Документооборот является неотъемлемой частью функционирования любой организации. Чтобы упорядочить работу с документами, их разделяют на отдельные документопотоки. Система организационно-распорядительных документов включает три ключевых потока документов:
- Входящая документация;
- Исходящая документация;
- Внутренняя документация.
Любые входящие документы — будь то электронные версии или традиционные бумажные документы — аккумулируются в едином информационном хранилище организации и требуют обязательной обработки, оценки, классификации и регистрации, а затем передачи соответствующему сотруднику или отделу для принятия решения, ответа или дальнейшей обработки. Независимо от объема входящей корреспонденции — даже если это небольшая нагрузка, обработка которой возможна силами одного специалиста, или же значительный поток входящих документов, нуждающийся в перераспределении между сотрудниками согласно характеристикам конкретного документа, важно применение автоматической маршрутизации документов, обеспечивающей четкость и оперативность внутренних бизнес-процессов.
К входящим документам относятся документы, поступившие в организацию извне. Среди них могут быть письма, сообщения, факсы, договоры, отчёты, заявки, протоколы и прочие документы, отправленные в адрес организации клиентами, партнерами, поставщиками или государственными органами.
При рассмотрении жизненного цикла (маршрутизации) входящих документов выделяют следующие операции:
- Доставка (прием) документов
- Первичная обработка
- Регистрация
- Предварительное рассмотрение
- Передача руководству или непосредственно в подразделение
- Рассмотрение документа
- Исполнение документа
- Хранение
Система 1С:Документооборот охватывает полный жизненный цикл входящего документа — от момента поступления до организации его хранения. Рассмотрим подробно каждый этап этого процесса.
Доставка (прием) документа.
Прохождение этого этапа зависит от вида носителя документа. Документы на бумажном носителе (письма, бандероли, пакеты, телеграммы, печатные издания) могут поступать через отделения связи, службы доставки, курьером организации или передаваться через другое лицо, например, на встрече.
Документы на безбумажном носителе (факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные копии бумажных документов) поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи, через электронную почту или оператора электронного документооборота.
В 1С:Документооборот встроен модуль 1С:ЭДО, позволяющий централизованно получать документы через различных операторов электронного документооборота. В интерфейсе программы 1С:Документооборот доступна возможность отправки и получения электронных документов через операторов ЭДО. Документ поступает непосредственно в систему.
Первичная обработка.
При поступлении документов на бумажном носителе выполняется оценка целостности упаковки и проверяется правильность адресования (документы, отправленные по ошибочному адресу, возвращаются), производится вскрытие упаковок и конвертов, исключая пакеты с надписью «Лично», проводится проверка комплектности документа, подсчитывается количество листов и экземпляров.
Для документов, переданных электронным способом, первичная обработка заключается в проверке достоверности электронной подписи. Это можно сделать непосредственно в программе 1С:Документооборот.
Регинстрация.
На данном этапе важно отметить, что не вся входящая документация подлежит обязательной регистрации. Перечень исключений должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации. К числу таких документов относят, например, первичные бухгалтерские документы, которые могут фиксироваться в отдельном реестре поступления документов, однако не подлежат включению в общий поток входящей документации.
Суть регистрации заключается в присвоении документу регистрационного номера и фиксации сведений о нем в учетной регистрационной форме.
В программе 1С:Документооборот такая форма представлена в виде карточки документа.
При создании входящего документа в системе 1С:Документооборот формируется карточка документа по заранее заданному шаблону. Шаблоны различаются в зависимости от вида или тематики входящего документа
Карточка содержит большое количество информации, но при этом заполнять ее легко и быстро благодаря тому, что часть полей автоматически подтягивается из существующих справочников, некоторые значения связаны, например, с календарем, отдельные поля заполняются системой автоматически.
Карточка включает полную информацию о самом документе, местонахождении оригинала, а также связи с другими документами или объектами системы. А раздел «Обработка» позволяет отслеживать полный маршрут движения документа внутри организации.
Также стоит подчеркнуть, что в системе 1С:Документооборот обращения граждан выделены в отдельный вид документов, обладающих специфическими полями, характерными именно для данного вида документов. После завершения обработки таких обращений в системе формируется отчет, который впоследствии экспортируется в систему ССТУ.
Регистрация документа осуществляется непосредственно в системе 1С:Документооборот. Все зарегистрированные входящие документы в дальнейшем отображаются в реестре «Входящие документы».
При настройке шаблона входящего документа указывается признак, определяющий данный вид документов как входящую корреспонденцию. Это влечет за собой формирование определенного набора полей в карточке документа. Дополнительно можно включить опции, такие как:
- Учет по организации;
- Учет по тематике;
- Срок исполнения документа;
- Важность;
- Контроль наличия оригинала;
- Отметка о наличии скан-копии оригинала, если документ поступил на бумажном носителе.
