Чтобы проверить НДФЛ перед сдачей 6-НДФЛ, в 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ используют три ключевых отчета: «Сводная справка 2-НДФЛ», «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» и «Удержанный НДФЛ». Расширенные пользовательские настройки этих отчетов позволяют выявить расхождения между исчисленным и удержанным налогом, найти ошибочный документ и устранить несоответствия до формирования регламентированной отчетности.
Процесс формирования регламентированной отчетности по налогу на доходы физических лиц традиционно требует особого внимания со стороны бухгалтерии и кадровых служб. Наличие даже минимальных неточностей при вычислениях или расхождений в учетных регистрах способно повлечь за собой негативные последствия, включая выставление требований ФНС, начисление штрафных санкций и приостановку операций по счетам организации.
Для обеспечения успешной сдачи формы 6-НДФЛ с первой попытки и корректного прохождения сверки с бюджетом, необходимо организовать комплексный аудит учетных данных до их передачи в контролирующие инстанции.
В настоящем материале будет подробно разобран инструментарий программных продуктов 1С, предназначенный для контроля налоговой базы, проверки примененных вычетов и верификации сумм исчисленного и удержанного НДФЛ. Помимо этого, будут продемонстрированы дополнительные пользовательские настройки, повышающие эффективность выявления скрытых учетных ошибок.
Типовые конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) содержат ряд специализированных отчетов по подоходному налогу. Данные формы опираются на одни и те же регистры накопления, однако имеют различную структуру вывода и функционал. Это дает возможность специалистам подбирать оптимальные инструменты для решения конкретных учетных задач, ограничиваясь, как правило, несколькими наиболее информативными вариантами.
Далее мы сфокусируемся на порядке формирования и расширенной настройке трех основных аналитических форм:
- Сводная справка 2-НДФЛ;
- Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;
- Удержанный НДФЛ.
Доступ к указанным формам осуществляется через подсистему «Налоги и взносы», раздел «Отчеты по налогам и взносам».
.png)
Сводная справка 2-НДФЛ
Рассматриваемый отчет предназначен для консолидированного анализа начисленных доходов, предоставленных вычетов, величины налоговой базы и сумм налога (исчисленного и удержанного) в масштабах всей компании за выбранный период.
Вывод информации детализируется в разрезе физических лиц, видов баз налогообложения и действующих ставок НДФЛ.
При переходе в расширенный режим настроек пользователю предоставляется широкий набор фильтров. Доступна фильтрация сведений по ИФНС, виду налоговой базы, конкретному физическому лицу, коду дохода, применяемой ставке, дате фактического получения дохода и ряду иных параметров.
Дополнительно имеется возможность модификации структуры отчета посредством добавления новых группировок. В частности, включение группировки по месяцам налогового периода позволяет визуализировать помесячное распределение начисленных и удержанных сумм.
Применение отбора по виду базы совместно с помесячной группировкой приводит отчет к следующему виду:
Существенным преимуществом данной справки выступает встроенный механизм детализации (расшифровки) выведенных показателей. Например, сумму дохода сотрудника можно развернуть до уровня первичных документов-регистраторов, что является критически важным при выявлении причин учетных расхождений.
Вышеперечисленные функции относятся к базовым возможностям конфигурации и подходят для общего мониторинга. Для проведения углубленного аудита и проверки соблюдения контрольных соотношений формы 6-НДФЛ целесообразно использовать расширенные настройки, включающие создание пользовательских полей.
Базовым правилом является строгое соблюдение формулы: сумма исчисленного налога должна быть равна налоговой базе, умноженной на применяемую ставку (13%, 15% и т.д.). Невыполнение данного условия влечет за собой ошибки при проверке 6-НДФЛ. В целях оперативного выявления физических лиц с некорректными суммами налога, добавим в отчет пользовательский показатель «Расчетный НДФЛ». Данная операция выполняется в разделе «Настройки для технического специалиста» (маршрут: кнопка Настройки → переключатель Вид в положение «Расширенный» → кнопка Еще → Настройки для технического специалиста).
На вкладке «Пользовательские поля» необходимо создать новый элемент и задать для него математическое выражение (через меню «Добавить» — «Новое поле выражения»). Важно соблюдать точность: переменные в формуле должны полностью совпадать с системными именами полей компоновки данных. Так как внутренние идентификаторы могут отличаться от экранных заголовков колонок, рекомендуется выбирать реквизиты непосредственно из дерева доступных полей.
Итоговое выражение примет следующий вид: [Налоговая база] * 0.13. В данном примере рассматривается базовая ставка 13%. При наличии в организации доходов, облагаемых по иным ставкам (например, 15%), для каждой из них потребуется настроить аналогичный пользовательский показатель.
