе.
- Раздел «Финансы» → «Регламентные операции» → «Переоценка валютных средств».
- Дата — последний день месяца.
- При необходимости включите флаги переоценки взаиморасчётов, денежных средств компании, касс ККМ и списания суммовых разниц (доступность флагов зависит от учётной политики).
- Проведите документ.
Шаг 3. Перераспределение статей доходов и расходов
Это главный документ финансового закрытия периода в АА6.
- Раздел «Финансы» → «Регламентные операции» → «Перераспределения статей доходов и расходов».
- Создайте документ датой последнего дня закрываемого месяца.
- Включите нужные флаги:
- «Распределить остатки статей доходов и расходов регистра „Доходы и расходы“» — типовой учёт;
- «Распределить статьи доходов и расходов по регистру „Доходы и расходы (версия 2)“» — если используете v2.
- Проведите документ.
Важно: при проведении документ занимает позицию последнего в течение дня. После него в тот же день нельзя проводить другие документы — иначе нарушается логика закрытия и искажаются остатки по доходам и расходам.
При проведении документ формирует две хозяйственные операции:
- перенос остатков доходов и расходов с небалансовых подразделений на соответствующие им балансовые (если ведётся баланс по подразделениям) либо на корневой элемент;
- распределение остатков статей регистра «Доходы и расходы» в разрезе балансовых подразделений — по регистру порядка и по табличной части самой статьи. Статья, которой нет в регистре порядка, не распределяется.
После проведения рекомендуется сформировать печатные формы документа — по ним видно, как разнеслись статьи и остались ли «хвосты». Это делается так: откройте проведённый документ (или выделите его в списке) → меню «Печать» → выберите «Распределение статей» или «Отчет по остаткам». Это печатные формы документа, а не отдельные отчёты раздела «Финансы».
Если в «Отчете по остаткам» есть существенные суммы по статьям, которые должны были закрыться, — проверьте регистр порядка и табличную часть распределения в карточке статьи, затем при необходимости перепроведите перераспределение.
После смены настроек v2 или первичного заполнения регистра v2 перепроведите документы перераспределения с нужной даты (с флагом по v2, если он используется).
После закрытия в Альфа-Авто
Проверка отчёта «Доходы и расходы»
Сверьте обороты и остатки за закрытый месяц. Отчёт «Доходы и расходы» — в разделе «Финансы», панель отчётов. При учёте версии 2 смотрите также «Доходы и расходы (версия 2)».
Дата запрета изменения
Чтобы закрытый период не правили задним числом:
- раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав»;
- включите использование дат запрета (если ещё не включено) и откройте «Даты запрета изменения».
Обмен с Бухгалтерией и закрытие в БП
Если используется синхронизация с «1С:Бухгалтерией»:
- сначала завершите управленческое закрытие в АА6 и проверьте отчёты;
- выполните обмен;
- закрытие месяца в Бухгалтерии (амортизация, НДС, налог на прибыль, закрытие счетов 90/91 и т.д.) — отдельная процедура, уже на стороне БП.
Календарь конца месяца
Ориентир для внутреннего регламента предприятия:
- Первые дни следующего месяца — довнести «хвосты», провести документы, закрыть заказ-наряды и сделки, при необходимости восстановить последовательности, снять контрольные отчёты.
- Последний день закрываемого месяца (в учёте) — переоценка розницы (если нужна), переоценка валюты (если нужна), затем перераспределение статей доходов и расходов как последний документ дня; при v2 — заполнение/корректировки до перераспределения.
- После проверки — дата запрета изменения, обмен с БП, закрытие месяца в Бухгалтерии.
Конкретные сроки (до какого числа «добивают» первичные, кто проводит перераспределение) лучше зафиксировать в локальном регламенте: на дилерских предприятиях часто закрывают период не в календарный последний день, а в первые рабочие дни следующего месяца — но дата документа перераспределения при этом всё равно ставится на последний день закрываемого месяца.
Заключение
В «Альфа-Авто» редакции 6 закрытие месяца — это не одна кнопка, а подготовка периода, при необходимости переоценки и документ «Перераспределение статей доходов и расходов» как финансовое ядро. Результат зависит от того, закрыты ли заказ-наряды и сделки, актуальны ли последовательности, настроены ли статьи и их порядок. После проверки отчёта «Доходы и расходы» период фиксируют датой запрета изменения, а регламентированное закрытие при обмене с БП выполняют уже в «1С:Бухгалтерии».
Имеет смысл закрепить внутренний регламент: кто готовит период, кто проводит перераспределение, кто ставит запрет дат и запускает обмен. Тогда конец месяца перестаёт быть «пожаром» и становится повторяемой процедурой.
Часто задаваемые вопросы
Почему в «Альфа-Авто» 6 нет кнопки «Закрытие месяца» как в 1С:Бухгалтерии?
В АА6 нет единого помощника с пошаговым списком и зелёными галочками — это принципиальное отличие управленческой системы от регламентированного учёта. Финансовое ядро закрытия находится в разделе «Финансы» → группа «Регламентные операции». Главный документ — «Перераспределение статей доходов и расходов» — выполняет перенос остатков на балансовый уровень и распределяет статьи по правилам из настроек. Регламентированное бухгалтерское закрытие (НДС, амортизация, налог на прибыль) выполняется отдельно в связанной «1С:Бухгалтерии» — после выгрузки данных из АА6.
Почему после перераспределения в отчёте «Доходы и расходы» остаются «хвосты»?
Три наиболее частые причины: (1) статья есть в справочнике, но в её карточке не заполнена табличная часть распределения — остатку некуда уйти; (2) статья не включена в регистр «Порядок распределения статей доходов и расходов» — при перераспределении она игнорируется; (3) документ «Перераспределение» проведён не последним в день — после него прошли другие документы и сформировали новые обороты. Проверьте регистр порядка, карточки статей и хронологию документов, затем перепроведите перераспределение.
Что такое «Доходы и расходы (версия 2)» и нужна ли она при закрытии месяца?
Версия 2 — отдельный механизм управленческой аналитики: дополнительный регистр и отчёт, которые показывают финансовый результат в разрезе направлений деятельности (сервис, запчасти, бренд, ЦФО и т.п.). Включается флажком в «Администрирование» → «Основные параметры системы» → «Настройка параметров учёта» → вкладка «Подсистемы и аналитики». Если флажок снят — закрытие месяца идёт по классическому контуру, шаги по v2 пропускаются. Если включён — до перераспределения выполняется заполнение/корректировка регистра v2, а в документе перераспределения ставится соответствующий флаг.
Можно ли проводить документы в тот же день, что и документ перераспределения?
Нет — это критичное ограничение. Документ «Перераспределение статей доходов и расходов» должен быть последним проведённым документом за закрываемый день. Если после него в ту же дату провести другой документ, он сформирует новые движения по регистрам доходов и расходов уже после перераспределения, и остатки в отчёте окажутся некорректными. При необходимости скорректировать что-то после закрытия — нужно перепроводить перераспределение заново.