В 1С: Документооборот, как и в любой другой системе хранения документов, важно поддерживать порядок. Создание видов документов, распределение документов по тематикам, использование фильтров для поиска документов – все это помогает нам в поиске и хранения документов, но не всегда полностью решает проблему.
Предположим, что у нас большая папка с различными документами. Нам необходимо найти не исполненные договоры с контрагентом, где сумма договора больше 500 000р и при этом имеют ключевые слова «Закупка мебели» или «Закупка канцтоваров».
Достаточно трудно найти необходимые документы, которые удовлетворяют такому набору критериев.
Именно для этого существует категоризация документов.
Это процесс автоматического или ручного распределения документов по заранее определённым общим признакам документов, которые включаются в одну группу – категорию. При этом один документ может относиться к нескольким категориям, а осуществлять просмотр данных можно как в разрезе одной категории, так и в разрезе нескольких категорий.
Тогда, для решения поставленной выше задачи, мы можем создать категорию, допустим, «Крупные закупки»:
Пользователь, который создал для себя такую категорию, будет видеть все договоры с суммой больше 500 000р по закупке, которые еще не исполнены.
Категоризация документов используется в разных областях и решает разные задачи.
Приведу еще несколько примеров.
Управление финансовыми документами
Категория: «Счета-фактуры»
Описание: Все входящие и исходящие счета-фактуры автоматически классифицируются в эту категорию. Это позволяет бухгалтерии легко отслеживать поступления и оплаты товаров и услуг.
Применение:
- бухгалтерия видит полный список всех счетов-фактур, поступивших за месяц;
- можно быстро найти документы, относящиеся к конкретному контрагенту или договору;
- настроены автоматические уведомления, когда счет-фактура поступает и требует обработки.
Организация кадрового документооборота
Категория: «Трудовые договоры»
Описание: Все новые трудовые договоры попадают в эту категорию сразу после подписания. Это помогает отделу кадров оперативно получать данные о новых сотрудниках и контролировать процесс оформления.
Примечание:
- при увольнении сотрудника HR-менеджеры могут легко найти трудовой договор, чтобы сверить условия расторжения;
- категория используется для подготовки отчетности по численности персонала;
- доступ к этой категории ограничен для защиты персональных данных сотрудников.
Архивирование и хранение документации
Категория: «Закрытые проекты»
Описание: Когда проект завершен, все связанные с ним документы (акты сдачи-приемки, счета-фактуры, технические задания) переносятся в данную категорию для долгосрочного хранения.
Примечание:
- архивные документы остаются доступными для просмотра, но исключаются из текущих рабочих процессов;
- это снижает нагрузку на оперативную базу данных и упрощает доступ к историческим данным.
Документирование претензий клиентов
Категория: «Претензии»
Описание: Все жалобы, претензии и рекламации от клиентов фиксируются в отдельной категории для дальнейшего рассмотрения службой качества.
Примечание:
- служба поддержки получает мгновенное уведомление о новой претензии;
- отслеживается ход разрешения проблемных ситуаций и их закрытие;
- анализ частоты возникновения претензий для улучшения клиентского сервиса.
Регулирование внутреннего документооборота
Категория: «Приказы руководства»
Описание: Приказы и распоряжения, изданные руководством компании, систематизируются в данной категории.
Примечание:
- уведомления о выходе новых приказов поступают заинтересованным сотрудникам;
- хранение истории приказов для быстрого доступа к актуальной версии;
- организация работы с исполнителями по выполнению распоряжений.
Взаимодействие с государственными органами
Категория: «Государственная отчетность»
Описание: Документы, связанные с подготовкой и сдачей отчетности в государственные органы (налоговая декларация, статистическая отчетность), находятся в этой категории.
Примечание:
- обеспечение своевременной подачи отчетов благодаря системе напоминаний.
- сбор необходимых документов для формирования отчетов в одном месте.
- удобный контроль сроков сдачи отчетов.
Эти примеры демонстрируют, как категории в 1С:Документооборот могут использоваться для решения различных практических задач, а также для повышения эффективности и оптимизации различных аспектов работы компании, начиная от управления проектами и заканчивая взаимодействием с внешними организациями.
Категории могут быть:
Общие – доступные для всех;
Личные – доступные только тем пользователям, которые их создал.