Для наглядного отображения разницы между исчисленным налогом и расчетным математическим значением, введем дополнительную колонку — «Разница Исчислено и Расчетный». Формула для данного поля прописывается следующим образом: [Исчислено всего] - [Налоговая база] * 0.13.
Сформированные показатели требуется вывести в табличную часть отчета. Для этого в структуре отчета выделяем раздел «Колонки» и добавляем новую группировку, оставляя само поле группировки незаполненным, после чего нажимаем «ОК».
В результате появится строка «Детальные записи». В параметрах данной группировки необходимо перейти на вкладке «Поля», активировать признак «Текущий элемент имеет собственные настройки выбранных полей» и перенести туда созданный реквизит «Расчетный НДФЛ».
Для корректного визуального представления цифр требуется настроить формат вывода. На вкладке «Условное оформление» также устанавливается флаг использования собственных настроек для текущего элемента, после чего нажимается кнопка «Добавить». В параметрах оформления активируется свойство «Формат», где для числовых значений задается точность, равная нулю (для отсечения копеек). Действие подтверждается кнопкой «ОК».
По идентичному алгоритму в отчет выводится второе поле — «Разница Исчислено и Расчетный» (осуществляется добавление в структуру, выбор в полях и настройка параметров округления).
В результате применения описанных настроек формируется информативная таблица, позволяющая оперативно выявлять расхождения в суммах исчисленного налога. Следует учитывать, что отклонения в диапазоне ±1 рубль являются допустимой погрешностью, возникающей вследствие применения алгоритмов математического округления.
Контроль исчисленных сумм должен дополняться проверкой правильности удержанного подоходного налога. Зачастую нарушение хронологии проведения кадровых и расчетных документов приводит к некорректному заполнению сумм НДФЛ в платежных ведомостях. Как следствие, в форме 6-НДФЛ возникают показатели неудержанного либо излишне удержанного налога. В целях выявления подобных несоответствий сконструируем дополнительное пользовательское поле — «Разница Исчислено Удержано».
Процедура его создания аналогична предыдущим этапам. В качестве расчетной формулы указывается: [Исчислено всего] - [Удержано всего].
Данное поле добавляется в структуру, после чего через условное оформление настраивается округление значений.
В итоге отчет дополняется новой колонкой, наличие ненулевых значений в которой будет свидетельствовать о наличии разрывов между начисленным и удержанным НДФЛ по конкретным физическим лицам.
При обнаружении подобных отклонений специалист получает возможность детально проанализировать учетные данные сотрудника, выявить причину ошибки и скорректировать соответствующие документы начисления или выплаты.
Во избежание повторной настройки параметров, сформированный вариант отчета рекомендуется сохранить в информационной базе под новым наименованием.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику
С помощью доработанной «Сводной справки» определяется перечень физ. лиц с наличием учетных ошибок. Для локализации проблемы и выявления конкретного документа, вызвавшего сбой, целесообразно применять отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
В базовом варианте настроек данная форма обеспечивает детализацию сведений по месяцам налогового периода, первичным документам-регистраторам и видам налоговых баз.
На представленном примере четко идентифицируется источник расхождения: в ведомости на выплату от 4 июня сумма удержанного НДФЛ по базе «Районные и северные надбавки» оказалась ниже значения, зафиксированного в документе начисления заработной платы.
При условии, что исчисленный налог нарастающим итогом рассчитан верно, соответствует показателям зарплатных отчетов (расчетный листок, свод), а задолженность перед сотрудником отсутствует, делается вывод о наличии ошибки в сумме удержания налога. Соответственно, корректировке подлежит показатель удержанного НДФЛ непосредственно в ведомости.
Следует отметить, что в форму «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» также допускается интеграция пользовательских расчетных колонок с применением алгоритма, описанного ранее для Сводной справки.
Удержанный НДФЛ
Данный аналитический отчет является оптимальным инструментом для использования в период подготовки ЕНП-уведомлений, а также перед заполнением документа «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете».
Функционал отчета обеспечивает возможность сверки сумм удержанного налога в разрезе первичных ведомостей, дат фактического удержания и предельных сроков перечисления денежных средств в бюджет.
Для повышения удобства анализа табличная часть может быть перегруппирована, в частности, посредством добавления разреза по полю «Вид дохода».
В процессе формирования документа отражения в учете итоговые показатели легко сопоставляются с данными настроенного отчета. Так, начислениям с видом дохода «районные, северные надбавки» соответствует аналогичная налоговая база с КБК 18210102210011000110. В свою очередь, доходы категорий «Оплата труда» и «Прочие денежные доходы...» консолидируются в основную налоговую базу с КБК 18210102010011000110.
