Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента получения до сдачи в архив. Он включает в себя создание, передачу, хранение и обработку данных, связанных с разными видами деятельности: бухгалтерия, кадровый учет, закупки, продажи.
Цель документооборота – обеспечить точность передачи информации между участниками бизнес-процессов, а также ускорить решение задач, повысить качество работы.
На его эффективность влияет скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции.
Но как понять, что документы обрабатываются в сроки, а на каком этапе сроки не выполняются? Как выявить задержки, дублирование работы, неэффективные маршруты движения документов? Как узнать состояние исполнительской дисциплины в компании? Кто из сотрудников и как часто нарушает установленные сроки? На эти вопросы поможет ответить анализ по документообороту.
Анализ документооборота — процесс, который помогает оценить эффективность системы управления документами в компании. Анализируются все этапы жизненного цикла документа от создания до передачи в архив. Цель — выявить точки роста в работе системы, определить возможности для совершенствования.
В 1С:Докуметооборот можно эффективно и регулярно проводить анализ структуры документооборота.
Для формирования аналитики по различным разделам учета в программе 1С:Документооборот имеются специальные отчеты. Это важный инструмент для управления компанией, повышения её эффективности и безопасности. Они являются функциональным инструментом, который можно без проблем самостоятельно настроить под индивидуальные нужды. Для получения дополнительной аналитики, пользователям 1С:ДО предлагается настройка отборов и полей в отчетах. Однако возможности настройки отчетов разные.
Давайте рассмотрим подробнее, почему так важна отчетность по документообороту:
Контроль и прозрачность. Отчет дает полную картину движения документов – от создания до архивации. Видно, кто, когда и с каким документом работал, что позволяет контролировать сроки выполнения задач и выявлять возможные задержки.
Повышение эффективности. Анализируя отчет, можно выявить «проблемные места» в документообороте: например, слишком долгие согласования, дублирование работы, неэффективные маршруты движения документов. Это даёт возможность оптимизировать процессы, сократить время обработки документов и повысить общую производительность.
Снижение рисков. Отчет документооборота помогает обеспечить сохранность важных документов, защитить их от потери или несанкционированного доступа. Это особенно важно в условиях ужесточения требований к информационной безопасности.
Соблюдение законодательства. Многие отрасли (например, медицина, финансы) имеют строгие требования к ведению документации. Отчет документооборота помогает подтвердить, что компания соблюдает все необходимые нормы и стандарты.
Улучшение коммуникации. Отчет позволяет лучше понимать, как информация передается между отделами и сотрудниками. Это способствует более эффективному взаимодействию и снижению количества ошибок.
Оптимизация затрат. Анализ отчета позволяет определить, какие ресурсы используются на документооборот. Это позволяет найти возможности для сокращения затрат и более эффективного использования ресурсов.
Рассмотрим основные виды отчетности 1С Документооборота и их настройку.
В системе 1С:Документооборот существует около 300 видов отчетов по различным направлениям и разрезам аналитики.
Они расположены в каждом разделе. В разделе «Документы и файлы» находятся отчеты, отражающие информацию по документам. В разделе «Совместная работа» представлены отчеты по процессам и задачам, в разделе «Настройка и администрирование» – системные отчеты и т.д.
Каждый отчет в системе имеет свои предопределенные настройки, которые могут быть изменены как в пользовательском режиме, так и с помощью программирования в случаях сложных компоновок данных и использования различных условий. К каждому отчету можно сохранить множество различных измененных пользовательских вариантов.
Рассмотрим отчеты, которые находятся в разделе Документы.
Здесь представлены стандартные отчеты по различным документам, существующим в системе, которые можно настроить под запрос определенной организации.
Например, список входящих или исходящих документов. Список исходящих документов, которые ожидают отчета.
С помощью отчетности можно определить, по каким документам истекаю сроки, для своевременной их обработки. Какие документы не подписаны, какие договоры, в какой период были заключены и их суммы. Какие документы были переданы контрагенту и не вернулись, по каким заявкам, какую сумму, кому и в какой срок нужно произвести оплату и т.д.
Перед тем, как настраивать отчет, необходимо поставить задачу «Что конкретно нам нужно видеть в отчете».
Покажу настройку отчета на примере задачи.
В организации есть различные исходящие документы и необходимо выводить отчетность по виду документа и менеджеру, который подготовил документ.
Также в карточке документа «Исходящая претензия» есть дополнительный реквизит «Состояние оплаты», который необходимо вывести в отчетность, для анализа документа.
Для этого выбираем тематику отчета «Исходящие документы» – «Список исходящих документов».
Если попробовать сформировать отчет сразу, то сработают стандартные настройки.
В отчетность попали все виды документов, которые есть в программе и относятся к «Исходящим документам».
Переходим к настройке.
По команде «Настройка» открывается окно со всеми предусмотренными на стадии разработки отчета настройками.
В отчете содержатся настройка параметров, при помощи которых он будет формироваться. Настройки можно вывести на форму отчета для быстрого доступа. Полный список настроек доступен при выполнении команды «Настройки».
Здесь мы можем указать Вид документа, по которому нам необходимо сформировать отчет.