г. Оренбург, пер. Матросский, д.2, 2 этаж

пн-пт 09:00 - 18:00

Организация работы с заявками на оплату в 1С:Документооборот

 

Заявки на оплату отражают ежедневные расходы компании, и, соответственно, требуют полного контроля и тщательного анализа, чего трудно достичь без средств автоматизации.

Перевод документа в электронный вид обеспечит пользователей такими преимуществами, как оперативная информации о платеже, его инициаторе и процессе согласования, сокращение времени обработки за счёт возможности параллельного согласования, а также исключение рисков потери или дублирования информации по платежу.

Кроме того, некоторые учётные системы 1С поддерживают синхронизацию документов, в том числе заявок на оплату: реквизиты согласованных заявок передаются в платежные поручения, что исключит двойной ввод данных.

Работа пользователя с заявкой на оплату в программе

Плюсы перевода получают не только руководители и бухгалтеры, но и рядовые сотрудники: больше не придётся заполнять бумажные заявки, ходить с ними из одного кабинета в другой, а затем постоянно запрашивать их статус, отвлекая коллег от работы.

С помощью 1С:Документооборота работа с заявками на оплату упрощается до минимума, тем самым сокращается время на их подготовку и отслеживание.

1. Выбрав из списка готовый шаблон документа с предзаполненными реквизитами, пользователю останется внести оставшиеся данные: получателя, срок исполнения заявки, сумму платежа, статью ДДС, а также прикрепить документ-основание.

2. После того, как карточка документа будет готова, программа предложит отправить заявку в обработку. Интерактивный запуск облегчит данную операцию и предотвратит отправку по неверному маршруту или вовсе сохранение документа без обработки. Маршруты заранее настроены, пользователю останется его только стартовать.

3. Процесс согласования/исполнения можно будет отслеживать в карточке документа или получая уведомления о состоянии документа в программе или на почту.

Все действия производятся в одном интуитивно понятном интерфейсе, а значит пользователь не запутается и ничего не упустит.

Настройка

Для организации работы с заявками на оплату в 1С:Документообороте необходимо выполнить следующие действия:

 

1) Создать отдельную папку для данного вида документа.

2) Настроить вид документа.

В программе уже есть признак «Является заявкой на оплату», который по умолчанию добавит все необходимые настройки (учёт суммы, статьи ДДС, сторон документа и срок исполнения). Также данная настройка позволит учитывать связь с авансовыми отчётами.

3) Настроить маршрут обработки.

Стандартный процесс включает в себя согласование и исполнение.

Если согласование проходит несколькими лицами, при этом исполнители независимы друг от друга, то есть смысл настроить параллельное согласование, тем самым ускорив его.

Исполнение же позволит отразить факт оплаты по заявке: бухгалтер будет закрывать задачи после выполнения платежа.

Инициатор заявки по завершению каждого этапа обработки будет получать задачу ознакомления, а значит, он всегда будет знать, в каком состоянии документ.

Бизнес-процесс можно доработать под себя, добавив, к примеру, проверку наличия документов-оснований перед отправкой на согласование.

4) Заполнить справочник «Статьи движения денежных средств».

Сделать это можно вручную либо с помощью синхронизации получить данные из другой программы 1С, используемой в организации (1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия предприятия и др.).

Связь с авансовыми отчётами

В случае установки признака «Является заявкой на оплату» в карточке документа появится возможность указать наличие авансового отчета (средства были выданы подотчетному лицу) или его необязательность (когда, к примеру, выданные средства являются зарплатой). При указании в качестве получателя контрагента поле с авансовым отчетом недоступно, поскольку неактуально.

На рисунке представлен пример пошаговой работы с предоставлением авансового отчета:

шаг 1: из контекстного меню выбирается вариант «не предоставлен»;

шаг 2: предлагается указать срок предоставления;

шаг 3: по команде «создать» / «выбрать» заявка связывается с авансовым отчетом.


Уведомления

Для того, чтобы не просрочить оплату по заявке или не забыть предоставить авансовый отчет, в 1С:Документообороте предусмотрены уведомления «Приближение срока заявки на оплату» и «Отсутствие авансового отчета». Способы и частота получения настраиваются самостоятельно или с помощью администратора.

Анализ и контроль

В программе настроено несколько отчётов, предназначенных для анализа и контроля работы с заявками на оплату:

- динамика оплат по заявкам – график заявленных и оплаченных по факту сумм;

- заявки без авансовых отчетов – список исполненных заявок на оплату без предоставленных к указанной дате авансовых отчетов;

- план оплат по заявкам – отчет с согласованными заявками по дням, предназначенный для финансового планирования;

- исполненные заявки – список оплаченных заявок в разрезе статей ДДС;

- просроченные заявки – список заявок на оплату, по которым истекли сроки согласования или исполнения.

На рисунке ниже приведён пример отчёта «План оплат по заявкам».

Подытожим

Как видно, заявки на оплату в 1С:Документообороте – это просто и эффективно: жёстко заданный бизнес-процесс исключит путаницу в порядке обработки заявок, а наличие оперативных отчетов позволит улучшить контроль над расходами.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)45-01-69.