В первой части статьи «Замещающие и помощники в 1С:Документооборот 3.0:кто работает за кого и как настроить без ошибок» мы рассмотрим как и где настраивать замещающих в 1С:Документооборот 3.0.
Одна из самых востребованных новинок 1С:Документооборот 3.0 — замещающие и помощники. Этот функционал появился только в третьей редакции и кардинально решает проблему "паралича бизнеса" при отпусках и больничных ключевых сотрудников.
Замещающие.
В программе можно назначить замещающих – это сотрудники, которые будут принимать решения и выполнять работы за другого сотрудника (в рамках, определяемых настройками замещения).
Замещающего, помимо администратора, может назначить пользователь, которому в полномочиях назначена одна из двух ролей:
- Добавление и изменение замещающих и помощников,
- Добавление и изменение замещающих и помощников без ограничения.
Роль Добавление и изменение замещающих и помощников по умолчанию входит в полномочие Руководители подразделений. Пользователи с этой ролью могут назначать замещающих как себе, так и своим подчиненным. Замещающими могут быть только подчиненные пользователя, который обладает этой ролью.
Роль Добавление и изменение замещающих и помощников без ограничения по умолчанию не добавлена в полномочия. Позволяет назначать замещающих всем сотрудникам.
Список замещающих открывается по команде Замещающие в меню раздела Совместная работа и в блоке навигации Справочники на рабочем столе.
.png)
В списке по умолчанию установлен отбор по текущему сотруднику, но при необходимости его можно снять и посмотреть весь список замещающих.
Также удобно создавать замещающих из карточки сотрудника на закладке Замещающие и помощники. В контекстном меню закладки предусмотрена команда Создать замещающего.
Здесь же можно посмотреть все настроенные для сотрудника замещения.
.png)
Для добавления и редактирования замещающих предусмотрена карточка замещения. Она открывается при добавлении новой записи и при двойном клике в списке замещающих.
Необходимо обозначить круг вопросов, с которыми сможет работать замещающий. По умолчанию отмечены все области, доступные сотруднику. Чтобы выбрать только некоторые из них, необходимо сдвинуть переключатель Все функции.
При выборочном решении вопросов напротив требуемых областей необходимо установить флажки – например, Исполнение, Подписание, Рассмотрение документов и пр.
.png)
Для области Документы по ссылке Все виды можно выбрать конкретные виды документов и настроить замещение еще более гибко.
.png)
В контекстном меню списка передаваемых функций предусмотрены команды Копировать список видов и Вставить список видов. Они позволят быстро перенести уже настроенный список видов между областями.
Выбрать Задачи – Просмотр всех задач удобно, чтобы смотреть и контролировать задачи подчиненных, а также формировать отчеты по задачам. Речь идет именно об общем количественном контроле задач. Обратите внимание: если не передан Просмотр всех задач, но переданы какие-то отдельные задачи, например Исполнение документов, то становятся доступны только активные задачи по исполнению документов, а выполненные задачи замещающий в этом случае не увидит.
Флаг Задачи – Выполнение прочих поручений передает поручения, которые не имеют приложений, входящих в состав областей замещения.
Для передачи поручений по документам, включая подзадачи, предусмотрен отдельный флаг Поручения, подзадачи, вопросы по задачам. Вопросы по задачам передаются вне зависимости от того, кто создал задачу.
При выборе других областей (например, Почта, Календарь, Мероприятия, Подписание, Рассмотрение и пр.) замещающему будут переданы права доступа на объекты соответствующих областей и задачи по ним.
При создании замещения поле Сотрудник автоматически заполняется текущим пользователем. При автоподборе отображаются только сам сотрудник и его подчиненные.
Для настройки замещения достаточно указать замещающего, период замещения и области, которые будут доступны сотруднику.
При изменении сотрудника или замещающего программа проверяет, является ли он подчиненным текущего пользователя.
.png)
Документы передаются только по активным задачам. Только если установлена настройка Просмотр, создание и редактирование всех документов, доступны все документы.
В период действия замещения задачи и документы замещаемого сотрудника доступны замещающему. При этом если у замещающего тоже есть свои замещающие, то задачи и документы замещающего сотрудника им не передаются. Т.е. задачи и документы переходят на замещающего только один раз.
При работе с задачами помимо своих задач у замещающего отображаются задачи тех, кого он замещает.
.png)
В колонке Кому назначено выводится пояснение, кому она адресована. Например, Федоров увидит надпись «Мне (есть замещающие)», а Фролова увидит «Федоров И.И. (я замещающий)».
Задачи, по которым есть замещающие, отображаются и в списке задач самого исполнителя, и в списке задач его замещающих.
Фактически это одна задача: исполнителя и его замещающего. В карточке и истории выполнения задачи фиксируется, что она выполнена замещающим за исполнителя.
.png)
Замещающие в 1С:Документооборот 3.0 — готовое решение для непрерывности бизнеса при отпусках ключевых сотрудников. Настройка занимает 15 минут, а эффект — бесперебойная работа документооборота месяцами.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!