Если выбрать «Использовать важность», то в карточке документа можно задать важность входящему документа как высокая, нормальная или низкая важность. Этот параметр будет отражаться не только в карточке документа, но и в задачах по этому документу.
Во вкладке «Обзор» карточки документа прикрепляются файлы документа. Эти файлы могут быть систематизированы. Это может быть основной файл, приложение к документу или сопроводительные (вспомогательные) файлы.
В результате регистрации документу присваивается регистрационный номер. Формат этого номера предопределен. При первоначальной настройке системы можно определить структуру номера следующим образом:
- Простой последовательный порядковый номер в пределах одного года;
- Расширенный формат, включающий, например, индекс вида документа или код подразделения.
Предварительное рассмотрение.
Данный этап является ключевым принципом эффективного документооборота. Ответственный сотрудник проводит предварительное рассмотрение каждого документа, исходя из следующего подхода:
- Документы, адресованные непосредственно сотрудникам подразделений или конкретным исполнителям, сразу направляются соответствующим адресатам без дополнительного рассмотрения;
- Предварительно рассматриваются лишь те документы, которые адресованы руководству или всей организации в целом. Основная цель этого этапа — выделение наиболее важных документов, которые обязательно должны попасть на стол руководителя, а остальные распределить среди соответствующих сотрудников-исполнителей.
Оптимальным считается распределение документов таким образом, чтобы руководитель рассматривал не более 30% от общего числа поступивших документов, а оставшиеся 70% распределялись бы среди специалистов-исполнителей. Для достижения такого распределения рекомендуется разработать матрицу согласования документов, которая станет основой проектирования маршрутов движения документов в системе 1С:Документооборот.
Таким образом, при соответствующей настройке системы, документы по определенным тематикам автоматически перенаправляются ответственным исполнителям, минуя руководство организации.
Передача документа руководителю или исполнителю.
На данном этапе жизненного цикла входящего документа осуществляется передача документа руководителю или непосредственно в структурные подразделения. Если документ представлен на бумажном носителе, то при регистрации одновременно производится его сканирование. Электронная копия (скан-образ) документа сохраняется в системе, а бумажный экземпляр после регистрации помещается в соответствующее дело. Далее движение бумажного документа должно быть прекращено, дальнейшая работа с ним ведется исключительно в электронном виде в системе 1С:Документооборот.
Однако существуют исключения: некоторые типы документов могут оставаться на бумажном носителе и требовать дальнейшей физической передачи. Примером являются судебные бумаги, исполнительные листы, объемные документы в сброшюрованном виде или материалы, где требуется предоставление подлинника. Факт передачи таких документов отражается в соответствующем реестре.
В ситуация когда все таки необходимо передавать документы на бумажном носителе, но с другой стороны быстро находить карточку этого документа в системе 1С:Документооборот, следует использовать такое решение как - штрихкодирование.
При регистрации документа создается специальный штрих-код, который наносится прямо на бумагу (при помощи печати) или наклеивается на поверхность документа. Чтобы обрабатывать такие документы, необходим считыватель штрих-кодов, позволяющий мгновенно получать доступ к данным документа в информационной системе.
Штрихкодирование особенно полезно при массовом (потоковом) сканировании множества различных документов. Система автоматически распознает штрих-коды и связывает электронные образы документов с соответствующими цифровыми карточками в 1С:Документообороте.
Рассмотрение документа.
На данном этапе жизненного цикла документ направляется на ознакомление или принятие решения руководителю организации или структурного подразделения. Руководитель изучает содержание документа и принимает решение о дальнейших действиях. Принятое решение оформляется в виде резолюции — официального распоряжения относительно последующих действий. Резолюция записывается в соответствующую графу электронного документа и хранится вместе с исходником.
На основании резолюции руководителя создаются конкретные задания (поручения) для исполнителей.
Исполнение.
Задача, сформированная на основе поручения, отображается в рабочем интерфейсе сотрудника-исполнителя в системе 1С:Документооборот.
Сотрудник получает уведомление о новой задаче, видит необходимую информацию и приступает к выполнению порученных мероприятий. Каждый этап выполнения поручения фиксируется в системе, обеспечивая прозрачность процесса контроля над исполнением документа.
Далее входящие документы сохраняются непосредственно в системе 1С:Документооборот. Впоследствии они отображаются в реестре «Входящие документы».
В справочнике «Документы» предприятия можно задать разные фильтры, по которым будет производиться отбор документов, в том числе по виду документа.
Еще один способ, который предлагает программа 1С:Документооборот — это расширенный поиск, который позволяет осуществлять поиск по любым реквизитам и задавать условия поиска любой сложности с различными логическими объединениями.
Использование системы 1С:Документооборот, помогает оптимизировать работу с входящими документами, сокращая временные затраты и повышая общую производительность труда сотрудников.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.