Далее рассмотрим, как настроить категоризацию документов в 1С: Документооборот.
Для управления категоризацией в программе предусмотрены следующие настройки:
- Категории для документов и файлов – определяет видимость всех отчетов, окон и элементов управления, связанных с категориями данных;
- Автоматическая категоризация – определяет, использовать правила автоматического назначения категорий документам и файлам или нет;
- Проверка категорий документов и файлов – определяет, включена функция проверки правильности назначения категорий или нет.
Для того, чтобы подключить нужный вариант, зайдем в Настройки – Настройки программы – Документы.
Для дальнейшей настройки категории необходимо зайти в раздел «НСИ» и выбрать справочник «Категории».
Здесь отображаются все категории. Голубым цветом выделены персональные категории. Черным – общие категории.
Для того, чтобы пользователь мог создавать для себя категории, Администратору системы необходимо создать личную категорию для пользователя.
Для этого нажимаем создать
Указываем название, автора
Пункт «Входит в категорию» – выбираем из имеющихся категорий или создаем новую
Личная категория будет доступно только определенному пользователю.
Аналогично создаем общую категорию. Здесь не ставим галку личная категория.
Для просмотра данных в разрезе категорий достаточно установить отбор по одной или нескольким категориям и перейти на нужную закладку с данными.
При указании нескольких категорий отбора возможно два варианта отображения результатов:
- Показывать объекты, имеющие хотя бы одну из выбранных категорий. Например, если выбраны категории Служебные записки и Важные, то в списке файлов будут присутствовать все служебные записки и все документы с категорией Важные.
- Показывать объекты, имеющие одновременно все выбранные. Например, если выбраны категории Служебные записки и Важные, то в списке файлов будут присутствовать все служебные записки, которым присвоена категория Важные.
Категорию в системе можно присвоить как вручную, так и автоматически.
Для того чтобы вручную определить категорию документа, заходим в список документов, кликаем правой кнопкой мыши, нажимаем установить категорию, выбираем нужную категорию
Теперь рассмотрим автоматическую категоризацию. Для этого нужно настроить правила категоризации.
Заходим в раздел НСИ и выбираем Правила категоризации
Создаем правило категории, указываем название, выбираем категорию, данные, которым будет присвоена категория, в нашем случае Документы.
Далее нужно выбрать условия, по которым программа будет присваивать категорию документов. Здесь есть 2 способа установки условия: по ключевым словам или выражение на встроенном языке.
Если выбираем ключевые слова и каждое ключевое слово вводим на новой строке (разделены клавишей Enter), то правило будет выполнять поиск по объектам для каждой из этих подстрок. Если в объекте найдена хотя бы одна из подстрок, считается, что условие выполнено.
Если необходимо применить категорию ко всем документам, в которых встречаются слова «Переписка» и «Договор», то условие необходимо задать следующим способом:
Предположим, перед нами стоит задача: Если сумма по договору превышает 1 000 000 рублей, тогда таким договорам автоматически устанавливать категорию Важно.
Тогда условие по ключевым словам нам не подходит.
Необходимо выбрать и написать выражения на встроенном языке.
В выражении может присутствовать переменная Источник, обозначающая ссылку на проверяемый объект и в выражении обязательно должно присваиваться значение булевой переменной Результат. Это значение принимается за результат проверки правила.
После того, как правила записаны и сохранены, можно проверить его работу
Для этого выбираем документ и нажимаем «Проверить правило на объекте». Далее программа выводит результат проверки, а также подходит правило для данного документа или нет.
В программе существует регламентное задание Автоматическая категоризация данных, которое периодически выполняет все включенные правила автоприсвоения категорий. Если какое-либо правило автоматической категоризации было изменено, то оно будет заново применено ко всем документам и файлам информационной базы в рамках выполнения этого регламентного задания.
Таким образом, категоризация документов в 1С:Документооборот – это необходимый инструмент для любой компании, стремящейся к эффективной организации документооборота. Он помогает компаниям упорядочить свои документы и сэкономить время.
Категоризация позволяет быстро находить нужные документы, удобно организовывать информацию, повысить эффективность работы сотрудников и обеспечить прозрачность документооборота. Настройка категорий, автоматическая категоризация и проверка категорий – это мощные функции, которые позволяют адаптировать систему под конкретные потребностикаждой компании.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.