Эскалация задач в 1С:Документообороте

Из предыдущей статьи про возможности программы 1С:Документооборот Вы узнали про процессы. А процессы рождают задачи: задачи согласования, исполнения, утверждения, ознакомления… Данный механизм, несомненно, автоматизирует совместную работу пользователей, однако среди всех поступивших задач встречаютсятакие, которые являются некритическими и, бывает, отвлекают сотрудника от основной деятельности. К примеру, задача ознакомления или задача приглашения на мероприятие. Было бы замечательно, если бы такие задачи, не влияющие на выполнение процесса, завершались автоматически.

Автоматическое перенаправление задач также было бы полезно в некоторых случаях. К примеру, в силу загруженности сотрудник не успевает выполнить задачу в срок или он вовсе отсутствует. Задача висит, процесс встал, сроки срываются. Было бы замечательно, если бы просроченные задачи перенаправлялись руководителю сотрудника для решения их дальнейшей судьбы.

Благодаря механизму эскалации задач в программе 1С:Документооборот всё это возможно. Эскалация представляет собой автоматическое выполнение задачи или её перенаправление другому исполнителю при наступлении определённых событий. Настроить условия может администратор в рамках возможностей механизма.

Возможности эскалации

К возможностям эскалации относятся:

• автоматическое перенаправление задачи на пользователя, роль, а также автоподстановку, например, непосредственного руководителя исполнителя;

• автоматическое выполнение задачи с положительным либо отрицательным результатом.

Чтобы правило эскалации сработало, должно выполниться одно из условий:

• исполнение задачи просрочено на заданное пользователем время;

• до завершения срока задачи осталось заданное время;

• задача была не выполнена за заданное время.

Последние два условия позволяют выполнить или перенаправить задачу, не допустив истечения её срока. Первое условие «будут просрочены через» считает, сколько осталось до того, как задача станет просроченной. Второе же условие «не выполнены за» акцентирует внимание на том, сколько задача уже выполняется.

Следует учесть, что минимальный срок равен 1 часу.

Настройка правил эскалации

Пользователь может настроить правило эскалации как для шаблона любого процесса, так и для процесса, у которого нет шаблона. В последнем случае правило будет срабатывать для всех процессов данного типа.

Также настроить правило эскалации возможно прямо из карточки шаблона процесса.После перехода по гиперссылке откроется список, в который пользователь может добавить новое правило или выбрать из существующих.

Эскалация подстраивается под выбранную точку маршрута, которая соответствует отдельной задаче. К примеру, точка маршрута Пригласить в элементарном процессе приглашения на мероприятия. В комплексном же процессе можно отмечать точки маршрута отдельного этапа.

Дополнительные условия

Правило эскалации не ограничивается вышеперечисленными настройками. Для более гибкого использования механизм эскалации предлагает добавление дополнительных условий, список которых включает в себя указание служебного положения автора задачи, важность задачи, проект, рабочую группу, а также произвольное условие, заданное либо с помощью конструктора, либо с помощью встроенного языка. Весь список условий представлен на рисунке ниже.

После настроек

Созданному правилу задаётся приоритет. Это означает, что если наступившее событие соответствует сразу нескольким правилам, то первым выполнится то, которое имеет более высокий приоритет.

А как узнать, выполняется ли правило вообще? Все эскалированные задачи отмечаются комментарием о том, что действие было выполнено автоматически. Кроме того, в карточке правила предусмотрена история срабатывания, по которой можно построить такие отчёты, как «Воронка эскалации», «Сводка эскалации задач по правилам» и «Сводка эскалации задач по сотрудникам».

Ошибки

Однако есть случаи, когда верно настроенное правило не выполняется по задаче, хотя все условия совпадают. Что было сделано не так? Рассмотрим распространённые ошибки:

• во-первых, следует учесть, что новое правило эскалации не применится к уже запущенным процессам;

• во-вторых, задача, у которой не указан срок исполнения, также не попадёт под правило, поскольку механизм не найдёт «точку отсчёта».

Вывод

Таким образом, механизм эскалации задач позволит оптимизировать бизнес-процессы, завершив или перенаправив задачи другому исполнителю без вашего непосредственного участия. Минимизация затрат времени на разбор задач и исключение человеческого факторы будут обеспечены.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программы «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылкеhttp://edo.1c-br.ru/или по телефону+7(3532)45-01-70