Кому полезно: главным бухгалтерам, логистам, финансовым директорам и руководителям компаний, которые отправляют, перевозят или принимают грузы.

С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная перестаёт быть основным перевозочным документом. Это установил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для всех участников автомобильных грузоперевозок — независимо от размера бизнеса.

Проблема в том, что «оформить ЭТрН» — это не одно действие. Это цепочка из нескольких электронных файлов, которые подписывают разные стороны в разной последовательности. И последовательность зависит от того, как у вас устроена перевозка: есть ли экспедитор, принимал ли он груз, меняется ли водитель по дороге, забирает ли покупатель товар сам.

Ошибка на входе — неверно определённая роль участника в титуле 1 — тянется через всю цепочку и всплывает уже на проверке. Ниже разбираем, как определить свой сценарий за три вопроса и какие титулы кто заполняет.

Из чего состоит ЭТрН

ЭТрН — это не один файл, а набор из восьми файлов обмена, которые называются титулами. Каждый титул — отдельный этап перевозки, который фиксирует и подписывает свой участник. Все титулы одной перевозки связаны общим уникальным идентификатором (УИД), который выдаёт ГИС ЭПД.

Действующий формат — 5.01, утверждён Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Обязательные титулы (заполняются всегда)

Дополнительные титулы (только если наступило событие)

Практический вывод. Титулы 5–6 опциональны. Это значит, что раскрывать стоимость перевозки в ЭТрН вы не обязаны. Полезно знать, когда экспедитор отказывается давать реквизиты фактического перевозчика, ссылаясь на коммерческую тайну по цене: реквизиты дать он может, цену — не обязан.

Как физически происходит обмен

Схема одинакова для всех сценариев:

1. Участник заполняет свой титул в учётной системе (например, в 1С) или в мобильном приложении и подписывает его квалифицированной электронной подписью.
2. Титул уходит оператору ИС ЭПД — компании, аккредитованной Минтрансом.
3. Оператор проверяет три вещи: соответствие XML-формату ФНС, уникальность УИД, действительность подписи. Проводит форматно-логический контроль.
4. Если ошибок нет — оператор передаёт титул остальным участникам и загружает его в ГИС ЭПД, государственную систему, где хранятся все перевозочные документы страны.
5. Если ошибки есть — титул возвращается отправителю на исправление.

Доступ к ГИС ЭПД имеют контрольно-надзорные органы: МВД, Минтранс, ФНС, Ространснадзор и другие. Перечень закреплён Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281. Правила обмена — Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Что это значит на практике: каждое подписание титула фиксируется в государственной системе с точным временем. Задним числом ЭТрН не переоформляется.

Три вопроса, которые определяют ваш сценарий

Прежде чем открывать 1С, ответьте на три вопроса. Они закрывают 90 % ситуаций.

Вопрос 1. Есть ли договор перевозки?

ЭТрН подтверждает именно договор перевозки (ст. 785 ГК РФ). Если вы везёте свой товар своим транспортом со своим штатным водителем и доставка не выделена как отдельная услуга — договора перевозки нет, ЭТрН не нужна. Нужен путевой лист. Форма собственности машины (своя, лизинг, аренда без экипажа) значения не имеет.

Вопрос 2. Есть ли экспедитор — и принял ли он груз во владение?

Это ключевая развилка. Если экспедитор груз во владение не принимал, он не становится грузоотправителем и в обязательных титулах ЭТрН, как правило, не участвует. Если принял (оформлена экспедиторская расписка) — он подписывает титул 1 как грузоотправитель с признаком «является экспедитором».

Вопрос 3. Меняется ли что-то в пути?

Замена водителя или машины → титул 8. Смена получателя или адреса → титул 7. Ничего не меняется → только титулы 1–4.

Группа А. Базовые сценарии

А1. Простая перевозка

Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Посредников нет.

• Грузоотправитель формирует и подписывает титул 1.
• Перевозчик сверяет данные, заполняет титул 2 при погрузке. Здесь можно зафиксировать замечания к упаковке.
• Грузополучатель принимает груз и подписывает титул 3. Здесь фиксируются расхождения и повреждения.
• Перевозчик закрывает документооборот титулом 4.

Это база. Все остальные сценарии — вариации на её тему.

А2. Скоропортящийся груз

Отличие от А1 ровно одно: в титуле 1 в блоке сведений о грузе грузоотправитель дополнительно указывает температурный режим и данные для соблюдения санитарных, фитосанитарных, карантинных и таможенных требований.

Роли участников не меняются. В разделе 1 и в разделе 8 (лицо, осуществляющее погрузку) — грузоотправитель.

