Введение
В современных условиях бизнеса работа с контрагентами требует строгого контроля их аккредитации. Просроченные документы могут привести к финансовым потерям, юридическим рискам и срыву сделок. Однако ручное отслеживание сроков — трудоемкий и ненадежный процесс.
Внедрение любой функциональности должно начинаться с вопроса "зачем?". Автоматизация ради автоматизации — это пустая трата ресурсов. Давайте четко обозначим, какие проблемы мы решаем и какую пользу приносим бизнесу и конкретному пользователю.
1. Какая потребность и проблемы решаются?
(взгляд Руководителя и Собственника):
Финансовые риски: Проведение платежа или отгрузка товара контрагенту с просроченной аккредитацией может привести к списанию задолженности как безнадежной, налоговым претензиям и прямым убыткам.
Репутационные и юридические риски: Работа с ненадежным или непроверенным партнером бросает тень на репутацию вашей компании. Проверки контролирующих органов (ФНС, Роспотребнадзор) могут оштрафовать компанию за отсутствие должной осмотрительности.
Неконтролируемые процессы: Руководство не имеет прозрачного и оперативного инструмента для контроля над одним из ключевых рисков компании. Непонятно, кто отвечает, какой контрагент в "красной" зоне и какие действия предпринимаются.
Низкая исполнительская дисциплина: В суматохе операционной работы ответственные сотрудники забывают своевременно проверить и запросить документы, что приводит к "пожарному" режиму работы в последний день.
(взгляд Менеджера по закупкам/продажам, Юриста, Бухгалтера):
Ручная рутина: Необходимость вручную вести Excel-таблицу со сроками аккредитаций, постоянно сверяться с ней и помнить о необходимости проверок. Это отнимает время от основной работы.
Стресс и чувство вины: Постоянный страх что-то упустить и получить выговор из-за просроченного документа. Работа с претензиями бухгалтерии, которая заблокировала сделку из-за человеческой ошибки.
Несвоевременное получение информации: Уведомление о проблеме часто приходит постфактум, когда срок уже истек, а не заранее, что не оставляет времени на решение.
Решаемая потребность: Ликвидация "слепой зоны" в работе с контрагентами и полное снятие ответственности с человека за запоминание сроков. Система берет на себя функцию надзорного органа, который никогда не спит и не ошибается.
В этой статье разберем, как в 1С:Документооборот 3.0 реализовать полностью автоматизированную систему контроля аккредитации контрагентов с помощью:
✔ Дополнительных реквизитов – для хранения критичных данных.
✔ Фонового детектора – для отслеживания сроков.
✔ Обработчиков событий – для уведомлений и запуска перепроверки.
1. Подготовка данных: настройка дополнительных реквизитов
Первым шагом необходимо расширить карточку контрагента в 1С:Документооборот, добавив ключевые поля для контроля аккредитации.
1.1. Какие реквизиты добавить?
|
Реквизит |
Тип данных |
Назначение |
|
Дата окончания аккредитации |
Дата |
Основной срок, который нужно контролировать |
|
Статус аккредитации |
Дополнительное значение |
Активна / Просрочена / В процессе продления |
|
Дни предупреждения |
Число |
За сколько дней уведомлять (30, 15, 5) |
|
Ответственный за проверку |
Справочник «Сотрудники» |
Кто получит уведомление |
|
Ссылка на документ |
Файл/Ссылка |
Скан аккредитационного документа |
1.2. Где разместить реквизиты?
- В карточке контрагента (раздел "Дополнительные сведения").
- В документах договоров (если аккредитация привязана к конкретному соглашению).
2. Автоматический контроль сроков: настройка детектора
Чтобы система сама отслеживала сроки, нужен **фоновый обработчик**, который будет ежедневно проверять записи.
2.1. Варианты реализации
Способ 1. Регламентное задание
- Создается через Администрирование → Регламентные задания.
- Запускается раз в день (например, в 8:00).
- Проверяет контрагентов, у которых:
// условия отбора
Если (ТекущаяДата >= (ДатаОкончанияАккредитации - ДниПредупреждения)) И
(СтатусАккредитации = "Активна") Тогда
// Запуск обработки
КонецЕсли;
Способ 2. Подписка на событие "ПриЗапускеСистемы"
Если не хочется зависеть от регламентных заданий, можно проверять сроки при каждом входе в систему.
3. Обработка событий: уведомления и перепроверка
Когда детектор находит контрагента с истекающим сроком, нужно:
1. Уведомить ответственных.
2. Запустить процесс переоформления.
3.1. Рассылка уведомлений
В 1С:Документооборот можно использовать:
Пример кода для отправки email:
// Получаем данные контрагента
Контрагент = Справочники.Контрагенты.НайтиПоКоду(КодКонтрагента);
EmailОтветственного = Контрагент.Ответственный.ЭлектроннаяПочта;
// Формируем письмо
Тема = "Срок аккредитации истекает: " + Контрагент.Наименование;
Текст = "У контрагента " + Контрагент.Наименование +
" заканчивается аккредитация " + Формат(Контрагент.ДатаОкончанияАккредитации, "ДФ=dd.MM.yyyy") +
". Необходимо проверить документы!";
// Отправляем
Почта = Новый ПочтовоеСообщение;
Почта.Тема = Тема;
Почта.Текст = Текст;
Почта.Адресат = EmailОтветственного;
Почта.Отправить();
3.2. Запуск процесса перепроверки
Можно автоматически:
✔ Создать задачу в 1С:Документооборот (например, "Проверить аккредитацию ООО Ромашка").
✔ Изменить статус на "В процессе продления".
✔ Сгенерировать проект письма контрагенту (если нужно запросить документы).
Заключение
Автоматизация контроля аккредитации в 1С:Документооборот 3.0 позволяет:
- Исключить человеческий фактор (никто не забудет проверить сроки).
- Снизить риски (избежать работы с неаккредитованными контрагентами).
- Ускорить процессы (уведомления и задачи создаются автоматически).
Эта статья дает базовое описание работ по настройке автоматизированного контроля. В зависимости от версии 1С и индивидуальных настроек базы детали реализации могут отличаться, но общая логика остается неизменной.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!