1С:ЭДО (Электронный документооборот) – это современное решение для обмена юридически значимыми документами в электронном виде. Сервис позволяет автоматизировать процессы документооборота, сократить время обработки документов, снизить затраты на печать и доставку, а также повысить безопасность и прозрачность бизнес-процессов.
В этой статье мы рассмотрим основные аспекты работы с 1С:ЭДО в 1С:ERP, начиная от подключения и настройки, и заканчивая отправкой и получением документов.
Подключение сервиса 1С:ЭДО
В 1С:ERP сервис 1С:ЭДО настраивается в разделе НСИ и администрирование – Обмен электронными документами – обмен с контрагентами – Учетные записи ЭДО
Создаем учетную запись ЭДО: вводим название организации, выбираем сертификат и выбираем/получаем (если нет) новый идентификатор организации.
Нажимаем Далее, заполняем код налогового органа, Название учетной записи, соглашаемся с условиями использования. Если заводите несколько идентификаторов, то опишите, какие именно документы будете принимать в учетной записи. Например «Для договоров».
Подписываем регистрационные данные на подключение
Приглашение контрагентов к обмену ЭДО.
Для того, чтобы начать обмениваться документами с контрагентами, необходимо выслать приглашения к обмену ЭДО.
В ERP, пригласить контрагента к обмену ЭДО, можно в разделе НСИ и администрирование – Партнеры. Выбираем нужного партнера – заходим в контрагенты.
Нажимаем кнопку ЭДО – пригласить к обмену электронными документами
Для отправки приглашения необходимо получить от контрагента Идентификатор участника ЭДО
Идентификатор участника можно найти в учетной записи ЭДО
Интерфейс «Текущие дела ЭДО»
Для работы с ЭДО есть специальный интерфейс «Текущие дела ЭДО», который находится в разделе Главное – Текущие дела ЭДО
В разделе «Приглашения» будут отображаться приглашения, которые были отправлены контрагенту от вас или для вас от контрагента.
Примем приглашение
Все документы, которые приходят от контрагентов, появляются в ветке Входящие
При необходимости, документ можно связать с документом учета, а также утвердить или отклонить
После утверждения документа, появляется возможность подписать его и отправить
После этого, документооборот на стороне ERP завершается.
Завершенные документы отражаются в разделе Ознакомиться, откуда можно их отправить в архив
Настройка отражения документов в учете
По входящим документам ЭДО в 1С:ERP можно создать документы учета вручную или автоматически.
Настройки отражения документов в учете создаются в разрезе видов входящих документов.
Для их настройки перейдем в справочник партнеры – выбираем партнера, с которым нужно настроить способ обработки входящих электронных документов – контрагенты
По кнопке ЭДО – выбираем настройки отражения в учете
Открываем или создаем настройку
Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.
Если не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения в учёте, напротив соответствующего вида документа, нужно установить одно из подходящих значений:
Вручную в форме электронного документа – позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы.
Не отражать – позволяет не отражать входящий электронный документ в учёте.
Если выбран вариант ручного отражения в учете, тогда в «Текущие дела ЭДО», выбираем нужный документ, открываем его
По кнопке Еще – Подобрать – выбираем нужный документ учета
Далее сопоставляем с существующим документом или создаем новый.
Отправка формализованных документов
Теперь рассмотрим отправку из 1C:ERP формализованных документов
Формализованный документ в ЭДО – это электронный документ, формат и структура которого разработаны и утверждены ФНС России (или другими регулирующими органами). Он представлен в виде файла с расширением XML и подлежит автоматической проверке и обработке в системах ЭДО.
Создадим документа Акт выполненных работ
В разделе Продажи – Документы продаж (все) создаем новый документ Акт выполненных работ – Реализация
Заполняем карточку документа данными
Заполняем вкладку услуги
В самом документе, есть кнопка ЭДО, которая позволяет отправить документ контрагенту
Если нажмем «Посмотреть электронный документ», откроется карточка документ, в которой отразится файл в виде XML (именно в таком виде файл будет отправлен контрагенту).
После подписания и отправки, документ отразится на вкладке «На контроле» в разделе Текущие тела ЭДО
После того, как контрагент утвердит и подпишет документ, он появится в разделе Исходящие «Ознакомиться», откуда дальше документы отправляются в архив
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.