А3. Груз, который учитывается в других государственных системах

Например, товар подлежит маркировке. Документооборот полностью совпадает с А1.

Разница только в титуле 1: грузоотправитель проставляет атрибут УчГосСист = «1» и заполняет атрибуты с наименованием системы, идентификационным номером учётной единицы и, при необходимости, дополнительной информацией.

Группа Б. Сценарии с экспедитором

Здесь совершается больше всего ошибок. Разбираем подробно.

Б1. Экспедитор не принял груз во владение

Договоров два: об организации перевозки (грузоотправитель ↔ экспедитор) и о перевозке (экспедитор ↔ перевозчик).

Но в ЭТрН экспедитора нет. Схема как в А1:

• титул 1 подписывает заказчик экспедиторских услуг;
• титул 2 и 4 — фактический перевозчик;
• титул 3 — фактический грузополучатель.

Экспедитора можно подключить как наблюдателя — это техническая роль в ЭДО, дающая доступ на просмотр без права подписи.

Б2. Экспедитор принял груз во владение

Оформлены поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Титул 1 подписывает уже экспедитор:

• раздел 1 — Экспедитор;
• атрибут ГОЭксп = «1»;
• раздел 1а — Грузоотправитель, он же заказчик экспедитора;
• раздел 8 (ЛОП) — лицо, уполномоченное экспедитором.

Дальше — как в А1.

Б3. Сборный груз со склада временного хранения

Склад принимает грузы от разных заказчиков, комплектует сборный груз и организует его доставку. Грузоотправителем в ЭТрН выступает экспедитор, склад — заказчик перевозки, а первичные грузовладельцы — заказчики каждой отдельной партии.

Титул 1 заполняется так:

• раздел 1 — Экспедитор 2, с признаком «является экспедитором»;
• раздел 1а — Экспедитор (склад);
• раздел 8 (ЛОП) — Экспедитор (склад).

Дальше — стандартная цепочка титулов 2 → 3 → 4.

Б4. Перегрузка без размещения на длительном хранении (кросс-докинг)

Груз приходит одной магистральной машиной, перегружается в несколько небольших и развозится конечным получателям.

Оформляются две ЭТрН.

ЭТрН № 1 — магистральное плечо. Экспедитор здесь одновременно грузоотправитель и грузополучатель, значит, он должен принять груз во владение.

• раздел 1 — Экспедитор, признак «является экспедитором»;
• раздел 1а — Заказчик услуг экспедитора;
• раздел 2 — Экспедитор (как получатель);
• раздел 6 — Перевозчик 1;
• раздел 8 (ЛОП) — Экспедитор.

Перевозчик 1 подписывает титулы 2 и 4, экспедитор как получатель — титул 3 по прибытии на площадку кросс-докинга.

ЭТрН № 2 — доставка конечному получателю. Схема А1, но грузоотправителем указан экспедитор с признаком «является экспедитором», а в разделе 2 — конечный грузополучатель, в разделе 6 — Перевозчик 2.

Правило, которое отсюда следует: новое плечо перевозки с перегрузкой или сменой перевозчика = новая ЭТрН. Две ЭТрН на один рейс с одной и той же машиной и водителем — методическая ошибка, это выглядит как дублирование перевозки.

Группа В. Когда что-то пошло не по плану

В1. Замена водителя или транспортного средства

Титулы 1 и 2 оформлены, груз в пути, машина сломалась.

Перевозчик формирует титул 8 с данными нового водителя или нового ТС, подписывает КЭП, отправляет оператору. Информация уходит всем участникам и в ГИС ЭПД. Дальше — обычные титулы 3 и 4.

Отдельная ЭТрН не нужна: перевозка та же, меняется исполнительный ресурс.

В2. Частичная приёмка и переадресовка остатка

Получатель принял не весь груз.

• Грузополучатель фиксирует частичную приёмку и её причины в титуле 3.
• Перевозчик подписывает титул 4 с информацией о частичной доставке.
• Стороны договариваются, куда везти остаток. Перевозчик формирует титул 7 с новым адресом и данными нового получателя.
• Новый получатель подписывает титул 3, перевозчик — титул 4. Документооборот закрыт.

В3. Полный отказ в приёме груза

Получатель отказался принимать груз целиком. Груз возвращается отправителю (или экспедитору, если он принял груз во владение и является грузоотправителем в этой ЭТрН).

Логика та же, что в В2: отказ и его причина фиксируются в титуле 3, перевозчик закрывает титул 4, затем формирует титул 7 о переадресовке. Сторона, к которой возвращается груз, подписывает новый титул 3, перевозчик — титул 4.

Группа Г. Пограничные ситуации — читайте внимательно

Здесь два сценария, вокруг которых на рынке больше всего споров. И здесь же — новость, которую многие пропустили.

