Почему работа с ЭПД (электронными перевозочными документами) в 1С выгодна грузоотправителю?
Электронные перевозочные документы (ЭПД) в 1С позволяют сократить время обработки одной перевозки более чем на 60% — с 45–90 минут до 20 минут. Это достигается за счёт автоматического заполнения ЭТрН (электронной транспортной накладной), единого окна ЭДО для взаимодействия с перевозчиком и онлайн-контроля статусов доставки вместо звонков.
А это действительно выгодно ! И что бы понять насколько, давайте попробуем взглянуть со стороны на бизнес-процесс нашего транспортного отдела (диспетчера), если мы грузоотправитель. Я буду писать шаги и проставлять временные интервалы, которые занимает тот или иной шаг процесса (это моё личное мнение, а вы можете проставить свои интервалы и добавить свои шаги).
Как работает грузоотправитель без ЭПД: пошаговый бизнес-процесс
ШАГ 1. проверяем в системе 1С документ основание (как правило реализация, акт, упд и т.п) (2 минуты);
ЩАГ 2. Снимаем трубку телефона и «ищем перевозчика». Как правило, настроенные связи с перевозчиками уже есть, остается только дозвониться, договориться о машине на определенный день и запросить данные о машине и водителе, что бы внести их в форму «доставка» в 1С. А у вас всегда это получается быстро ? … (5-30 минут);
ШАГ 3. Вносим данные о водителе и транспортном средстве в «доставку». В лучшем случае. У нас есть справочник транспортных средств и водителей, а в худшем создаём нового (3-15 минут);
ШАГ 4. Распечатываем транспортную накладную в 3-х экземплярах, проверяем и подписываем (5 мин);
ШАГ 5. Ждём машину в установленный день, периодически звоня перевозчику и (или) водителю с одними и теми же вопросами: «Выехал?», «Ты где?», «Во сколько будешь ?» и т.п. Сколько времени заложить на такие звонки ?... (10 мин)
ШАГ 6. По прибытии водителя. Проверить документы, передать документы, подписать документы, поставить время прибытия (убытия), отметить путевой лист (10 -30 мин);
ШАГ 7. Проконтролировать прибытие груза к клиенту с фиксацией времени прибытия. Звонки водителю, клиенту, от клиента: «Выехал ?», «Когда будет ?», «Приехал ? Ещё нет ? Перезвоните, как приедет…» и т.п (10 мин);
Конечно, двух одинаковых процессов не бывает, я взял для примера, некий типовой. Получилось так, что базовый процесс обработки одной перевозки может занимать у диспетчера (сотрудника транспортного подразделения) от 45 минут до 1,5 часа. А от чего зависит это время и почему оно такое ?
Если посмотреть внимательно на процесс, то в основе «долгих» интервалов лежит человеческий фактор и доступность (эффективность) коммуникаций между участниками процесса перевозки. И конечно же, я многого не учел, в том числе взаимодействие с получателем груза, особенно когда, есть расхождения, а это существенно увеличит не только временной интервал обработки перевозки, но и возможные потери.
Вот «живой пример» (структура операций) того, как работает реальное предприятие сетевой торговли.
Более 50% (!!!) рабочего времени посвящено операциям контроля.
А можно ли этот кусок дорогостоящего ресурса сократить ?
Что даёт автоматизация ЭТрН в 1С: ключевые возможности ЭПД
Конечно да ! И не просто сократить, а исключить почти полностью. Именно это позволяют сделать ЭПД:
- Коммуникация с транспортной компанией происходит через единое окно ЭДО в 1С. Запрос транспортного средства происходит посредствам заказ-заявки. Сотруднику транспортной компании (ТК) остается только внести данные о водителе и транспортном средстве так же в окне 1С и подтвердить заказ-заявку. Данные автоматически попадут в ЭТрН (Электронную транспортную накладную), а подтверждая заявку, представитель ТК подтверждает дату и время подачи.
