Как держать под контролем сроки продаж с помощью 1С:CRM

Случалось ли Вам сталкиваться с ситуациями, когда менеджер настолько затянул со сроками своих работ, что клиент отказался от сделки или покупки? Если да, то эта статья определенно для Вас!

По мере роста компании, стремительно растет объем работы у каждого менеджера, и рано или поздно он начинает терять контроль над процессами, за которые отвечает.

Представьте себе ситуацию, когда менеджер, заваленный работой, начинает невольно переносить дела, которые он физически не успевает, тем самым растягивая срок продажи.

Руководство уверенно, что весь цикл по регламенту должен занимать не более одной недели. Но раз за разом, начинают поступать жалобы, от клиентов, которые твердят, что раньше вы работали быстрее и качественнее. Становится страшно?

Спасением от таких ситуаций станет CRM решение на базе 1С. Начиная с релиза 3.0.22 в программе появилась возможность контролировать эти параметры. Новые возможности позволят Вам задать в программе ожидаемый руководством срок продажи как по всему циклу, так и по каждому этапу воронки продаж (Вы ведь используете воронку продаж?).

После перемещения сделки на определенный этап, программа начинает отсчет времени и фиксирует результат. Анализируя полученную информацию, можно делать правильные выводы для выбора пути развития и принятия решений.

И если Вы считаете, что для настройки этого функционала необходимо потратить много времени, то сильно ошибаетесь.

Все, что необходимо сделать -это установить ожидаемый срок нахождения на этапе в настройке воронки продаж. В программе это выглядит так:

При вводе ожидаемого срока для каждого этапа программа путем суммирования посчитает, какое количество дней необходимо менеджеру от момента принятия заявки до успешного завершения сделки.

При этом, можно поступать от обратного: имея четкое представление о общем необходимом сроке завершения, можно разделить его на этапы и строго ограничить время, которое можно потратить на этап.

Для того, чтобы в реальном времени отслеживать количество дней сделки без движения, есть несколько вариантов как для самоконтроля менеджера, так и для руководителя, для контроля над ситуацией своего подразделения.

Поскольку наглядность процесса является основополагающим принципом Канбан доски, логично было добавить численное представление срока именно туда. Теперь для каждой сделки, представленной в Канбан доске на рабочем месте менеджера "Мои продажи", отображается срок нахождения на этапе. При этом используется удобный формат цветовой индикации, представленной по типу "Светофор", который широко применяется в 1С:CRM.

"Светофор" позволяет наглядно отобразить, в допустимых ли временных рамках находится сделка: если цвет зеленый - допустимое время не превышено, если желтый - этап необходимо закончить сегодня, если красный - оглянись, возможно руководство у тебя за спиной, ведь срок выполнения превышен.

В этом примере Интерес (сделка) на этапе Подготовка предложения уже 21 день, поэтому надписи выделены красным цветом:

Для того что бы менеджер знал, какое время отведено на завершение сделки, в документе Интерес добавлено динамическое поле: ожидаемая дата продажи. Изначально дата устанавливается исходя из суммарного значения, установленного в настройках воронки.

Поскольку продажа может продвигаться быстрее или медленнее запланированных сроков, кнопка "Пересчитать ожидаемую дату продажи" позволяет изменить дату исходя из текущего на данный момент этапа продажи. Причем при необходимости, 1С:CRM используя типовые настройки триггера, может пересчитывать дату после каждой смены этапа.

Но у руководства нет времени, чтобы рассматривать каждый документ и рабочее место менеджера в отдельности. Используя механизм отчетности и обширного функционала их настроек, руководитель может отслеживать различные параметры из одного лишь отчета: "Контроль руководителя - интересы клиентов".

Используя "Светофор", можно быстро определить превышение допустимых сроков тем или иным менеджером. При этом, есть возможность оперативно из данного отчета попасть в документ Интерес, и провести анализ причины застревания сделки, посмотрев историю взаимодействий, которая хранится по каждому Интересу.

Например, из представленного выше скриншота видно, что помимо превышения срока, было так же пропущено запланированное взаимодействие, а это значит, что менеджер не просто не успевает завершить этап, но и забыл позвонить клиенту, и необходимо определить, не превышена ли нагрузка на сотрудника или его продуктивность оставляет желать лучшего.

Но контролем текущего состояния, данный отчет не ограничивается. Используя возможность расширенных настроек, отчет можно превратить в монитор сделок, подходящих к завершению, чтобы понимать, к примеру, какую выручку мы можем получить в ближайшее время.

Знакомы ли Вы с принципом Парето? Его формулировка звучит следующим образом: "20% прилагаемых нами усилий обеспечивают 80% результата и, следовательно, всего лишь 20% результата дают 80% усилий". Данное правило применимо к любой сфере деятельности в том числе и к продажам.

Среди большого числа менеджеров, бывает трудно отсеять неэффективных, если показатели продаж среди них не сильно отличается. В такой ситуации, к делу можно подойти с другой стороны и задаться вопросом: кто из них работает наиболее медленно?

Ответить на этот вопрос можно используя уже знакомый нам отчет, который настроен на сортировку всех сделок от наиболее просроченной к актуальной.

И последним представленным, из множества возможных, будет вариант, позволяющий контролировать, какие Интересы клиентов все же были просрочены. Для этого необходимо установить запрет редактирования ожидаемой даты продажи, и в настройках отчета, используя условное оформление, сравнить ожидаемую дату продажи с текущей, и выделить необходимое поле броским цветом.

Конечно, представленная в данной статье аналитическая информация не ограничена реальными возможностями. И помимо типовых настроек и отчетов в программе всегда есть возможность на основе имеющегося функционала и с помощью опытной команды программистов получить неограниченное количество данных.

Так, например, полезным будет информация о времени, которое каждый менеджер в среднем тратит на прохождение этапа, и представить данную информацию в виде графика, или использовать как рейтинг среди менеджеров.

Используя полученную информацию, можно определить множество вариантов решения проблем: от определения текущей нагрузки менеджеров и их эффективности, до определения корректности бизнес-процесса продаж.

                                                                                  Хотите узнать больше об 1С:CRM?

Запишитесь на бесплатную демонстрацию программы на нашем сайте

   http://crm.b-rs.ru/