Г1. Самовывоз со склада продавца

Покупатель сам заключил договор с перевозчиком и отправил машину на склад продавца.

Логика ЭТрН: грузоотправитель — тот, кто заключил договор перевозки. Значит, покупатель одновременно и грузоотправитель, и грузополучатель.

• раздел 1 — Покупатель;
• раздел 8 (ЛОП) — Продавец, который физически грузит товар в машину.

Титул 1 подписывает грузоотправитель, то есть покупатель или его уполномоченное лицо. Продавец как ЛОП автоматически подписантом не становится — только если покупатель его на это уполномочил.

Г2. Перевозки между собственными складами с привлечением стороннего перевозчика

Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же юридическое лицо, но перевозит сторонний перевозчик, а значит, договор перевозки есть.

• Грузоотправитель заполняет титул 1;
• Перевозчик — титул 2;
• То же юрлицо на складе назначения — титул 3;
• Перевозчик — титул 4.

Если груз между складами везёт собственный транспорт — договора перевозки нет, ЭТрН не нужна.

Что меняется 1 сентября 2026 года для Г1 и Г2

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026 № 86819) определил закрытый перечень из восьми случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Приказ действует с 01.09.2026 по 01.09.2032.

В перечень, помимо прочего, попали:

• перевозки грузов военного назначения, где Минобороны — отправитель или получатель;
• перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней;
• отсутствие технической возможности передать документ в ГИС ЭПД из-за сбоя, зафиксированного ГосСОПКА;
• случай, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом (п. 7 приложения к приказу).

Пункт 7 напрямую касается самовывоза (Г1) и внутренних перемещений между складами (Г2) — в обеих схемах отправитель и получатель совпадают.

Пять ошибок, которые обходятся дороже всего

1. В разделе «Перевозчик» указан экспедитор, а не тот, кто фактически вёз груз. Документальные и налоговые риски по подтверждению расходов.
2. Одна ЭТрН на сборный груз нескольких владельцев. Формат не поддерживает нескольких грузоотправителей. Нужны отдельные ЭТрН на каждую партию.
3. Две ЭТрН на один физический рейс с той же машиной и тем же водителем. Выглядит как дублирование перевозки.
4. Путаница между ролью ЛОП и ролью грузоотправителя. ЛОП (раздел 8) — тот, кто физически грузит. Подписантом титула 1 он становится только по доверенности.
5. Отсутствие МЧД у сотрудников. Титулы подписывает не «человек», а уполномоченное лицо организации. Каждому водителю КЭП не нужна — обычно достаточно ПЭП в мобильном приложении. А вот бухгалтеру или логисту, подписывающему титулы за перевозчика, нужны УКЭП и оформленные полномочия.

Как это работает в 1С

Все описанные сценарии реализуются в типовых конфигурациях 1С через сервис обмена электронными перевозочными документами. Внутри 1С вы:

• формируете титул 1 из документа реализации или заказа, не перебивая данные вручную;
• подписываете титулы КЭП прямо из учётной системы;
• получаете титулы контрагентов и видите статус документооборота;
• передаёте данные в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Отдельная задача — настройка ролей, машиночитаемых доверенностей и маршрутов согласования под конкретную схему работы компании. Именно на этом этапе чаще всего и «ломается» сценарий: технически всё подключено, но титул 3 приходит не тому участнику.

Что делать до 1 сентября 2026 года

Времени меньше двух месяцев. Практический минимум:

1. Опишите свои сценарии перевозок. Не «мы возим товар», а по пунктам: кто заключает договор перевозки, есть ли экспедитор, принимает ли он груз во владение, кто грузит, кто получает. Обычно у компании 2–4 типовых сценария.
2. Проверьте самовывоз и внутренние перемещения на предмет п. 7 Приказа Минтранса № 262.
3. Оформите УКЭП и МЧД для всех сотрудников, которые будут подписывать титулы.
4. Подключитесь к оператору ИС ЭПД и настройте обмен в 1С. Уточните у каждого контрагента, у какого оператора ИС ЭПД подключен именно транспортный ЭДО. Наличие у него учётной записи в трёх системах ЭДО не означает, что ЭПД подключен во всех трёх — ЭТрН уйдёт только на тот идентификатор, где активирован транспортный ЭДО.
5. Проведите тестовый обмен с ключевыми контрагентами в августе, а не 1 сентября.

Нормативная база

• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта…»
• Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»
• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
• Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200
• Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281
• Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931
• Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ (действует до 01.09.2026)
• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262

Материал носит информационный характер. Для оценки вашей конкретной договорной схемы рекомендуем консультацию специалиста.