Настройки прав доступа в 1С:Документооборот 3.0

Возможность настраивать и изменять права в 1С «Документооборот» имеет администратор или пользователь с соответствующей ролью.

Можно выделить два вида настроек прав: 

1. Настройки, ограничивающие грифы, рабочие группы и полномочия. 
2. Настройки, расширяющие права руководителей и делегирующие права. 

Доступ к правам документа автоматически получит тот сотрудник, кто связан с документом. Настраивать доступ в версии 3.0 не требуется. 

Для начала работы по настройке и ограничению прав доступа в программе, следует установить галку «Ограничивать права доступа», для этого необходимо перейти в «Настройка» - «Настройка программы» - «Права доступа»

После чего необходимо запустить обновление прав, нажав «да» в появившемся вопросе от программы

Полное обновление прав также можно осуществить и в отложенном режиме, который советуется использовать в работе клиент-серверного варианта, в таком варианте обновление прав не будет создавать помех работе пользователей. То есть, отложенное обновление создаст очередь, в которую будут попадать длительные задания на обновление и их обработка осуществится в фоновом режиме.

Настройка — «Отложенное обновление прав» при расчете прав по дескриптору, обнаружит в очереди дескрипторы того же вида и будет обновлять их права за один вызов. Важно, не забыть скорректировать максимальный размер порции при обработке очереди, по умолчанию выставлено значение — 100.

Полномочия

Полномочия предназначены для создания готовых подборок разрешенных действий (ролей), содержащих права доступа к объектам метаданных.

Работать с ними можно как в заданных настройках, так и изменить для необходимых потребностей.

Типовые полномочия лучше не использовать, так как они часто решают лишь задачи ограничения прав доступа.

Из чего состоит полномочие:

1. Из заданной (разрешенной) роли, которая участвует в этом профиле. Настраиваются и отмечаются галочкой.
2.  Списка, кому они выданы.

Разрешения на создание документов

В программе, по умолчанию, можно создать документ любого вида и разной тематики любому сотруднику организации.

Но система предусматривает и ограничение на создание документов.

Для этого в настройке «кому разрешено», нужно лишь указать пользователя, роль или подразделение, кому разрешено создать документ конкретного вида. Или указать какой тематики документы доступны для создания.

Вкладка «Тематики» укажет разрешения, которые уже имеются в системе.

Не разрешенные для создания документа виды и тематики отобразятся для сотрудника серым цветом, если изменения вводятся вручную.

В шаблонах, недоступные виды и тематики не отображаются.

Локальные администраторы

Документы организации по правам доступа регулируют передачу пользователям прав локального администратора. Эти права, по умолчанию, распространяются на все объекты 1С:Документооборот.

Включить функцию, с назначенными разрезами доступа, можно в разделе —«Настройка» — «Настройка программы» — «Настройка прав доступа» — «Локальные администраторы».

Настройками доступа «Локального администратора» можно управлять, если пройти в раздел «Настройка» в панели навигации

Права на папки

Права на папки настраиваются одинаково для всех объектов системы (файлы, проекты, письма и тд). Карточка папки — команда «Настройка прав».

Таблица прав содержит как пользователей, так и подразделения, группы, проекты и мероприятия,

Разработчики 1С:Документооборот рекомендуют поручать ответственность за папки сотрудникам, которые будут отвечать в них за порядок, изменять и управлять в них правами.

Важно: если пользователь имеет право изменить объект, это не значит, что ему доступно изменять саму папку.

Такую возможность дает только право на «Изменение папок». Права на объект предоставляются пользователю, у которого нет ни одного запрещения, но есть хоть одно разрешение.

Рабочая группа объекта

Узнать список сотрудников, которым разрешен доступ к документу, можно в карточке — вкладка «Доступ»

Когда настраивается вид документа, есть возможность заранее сузить доступ к документу, указав список разрушенных пользователей. А если включить функцию «запретить автоматическое расширение доступа», то доступ ограничиться теми участниками, указанными в шаблоне или пользователями с полными правами

Без дополнительных настроек пользователь может только прочесть текст документа, но установленный флажок «Изменение» расширит его полномочия и даст право на его изменение: закладка «доступ к документу». В карточке документа можно увидеть всех указанных в шаблоне участников процесса, и пользователей из реквизитов карточки.

