Универсальный передаточный документ (сокращённо УПД) – документ, который свидетельствует о том, что отгружен товар, оказана услуга и т. д. Он может заменить накладную, счет-фактуру или другой первичный документ. Основные функции УПД, правила его заполнения и другие важные вопросы приведены ниже в статье.
Цель разработки УПД
Основной целью разработки УПД является сокращение затрат организаций и облегчение труда бухгалтеров. Его использование возможно по желанию организации.
На основании закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ плательщики НДС при реализации товаров должны составлять первичный документ и счет-фактуру. Некоторые данные у них повторяются. Как следствие, это увеличивает временные и финансовые издержки.
В 2013 году ФНС РФ и Министерство финансов ввели новый универсальный передаточный документ. Он выполняет две функции: функцию счета-фактуры и первичного учетного документа.
Возникновение УПД стало возможным благодаря вступлению в силу закона № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». Он разрешил не соблюдать строго определённые формы первичных документов. Кроме того, стало возможным вносить в счета-фактуры другие сведения. К примеру, можно было туда внести информацию с первичного документа.
Исходные учтенные документы требуются для налогового учёта и бухучёта. В связи с этим, УПД возможно использовать для обоих видов учёта.
Важно! Во время разработки УПД ФНС учитывала мнения экспертов, в том числе специалистов фирмы «1С».
На сайте ФНС перечислены операции, для которых возможно использование УПД, а также даны рекомендации по его заполнению. В итоге, упрощена процедура оформления документации для продавцов.
Для чего нужен универсальный передаточный документ
УПД выполняет несколько функций:
- возможность ведения бухучёта;
- подтверждение затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль;
- заявление налогового вычета по НДС.
Ведение УПД не является обязательным для всех предприятий. Налогоплательщик самостоятельно определяет, необходим он или нет. Организации и ИП могут применять в работе прочие документы, которые соответствуют указания ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Важно! Для начала применения УПД необходимо его закрепление в учетной политике организации. Руководством должен быть составлен приказ, в котором утверждается определенный бланк.
Когда применяется УПД
Есть возможность использования УПД как первичного документа, а также в качестве совмещенного.
Однако сфера использования УПД ограничена. Операции, которые разрешены для использования в УПД, собраны в специальный перечень.
УПД используют при: сдаче выполненной работы, отгрузке товаров, передаче имущественных прав, оказании услуг.
Что входит в УПД
В УПД входит исходный учетный документ и счет-фактура, который составлен на основе исходного документа. Последний в УПД в печатной форме выделен жирной рамкой. Его форма не изменена. Также в УПД входит:
- как называется документ;
- название юрлица, которое является составителем документа;
- когда составлен документ;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности с указанием единиц измерения;
- названия должностей лиц, которые отвечают за верное оформление сделки, их подписи, фамилия и инициалы.
Внешний вид документа представлен ниже.
Понятие "статус УПД"
УПД содержит пункт «Статус». Здесь возможно проставить один из вариантов: «1» или «2». Они обозначают:
- значение «1»: здесь УПД может одновременно исполнять роль счета-фактуры и первичного учетного документа;
- при проставлении «2»: УПД выполняет функцию только первичного документа.
Присвоение номера УПД
На номер УПД влияет его статус:
- «1»: указывается порядковый номер в соответствии с нумерацией счетов-фактур.
- «2»: ставится номер по порядку в соответствии с нумерацией учетных документов.
Заполнение даты универсального передаточного документа
В УПД представлены следующие реквизиты со значением «Дата»:
- когда составлен документ (ст.1);
- когда произведена операция - дата реальной отгрузки товаров, передачи прав (ст.11);
- когда получен результат - дата получения товара, приемки результата работ, услуг (ст.16).
Необходимая дата определения налоговой базы по НДС влияет на заполнение дат в документе.
Варианты проставления даты в УПД:
- Составление в момент осуществления хоз. операции. Здесь возможно, что все даты будут одинаковые. А возможно, что дата получения будет позднее. Датой исчисления налоговой базы НДС будет дата в строках 1 и 11, для работ – 16.
