Конфигурация 1С:Документооборот 3.0 имеет обширный инструментарий для управления документами и организацией бизнес-процессов. Система позволяет эффективно маршрутизировать документы, настраивать роли и назначать права пользователям, разрабатывать шаблоны документов и решать множество других задач. В данной статье мы рассмотрим более подробно роли пользователей в системе, а именно роли «Помощник» и «Замещающий», используемых в процессе делегирования прав.
На первый взгляд эти роли могут показаться похожими, но это совсем не так. Они имеют различное назначение, набор прав и функциональные возможности. Рассмотрим различия более подробно.
Замещающий — это сотрудник, который временно исполняет должностные обязанности отсутствующего коллеги, принимая решения и выполняя необходимые действия за него.
Когда основной сотрудник отправляется в отпуск, заболел или отсутствует по другим причинам, его задачи и полномочия передаются замещающему лицу. Процедура делегирования полномочий позволяет передать часть или все права и обязанности одного сотрудника другому.
При выполнении такой задачи в карточке и истории выполнения фиксируется, что задача была направлена исполнителю, однако фактически выполнена заместителем данного сотрудника.
Замещающие настраиваются администратором или самим сотрудником (если это предусмотрено его ролью), а объем полномочий определяется в настройках замещения.
Для назначения замещающего лица в информационной системе в разделе «Совместная работа» нажимаем на кнопку «Создать» - «Замещающего».
В открытом окне выбираем нужного нам сотрудника в строке «Замещающий».
Далее указываем, на какой период будет назначено замещение. Если не указывать дату окончания, то сотрудник будет замещать отсутствующего бессрочно. Указываем, какие функции будет выполнять замещающий. В нижнем поле комментария указываем номер доверенности, приказа или любую другую информацию.
После заполнения необходимых полей нажимаем на кнопку «Записать и закрыть». Назначение замещающего закончено.
Так как все данные и настройки пользователей в конфигурации 1С:Документооборот 3.0 хранятся в карточке сотрудника в 1С, настройки заместителей и помощников также удобно создавать из карточки сотрудника на закладке «Замещающие и помощники».
Здесь же будет отображен список всех сотрудников, выполняющих функции заместителей и помощников конкретного работника.
Помощник — это сотрудник, уполномоченный выполнять отдельные функции руководителя, чьим помощником он является, как в присутствии, так и в его отсутствие. Круг обязанностей помощника устанавливается внутренними регламентами и должностными инструкциями. Объем задач помощника так же определяется в настройках программы.
При выполнении задачи помощником в карточке и истории выполнения отмечается, что задача в системе была исполнена помощником за основного сотрудника-исполнителя.
Для назначения помощника в информационной системе в разделе «Совместная работа» нажимаем на кнопку «Создать» - «Помощника».
Настройка полей карточки помощника аналогична настройке полей карточки замещающего.
Принципиальное отличие помощника от замещающего заключается в следующем: замещающий самостоятельно принимает решения по задачам и исполняет их за временно отсутствующего сотрудника согласно делегированным полномочиям. Помощник же, наоборот, лишь выполняет сделанные ему указания в системе.
Тем не менее, обе роли обеспечивают непрерывность рабочих процессов, позволяя выполнять действия и принимать решения, которые иначе остались бы незавершенными, что важно для своевременного рассмотрения документов и выполнения задач.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!