Неэффективные совещания – распространенная проблема, отнимающая ценное время и ресурсы компании.
Часто это происходит из-за:
- Нечеткой цели: Участники не понимают, зачем они собрались.
- Неподготовленности: Отсутствие предварительного ознакомления с материалами затягивает обсуждение и уводит от основной темы.
- Несвоевременного уведомления: Важные участники могут не присутствовать из-за поздней рассылки приглашений.
- Неправильного состава: Приглашены люди, чье участие не является необходимым, что снижает продуктивность.
- Неэффективного управления временем: Участники устают и теряют концентрацию.
- Отсутствия конкретных решений: Обсуждение оказывается бесполезным, не приводя к результатам.
Автоматизация процесса организации совещаний позволяет решить ряд вопросов, рассмотренных выше, минимизировать время подготовки к совещанию и риск ошибок, связанных с человеческим фактором (например, двойное бронирование помещения или неправильная рассылка приглашений), тем самым повысив эффективность и прозрачность работы.
И так, какие задачи можно автоматизировать?
1С:Документооборот предоставляет широкие возможности для автоматизации различных этапов проведения совещаний:
Планирование и организация:
На первых этапах создания совещания происходит:
- автоматическая проверка переговорных комнат на доступность и их бронирование;
- автоматическая проверка календаря участников, при их добавлении к мероприятию;
- автоматическая рассылка приглашений и добавление записи мероприятия в календарь участника;
- формирование и утверждение программы мероприятия.
Проведение совещания:
- ведение протокола совещания в электронном виде, на основании программы мероприятия, с возможностью фиксации решений, ответственных лиц и сроков исполнения;
- интеграция с системами видеоконференцсвязи для проведения онлайн-совещаний;
- возможность голосования по вопросам повестки дня прямо в системе.
После совещания:
- автоматическая рассылка протокола совещания участникам;
- постановка задач на основе принятых решений и отслеживание их исполнения;
- формирование отчетов о проведенных совещаниях и принятых решениях.
Все данные о совещаниях, обсуждения, ход обработки, принятые решения хранятся в единой системе и доступны участникам, что обеспечивает прозрачность мероприятий, повышает эффективность работы и ответственность.
Настройка мероприятия «Совещание компании» в 1С:Документообороте
Для начала, в настройках программы необходимо установить флажок «Мероприятия».
Для подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний в «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрен справочник Мероприятия.
Находится он в разделе «Совместная работа»
Справочник «Мои мероприятия» предусмотрен для того, чтобы отражать мероприятия, в которых участвует текущий пользователь.
Состояния мероприятий отображаются цветом:
- зеленый – в стадии подготовки;
- красный – мероприятия в стадии подготовки, дата начала которых уже прошла;
- без выделения цвета – проведенные;
- серый – отмененные.
Перед тем, как создавать мероприятия, нужно настроить вид мероприятия. Для этого перейдем в раздел «НСИ» – «Виды мероприятий» – «Создать».
Заполняем заголовок вида мероприятия.
Для того, чтобы был быстрый доступ к совещанию с начальной страницы, настроим реестр.
Если вид мероприятия предполагает принятие и фиксацию решений, выберите «Протокольное мероприятие».
Автоматически, доступ к мероприятию формируется по участникам. Если необходимо, изменять доступ к мероприятию, чтобы его мог просматривать сотрудник, который не принимал участия, то выбираем «Разрешить изменение списков доступа вручную».
Далее настроим обработку совещания.
Далее выбираем необходимые действия для обработки мероприятия.
«Утвердить программу мероприятия» – утверждает председатель мероприятия;
«Провести мероприятия» – исполнителем может быть организатор мероприятия;
«Подготовить протокол» – секретарь мероприятия;
«Согласовать протокол» – все участники мероприятия;
«Утвердить протокол» – председатель мероприятия;
«Исполнить протокол» – исполнители, если решения в протоколе нуждаются в исполнении.
При необходимости создайте свои задачи с описанием действий
После настройки действий, переходим к правилам обработки
Выбираем каждое действие правила, указываем пользователя/роль, которые будут выполнять действие и срок, в который нужно это действие выполнить.
Наконец, настройте схему обработки, добавляя или меняя элементы по мере необходимости.
На этом настройка мероприятия завершена.
Для того, чтобы понять эффективность и прозрачность проведения мероприятий в 1С Документооборот, рассмотрим мероприятие, которые уже существует в базе «Подведение итогов работы секретариата»
На вкладке «Обзор» представлена краткая информация о совещании, а также все файлы, которые были приложены к мероприятию.
На вкладке реквизиты представлена информацию о проведении, состоянии мероприятия, организаторе, а также указаны время, дата и место.
Следующие вкладки, показывают:
- участников мероприятия, отсутствия или отклонения приглашения участников, председатель, секретарь;
- подробную информацию о программе: статус, длительность, принятие решения;
- информацию об обработке мероприятия;
- информацию по протоколу мероприятия: что решили, кто исполнители, статус исполнения, сроки исполнения, состояние протокола;
- информацию о том, кому доступно мероприятие.
В заключение, автоматизация совещаний в 1С:Документообороте позволяет значительно повысить их эффективность, обеспечить прозрачность и контроль, сократить временные затраты. В следующей статье мы рассмотрим процесс создания совещания, программы, приглашения участников, протокола, а также использование сервера Таймлист.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.