- Составление до совершения операции. Здесь заполнение даты осуществляется в следующем порядке: сначала заполняется ст. 1, затем – 11 и далее –16. Налоговая база НДС определяется датой, проставленной в строке 11, а для работ – 16.
- Универсальный передаточный документ был создан после того, как совершилась хозяйственная операция. В таком случае хронология заполнения заполняется в следующий порядке: сначала заполняется дата в ст. 11, затем – 1 и далее 16. Налоговая база по НДС определяется датой, указанной в ст. 11, а для работ –16.
Важно! Покупатель вправе заявлять на вычет НДС не раньше, чем он получит товар или не ранее даты приемки работ.
Реквизит «Подпись» в УПД
В УПД предусмотрено несколько мест с реквизитом «Подпись»:
- В бланке счета-фактуры в УПД подписи ставят руководитель или лицо с такими же полномочиями, а также бухгалтер или замещающее его лицо. При статусе "1" - эти подписи обязательны, при статусе "2" - не обязательны.
- Ст. 10: подпись ставит то лицо, которое оказывает услугу, предоставляет товар и т. д. Прописывается должность и расшифровка ФИО.
- Ст. 13: подписывают со стороны продавца лица, которые являются составителями УПД.
- Ст. 15: место для проставления подписи лицами, которые получили товар, услугу и т. д.
- Ст. 18: подписывают сотрудники со стороны покупателя, которые отвечают за верное оформление операции.
Название экономического субъекта и печать
Ст. 14 УПД: прописывается информация о субъекте со стороны продавца.
Ст. 19: поле для информации о субъекте со стороны покупателя.
В УПД ставить печать не обязательно. Однако, если её поставить и на ней будет полное название хоз. субъекта, который составил документ, то не требуется заполнение строк 14 и 19.
Поля, не обязательные к заполнению, но несущие полезную информацию
В УПД есть реквизиты, необязательные к заполнению. Однако они несут полезную информацию:
- Для более быстрого поиска, предусмотрена графа «А» с порядковым номером.
- Графа «Б» включает код вида деятельности для работ или артикул для товаров. Используется для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам.
- Ст. 8: сведения, определяющие взаимоотношения между сторонами. В ряде случаев подтверждает условия сделки для целей исчисления налога на прибыль.
- Ст. 9: данные транспортных документов, складских расписок и т. д.
- Ст. 12: прочие сведения о грузе (данные сертификатов, паспортов).
- Ст. 17: информация о том, имеются или нет претензии.
Заполнение УПД в программе «1С:Бухгалтерия 8»
На данный момент возможно применять в работе УПД в «1С:Бухгалтерия 8». Заполнение документа производится на основании рекомендаций налоговой инспекции.
В «1С:Бухгалтерия 8» УПД возможно загрузить в печатной форме. Часть данных приходится заполнять вручную, так как не все сведения подтягиваются автоматически.
Правка УПД в «1С:Бухгалтерии 8»
В случае обнаружения ошибки в УПД необходимо:
- Создать документ: «Корректировка реализации» с видом операции "Исправление в первичных документах".
- Сделать правки.
- Сделать регистрацию исправительного счета-фактуры.
- Выбрать печатный формат.
В строке «1а» будет проставлена дата и номер исправления.
Корректировка реализации и УПД
Корректировочная форма УПД не разработана. Для этих целей используется документ УКД (универсальный корректировочный документ).
Формирование УПД
В «1С Бухгалтерия 8» возможно формирование УПД в печатной форме: «Реализация товаров и услуг».
Печать универсального передаточного документа
Печать УПД в «1С Бухгалтерия 8»:
- Будучи в экранной форме документа "Реализация", нажать на «Печать».
- Кликнуть «Универсальный передаточный документ».
Документ "Реализация" представлен ниже.
Наши специалисты всегда готовы ответить на любые ваши вопросы. Просто свяжитесь с нами по телефону +7 3532 43-05-17, либо напишите в онлайн-чат. Мы всегда поможем!