В первой части статьи «Замещающие и помощники в 1С:Документооборот 3.0: кто работает за кого и как настроить без ошибок» мы рассмотрели настройки замещающих, как назначать и где, во второй части мы рассмотрим вопросы о помощниках, как их назначать и где, также рассмотрим создание замещающего на основании отсутствия.
Помощники.
Помощник – это сотрудник, который будет отмечать за другого определенные действия в программе (например, выполнение задач).
Помощника может назначить пользователь, которому в полномочиях назначена одна из двух ролей:
- Добавление и изменение замещающих и помощников;
- Добавление и изменение замещающих и помощников без ограничения.
Роль Добавление и изменение замещающих и помощников по умолчанию входит в полномочие Руководители подразделений. Пользователи с этой ролью могут назначать помощников как себе, так и своим подчиненным. Помощниками могут быть только подчиненные пользователя, который обладает этой ролью.
Роль Добавление и изменение замещающих и помощников без ограничения по умолчанию не добавлена в полномочия. Позволяет назначать помощников всем пользователям.
Список помощников открывается по команде Помощники в меню раздела Совместная работа и в блоке навигации Справочники на рабочем столе.
.png)
В списке по умолчанию установлен отбор по текущему сотруднику, но при необходимости его можно снять и посмотреть помощников других сотрудников.
Также удобно создавать помощников из карточки сотрудника на закладке Замещающие и помощники. В контекстном меню закладки предусмотрена команда Создать помощника.
Здесь же можно посмотреть всех помощников сотрудника.
.png)
Для добавления и редактирования помощников предусмотрена карточка помощника. Она открывается при добавлении новой записи и при двойном клике в списке помощников.
.png)
В карточке помощника достаточно указать руководителя, выбрать помощника, период назначения и круг обязанностей помощника.
Необходимо обозначить круг вопросов, с которыми сможет работать помощник. По умолчанию отмечены все области, доступные сотруднику. Чтобы выбрать только некоторые из них необходимо сдвинуть переключатель Все функции.
При выборочном решении вопросов напротив требуемых областей необходимо установить флажки. Для области Документы по ссылке Все виды можно выбрать конкретные виды документов и настроить передачу доступа еще более гибко.
В контекстном меню списка передаваемых функций доступны команды Копировать список видов и Вставить список видов — для быстрого переноса настроенных видов между областями.
При выборе других областей (Почта, Календарь, Мероприятия, Подписание, Рассмотрение и др.) помощнику передаются права доступа к соответствующим объектам.
Флаг "Задачи – Выполнение прочих поручений" передает поручения без приложений из областей замещения.
Для документов с подзадачами используется отдельный флаг "Поручения, подзадачи, вопросы по задачам". Вопросы передаются независимо от автора задачи.
Задачи по недокументальным предметам (например, Мероприятия) передаются при выборе самого предмета — помощник получит все задачи по мероприятиям.
У помощника в списке задач отображаются свои задачи и задачи тех, кому он помогает.
.png)
В колонке Кому назначено выводится пояснение, кому она адресована. Например, Яковлев увидит надпись «Мне (есть помощники)», а Великанова увидит «Яковлев С.П. (я помощник)».
Задача, по которым есть помощники, фактически является задачей исполнителя. После выполнения задачи в ее карточке фиксируется, что она отмечена помощником за исполнителя.
Создание замещения на основании отсутствий.
При создании отсутствия можно указать замещающего сотрудника. Для этого достаточно выбрать его в поле Замещает и указать области замещения в открывшейся карточке.
.png)
Можно указать нескольких замещающих. При этом в карточке отсутствия они отображаются списком.
.png)
В карточке замещения, созданного на основании отсутствия, отображается реквизит Основание. При этом реквизиты Период и Сотрудник автоматически обновляются из отсутствия и недоступны для редактирования. Также реквизит Основание отображается в общем списке Замещающие.
.png)
Функционал "Замещающие и помощники" в 1С:Документооборот 3.0 обеспечивает непрерывность бизнес-процессов при временном отсутствии ключевых сотрудников. Решение гарантирует стабильность независимо от кадровых изменений.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!