2. При наличии заполненных справочников в 1С заполнение ЭТрН займёт не более 2-3 минут.
3. Контроль времени прибытия, погрузки, убытия со склада, время на маршруте, время прибытия к клиенту и т.п. можно фиксировать как по времени смены статуса документа (подпись или отметка в мобильном приложении 1С ЭПД водителем), так и в режиме онлайн (дополнительная опция).
4. Необходимость печатать и передавать документы отпадает как таковая вместе с временными потерями на перемещение с ними (например, от склада к диспетчеру и обратно и т.п.). Подпись ставится моментально на ПК или мобильном устройстве (смартфон, планшет).
5. Фиксация расхождений при отгрузке или приёмки происходит моментально в приложении 1С ЭДО (для водителя) или на рабочем месте 1С.
А если подойти к автоматизации ЭПД творчески, то к этому функционалу не сложно добавить такие полезные опции, как: маршрутизация, разбивку грузов по транспортным средствам и автоматический выбор транспортных средств, онлайн мониторинг и т.п. Но это уже следующие шаги, а пока в сухом остатке наш процесс претерпит изменения.
Как итог суммарное время обработки одной перевозки снижается более чем на 60% (!) или 32 минуты.
Расчёт экономии от внедрения ЭПД: сколько зарабатывает предприятие
А сколько у вас перевозок, какая структура операций и сколько стоит минута рабочего времени диспетчера ?
Давайте предположим, что в день у вас 10 перевозок, а структура похожа на то, что я описал выше, ну а 1 минута диспетчера (при окладе 60 тыс. руб.), стоит 7 рублей.
Как было = 52*7 = 364 рубля. Это стоимость одной перевозки.
Как стало = 20*7 = 140 рублей.
Умножим на количество перевозок в месяц с 22 рабочими днями
Как было = 22*10*364 = 80 080 рублей. Во столько в месяц вам обходятся перевозки без системы ЭПД.
Как стало = 22*10*140 = 30 800 руб., а это с ЭПД
Экономия в месяц = 80 080 – 30 800 = 49 280 руб.
Экономия в год = 49 280 * 12 = 591 360 руб.
Часто задаваемые вопросы об ЭПД и ЭТрН в 1С
Насколько сложно перейти на электронные перевозочные документы в 1С?
При наличии заполненных справочников в 1С (транспортные средства, водители, контрагенты) заполнение ЭТрН занимает не более 2–3 минут. Заказ-заявка перевозчику и подтверждение заявки также выполняются в едином окне 1С ЭДО.
Как контролировать перевозку без звонков водителю?
В системе ЭПД статусы перевозки обновляются автоматически: водитель ставит отметку (подпись) в мобильном приложении 1С ЭПД, и диспетчер сразу видит время погрузки, убытия со склада и прибытия к получателю. Дополнительно доступен онлайн-мониторинг в режиме реального времени.
Что происходит при расхождениях в грузе на приёмке?
Фиксация расхождений при отгрузке или приёмке выполняется моментально в приложении 1С ЭДО (на стороне водителя) или на рабочем месте 1С грузоотправителя. Это исключает бумажные акты разногласий и ускоряет урегулирование претензий с перевозчиком.
Можно ли расширить функциональность ЭПД в 1С?
Да. На базе стандартного функционала системы ЭПД можно реализовать маршрутизацию, автоматическое распределение грузов по транспортным средствам, автоматический подбор машин и онлайн-мониторинг геопозиции. Это следующий уровень автоматизации транспортной логистики в 1С.
В качестве вывода, хочу сказать, что это лишь часть той выгоды, которую возможно получить от автоматизации перевозок используя стандартный функционал системы ЭПД. В своём примере, я брал лишь затраты диспетчера, намеренно игнорируя сопутствующие процессы (получится уже не статья, но проект). А если вам интересно разобраться в своих процессах и понять какую выгоду получит ваше предприятие, мы всегда готовы вам помочь вам разобраться и автоматизировать ваши задачи !