В учетной практике регулярно возникают ситуации, требующие ручной корректировки удержанного налога в сторону уменьшения (ввод отрицательных сумм). Подобные исправления, как правило, вносятся в конце отчетного периода непосредственно в платежные ведомости либо оформляются документом «Операция учета НДФЛ». Особенность заключается в том, что данные минусовые суммы автоматически не транслируются в документ отражения НДФЛ в бухучете. Применение отчета «Удержанный НДФЛ» позволяет оперативно идентифицировать расхождения между сформированными проводками и фактическими данными налоговых регистров.
Для визуализации подобных корректировок достаточно включить в настройки структуры отчета группировку по полю «Сотрудник».
Как следует из сформированного отчета, за период с 1 по 22 июня совокупная сумма удержания по районным, северным надбавкам составила 12 848 рублей. При этом в ходе автоматического заполнения документа отражения ндфл в бухучете система игнорирует отрицательную корректировку по соответствующему КБК:
Процесс сдачи регламентированной отчетности по НДФЛ характеризуется высокой трудоемкостью и требует предельной концентрации внимания. Тем не менее, большинство сопутствующих рисков поддается минимизации за счет грамотного использования гибких настроек типовых отчетов в конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ.
Интеграция вычисляемых полей и дополнительных группировок позволяет преобразовать стандартные формы в эффективный инструмент внутреннего аудита. Данный подход обеспечивает оперативное выявление разрывов между начисленными и удержанными суммами, контроль корректности распределения налога по налоговым базам, а также быструю локализацию первичного документа, послужившего причиной искажения учетных данных.
В ситуациях, когда самостоятельный поиск ошибок в учете НДФЛ вызывает затруднения, либо требуется экспертная помощь перед формированием 6-НДФЛ, специалисты нашей компании готовы предоставить квалифицированную поддержку.
Мы проведем аудит вашей информационной базы, выполним настройку проверочных отчетов под специфику организации, а также окажем консультационные услуги по сложным вопросам налогообложения.
Часто задаваемые вопросы
Как проверить НДФЛ перед сдачей 6-НДФЛ в 1С?
Используйте три отчета из раздела «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»: «Сводная справка 2-НДФЛ» — для контроля налоговой базы и сумм по всем сотрудникам; «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — для выявления конкретного документа с ошибкой; «Удержанный НДФЛ» — для сверки перед заполнением ЕНП-уведомлений и документа отражения в бухучете.
Почему исчисленный НДФЛ не совпадает с расчетным значением (налоговая база × ставка)?
Расхождение в пределах ±1 рубля является допустимой погрешностью математического округления и не является ошибкой. Если отклонение превышает этот порог, добавьте в «Сводную справку 2-НДФЛ» пользовательское поле «Расчетный НДФЛ» по формуле [Налоговая база] * 0.13 (или иной применяемой ставки), а также поле «Разница Исчислено и Расчетный» — это позволит быстро найти сотрудников с некорректными суммами.
Почему исчисленный и удержанный НДФЛ не совпадают в 6-НДФЛ?
Причиной чаще всего является нарушение хронологии проведения кадровых и расчетных документов, из-за которого суммы удержания в платежных ведомостях заполняются некорректно. Для выявления таких ситуаций добавьте в «Сводную справку 2-НДФЛ» пользовательское поле «Разница Исчислено Удержано» по формуле [Исчислено всего] - [Удержано всего]. Ненулевые значения покажут, по каким сотрудникам есть разрыв, а «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» поможет найти конкретный документ для исправления.
Как учесть отрицательные корректировки удержанного НДФЛ при отражении в бухучете?
Отрицательные суммы удержанного НДФЛ (из ведомостей или документа «Операция учета НДФЛ») автоматически не попадают в документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете». Для их выявления настройте отчет «Удержанный НДФЛ» с группировкой по полю «Сотрудник» — отрицательные корректировки будут видны в разрезе КБК. Сравнив итоги отчета с данными документа отражения, бухгалтер может вручную скорректировать проводки.
Где в 1С:ЗУП найти отчеты для проверки НДФЛ?
Все три описанных отчета доступны в подсистеме «Налоги и взносы» → раздел «Отчеты по налогам и взносам». Они работают одинаково в типовых конфигурациях 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) и 1С:ЗКГУ (Зарплата и кадры государственного учреждения) и опираются на одни и те же регистры накопления.
У вас есть вопрос по 1С, который нужно решить прямо сейчас? Наш специалист подключится за 5 минут и поможет — без договора и обязательств.