Такой точный доступ нужен для документов, которые требуют жесткого ограничения, без увеличения рабочей группы.

Автоматическое расширение доступа к связанным объектам

Доступ к документам, связанным между собой, можно настроить с помощью включенной синхронизации. И тогда сотрудник автоматически получает расширенный доступ к связанным объектам.

Синхронизацию доступа можно проводить в виде копирования, когда сотрудники просто переносятся из одного документа в другой. Либо через расширение, когда пользователь из первого документа добавляется к списку другого документа из вкладки «Доступ».

Права на процессы и задачи

Право на задачи и процессы программа определяет автоматически.

Так, на чтение проекта имеет право автор и руководитель и исполнители, но изменить ее может только автор. Исполнители могут только выполнять задачу.

Вкладка «Доступ» определит список сотрудников, подразделений и ролей, с первом просмотра мероприятия и по нет ограничит к нему доступ.

Замещающие и помощники

В системе предусмотрена функция передачи права пользователя от основного сотрудника к «Замещающему» его, с сохранением всех прав и выполнения действий.

У «Помощника» похожий функционал, с сохранением прав, но, что касается задач, то «Помощник» лишь участвует в их рассмотрении и отмечает их выполнение от имени своего руководителя.

Настроить можно в разделе «Совместная работа» — «Замещающие/Помощники».

Как происходит настройка прав.

Заполнение реквизитов:

• В разделе «Сотрудник» указывают пользователя, чьи права передаются или делегируются;
• В разделе «Помощник/Заместитель» указывается сотрудник, который эти права получит;
• Указать полный период времени, на который предоставляются права;
• Указываются функции и область, где эти права будут осуществляться;

Те объекты, на которые предоставляются предоставленные права и являются областью их распространения. Например, документы, отчеты, контроль и тд.

Если возникнет необходимость в добавлении новых данных в делегировании прав, то это возможно, а вот поменять данные уже не получится.

В задачах указываем доступные действия: создание, просмотр и выполнение поручений.

Право предоставления прав на определенную область, осуществляется посредством установления флажка в соответствующих функциях системы.

Чтобы не предоставить все функции без изменений, нужно убрать галочку с «Все функции».

Ограничение прав можно осуществить и по времени, просто указав конкретную дату их окончания.

Настройка доступности по состоянию

Что могут «Настройки доступности по состоянию»:

1. Ограничить доступ на изменение реквизитов, если у пользователя есть на это право;
2. Разграничить доступ к полям карточек документов;
3. Запретить действия в отношении этого документа;

Настройки в программе для ограничения доступа:

Настройки, которые есть в справочнике, определяет доступность полей для каждого типа документа: общие для всех пользователей и для делопроизводителей.

Состояние документа, конкретно виды действий по документу, содержатся в таблице «Доступность полей».

1. Если в ячейке поля установлено значение — «да», то доступ к полю/команде разрешен, если не запрещен для другого состояния.
2. Если значение установлено — «нет», то доступ запрещен, независимо от других состояний документа.
3. Значение «пусто» — говорит, что ячейка не имеет ни запрета, ни разрешения. Участие в вычислении итогового разрешения доступа не принимает.

У документа возможно одновременно несколько состояний. В этом случае, поле карточки документа доступно, при условии имеющегося хотя бы одного разрешения («да») и отсутствия запрета («нет»).

Это значит, что поле доступно хотя бы для одного из состояний документа и ни для одного состояния не отмечено как недоступное.

У Документа, в состоянии «Проект» можно редактировать все поля. Но если документ имеет и другие состояния, то для состояния «Проект» настройки доступности уже не учитываются, потому что в конечном состоянии документа все поля станут доступны.

Эта настройка покажет список тех сотрудников в таблице «Сотрудник», на кого она распространяется.

Причем, это могут быть не только сотрудники, но и группа доступа, роль, подразделение, участники проекта и тд.

То есть, можно устанавливать настройки как для групп, так и для отдельных пользователей.

Произвести привязку настроек к виду документа возможно в закладке «Виды документов».

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.