Выборочная инвентаризация – это проверка части имущества организации, направленная на контроль сохранности и состояния материальных объектов.
Когда проводят выборочную инвентаризацию:
* Убедиться в сохранности продукции при превышении нормы естественной убыли.
* Установить факты хищения.
* После происшествий (например, пожара в отдельном помещении).
* При смене материально ответственного лица.
* При выявлении нарушений при приёме или отгрузке товара.
Документальное оформление:
Для проведения выборочной инвентаризации необходимо оформить следующие документы:
* Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439): оформляется до начала проверки.
* Инвентаризационная опись по объектам НФА (ф. 0510466): обязательна с 2025 года. (Форма 0504087 не применяется с 2025 года).
* Расписка инвентаризации: подтверждает передачу документов в бухгалтерию и отсутствие неучтенных активов.
* Акт инвентаризации (ф. 0510463): итоговый документ.
В данной статье мы подробно рассмотрим заполнение документов Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Инвентаризационная опись по объектам НФА (ф. 0510466).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 Решение (ф. 0510439) оформляется документом Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (раздел Инвентаризация – Инвентаризация (Приказ №61н)), далее - Решение.
Это первый обязательный документ, в котором необходимо отразить следующую информацию:
- Полное название комиссии и список её участников.
- Конкретную дату проведения инвентаризации и период (дата начала и окончания мероприятия).
- Подробный перечень объектов, подлежащих инвентаризации.
- Иную информацию, имеющую значение для корректного проведения проверки.
Для упрощения процесса рекомендуется воспользоваться инструментом «Заполнить – По остаткам НФА», который помогает подобрать нужные показатели.
В настройках программы можно установить критерии отбора данных, необходимых для заполнения документа по кодам финансового обеспечения (КФО), счетам и сотрудникам.
Особое внимание уделяйте правильному указанию места проведения инвентаризации, поскольку эта информация должна автоматически подгружаться из справочника Центра материальной ответственности. Неправильное заполнение приведет к ошибкам при формировании инвентаризационной описи.
После заполнения списка остатков можно выбрать требуемые счета учета, далее необходимо нажать кнопку «Перенести в документ».
Затем дополним недостающие сведения, включая сроки проведения и номер комиссии.
Рекомендуется использовать функцию «Групповое заполнение строк» для ускоренного внесения однотипных данных, предварительно выделив нужные ячейки жёлтым цветом.
Если цель инвентаризации заключается в исключении объектов основных средств из состава активов, отметьте это специальным значением «Выборочная» в примечаниях.
2. Документ «Инвентаризационная опись по объектам НФА (форма 0510466)»
Следующим этапом является формирование Инвентаризационной описи, для чего потребуется заранее подготовленное «Решение о проведении инвентаризации». Данный документ послужит основой для последующей описи.
После выбора нужного решения откроется окно, где необходимо выбрать конкретного сотрудника, чьё имущество подлежит проверке.
В шапке документа автоматически появятся общие сведения о предстоящей инвентаризации.
Теперь предстоит определиться с объектом учета, подлежащим выборочной проверке. Для этого воспользуйтесь формой отбора объектов из решения.
Выберите подходящие объекты двойным кликом мыши и подтвердите операцию кнопкой «Перенести в документ». Обратите внимание, что внизу формы подсчитывается общее число выбранных позиций.
Таблица с перечнем объектов в описи теперь будет включать исключительно отобранные вами объекты.
Если опции «Добавить» или «Подобрать» окажутся заблокированы, откройте меню «Ещё» и дайте разрешение на редактирование реквизитов.
3. Создание обязательной «Расписки инвентаризации»
По правилам, перед началом проверки ответственное лицо обязано подготовить и подписать электронную расписку, удостоверяя таким образом, что вся документация передана в бухгалтерию и отсутствуют неоприходованные или списанные материальные ценности (пункт 64.116 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н)
Оформленная расписка является необходимым элементом для дальнейшей обработки инвентаризационной описи.
4. Последовательность заполнения разделов Инвентаризационной описи (формы 0510466)
Раздел 1
Щёлкнув по кнопке «Заполнить по данным бухучета», табличная часть заполнится остатками выбранных объектов на дату проведения инвентаризации.
Важно: ручной корректировки содержимого таблицы в данном разделе не предусмотрено.
Раздел 2.1
По кнопке Заполнить – Заполнить по данным раздела 1 автоматически переносятся объекты из Раздела 1, в колонке Количество указывается фактическое наличие объектов.
При помощи команды Групповое заполнение строк можно заполнить одинаковые значения в столбцы «Статус объекта» и «Целевое использование актива».
Раздел 2.2
Задача данного раздела — регистрация любых обнаруженных отклонений от первоначальной отчетности. Найденные отклонения нужно внести вручную после переноса данных из предыдущей страницы.
В рассматриваемом примере объект НФА признан объектом не соответствующим условиям актива. В колонке не соответствует условиям актива заполняем количество объектов.
Если в результате инвентаризации были выявлены излишки или недостача объектов НФА, в Разделе 2.2 нажимаем кнопку Заполнить недостачу и излишки, колонки недостача и излишки заполняться автоматически.
Раздел 3 заполняется только при выявлении излишек и недостачи.
Раздел 4
Последняя часть заполняется выводами комиссии по выявленным случаям нехватки или избытка материальных ценностей, а также предметов, утративших качество актива или подверженным снижению стоимости.
Раздел заполняется автоматически по данным Рздела 2.2 и Раздела 3.
В графе Заключение комиссии необходимо заполнить заключение комиссии произвольным текстов или выбрать соответствующее значение, создав его в справочнике заключения.
Комиссия заполняется автоматически на основании заполненной комиссии документа Решение о проведении инвентаризации.
Заполнение разделов 2 и 4 осуществляется на различных этапах инвентаризационного процесса, вследствие чего временной промежуток между ними может различаться. Поэтому предусмотрена возможность учёта отсутствий членов комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации.
Завершив подготовку всех разделов, вы сможете распечатать готовый бланк «Инвентаризационная опись по объектам НФА (форма 0510466)».
5. Итоговый документ «Акт о результатах инвентаризации (форма 0510463)»
Основой для составления Акта служат вышеуказанное Решение и сама Инвентаризационная опись. Финальные выводы комиссии вписываются вручную так же предусмотрено групповое заполнение строк.
6. Дополнительный этап: вывод из состава активов неподходящих объектов
Если инвентаризация показала несоответствие некоторых объектов стандартам активов, организация обязана исключить их из текущего учета путем оформления отдельного документа «Решение о прекращении признания активом (форма 0510440)». Эта операция используется для официального снятия с баланса неиспользуемых или морально устаревших единиц имущества.
Сложности с 1С? Не тратьте время на поиск решения – получите помощь сразу! Оцените нашу быструю поддержку: среднее время ответа – 5 минут. Начните пользоваться техподдержкой без договора. Для вас - 10 дней пробного обслуживания!