Ошибки расчета отпускных в программе «Зарплата и кадры государственного учреждения»

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам имеет право на ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

На схеме 1 представлен алгоритм расчета отпускных, благодаря которому можно обнаружить, на каких этапах появляются ошибки.

Схема 1. − Алгоритм расчета отпускных

Ошибки в определении расчетного периода

Общее правило для расчета отпускных: расчетным периодом для отпускных признается 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ). 

1. В расчетный период не включены дни месяца трудоустройства, если работник трудится в компании меньше 12 месяцев.

Типичная ошибка: Бухгалтеры неверно определяют границы расчетного периода, если работник трудоустроился в компанию меньше 12 месяцев назад. Они используют следующее правило: один календарный месяц — это период с 1-го по последнее число данного месяца включительно.

Основание — пункт 4 Положения, утвержденный постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).

Решение: Расчетный период может начинаться не с 1-го числа месяца. Дни месяца, в котором работник трудоустроился в компанию, тоже нужно учесть. Тогда заработок за этот месяц войдет в расчет отпускных (схема 2).

Схема 2. − Расчетный период, если работник трудоустроен в компании меньше 12 месяцев.

Рис. 1. – отпуск сотрудника, трудоустроенного в компании меньше 12 месяцев.

2. Неверно перенесен расчетный период.

Согласно п.5 Положения № 922  из расчетного периода исключаются дни:

1. болезни;
2. отпуска по беременности и родам;
3. отпусков за свой счет;
4. для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
5. с начислением среднего заработка.

Типичная ошибка: Исключаемые дни могут занять все 12 месяцев расчетного периода. Бухгалтеры ошибочно отсчитывают новые 12 месяцев назад от первоначального расчетного периода.

Решение: Новый расчетный период — 12 календарных месяцев перед исключаемым периодом (схема 3). Правильность такого подхода подтверждено письмом Минтруда от 25.11.2015  № 14-1/В-972.

Схема 3. − Перенос расчетного периода.

3.  В расчетный период включены месяцы перед повторным трудоустройством.

Типичная ошибка: Сотрудник уволился из компании, затем устроился на прежнее место. Бухгалтер учел время работы и выплаты по предыдущему договору, прекратившему свое действие.

Решение: Предыдущий период работы учитывать не нужно (схема 4). С сотрудником, который трудоустраивается повторно, необходимо заключить новый трудовой договор. В день увольнения вы выплатили компенсацию за неиспользованные отпуска или удержали лишние отпускные, закончили с работником «отпускные» расчеты.

Схема 4. − Расчетный период, если работник вновь устроился в ту же компанию.

Ошибки при расчете суммы учитываемых выплат за расчетный период

Общее правило для расчета отпускных − отпускные нужно считать из зарплаты, начисленной в расчетном периоде (ч. 3 ст. 139 ТК).

В расчетном периоде работники получают выплаты, как учитываемые, так и не учитываемые для расчета отпускных. Оба вида выплат приведены в таблице 1.

Таблица 1. – Виды выплат при расчете отпускных.

4. Неправильно учитываются доплаты до оклада.

Типичная ошибка: Доплату до оклада платят на основании положений внутри организации, если сотрудник был в командировке или на больничном.

Решение: Если доплата до оклада за период командировки предусмотрена системой оплаты труда – это часть зарплаты и ее необходимо учитывать при расчете отпускных при условии, что выплата начислена за расчетный период (письмо Минтруда от 16.03.2016 № 14-1/В-226).

Иная ситуация обстоит с доплатой по больничным листам. Это социальная выплата, поэтому при расчете среднего заработка ее учитывать не нужно (письмо Минтруда от 16.03.2016 № 14-1/В-226). На схеме 5 наглядно показано, как учитывать доплаты при расчете отпускных.

Схема 5. − Учет доплат при расчете отпускных

Ошибки при расчете количества учитываемых календарных дней

Общее правило для расчета среднего дневного заработка: нужно определить количество календарных дней, которые приходятся на отработанное время (п. 10 Положения № 922). 

7. Ошибка в учете праздников.

Типичная ошибка: При расчете календарных дней исключают как нерабочие праздничные дни, так и обычные выходные.

Решение: Не учитывайте выходные и праздники, если они попали на исключаемый период, кроме праздника в отпуске.

Пример 1. – Выходные и праздники относятся к отработанному времени, потому что находятся между отработанными днями.

Пример 2. − Выходные и праздники относятся к отработанному времени, потому что не вошли в исключаемый период (больничный).

Пример 3. – Выходные и праздники не относятся к отработанному времени, потому что не вошли в исключаемый период (письмо Минтруда от 13.08.2015 № 14-1/В-608).

Пример 4. – Выходные не относятся к отработанному времени, потому что не вошли в исключаемый период. Праздник не входит в число дней отпуска. Исключать его не нужно (письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

Ошибка при расчете суммы отпускных

Общее правило звучит следующим образом: Отпускные считают по каждому трудовому договору отдельно.

8. Неверно рассчитаны отпускные по внутреннему совместительству.

Типичная ошибка: Внутреннему совместителю отпускные считают общей суммой.

Решение: Если в отпуск идет внутренний совместитель, оформить и посчитать отпускные нужно отдельно по каждой должности.

По внутреннему совместительству у работника как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера, два расчетных периода, две разные суммы учитываемых выплат.

 Рис. 5. – Отпуск внутреннего совместителя

 Рис. 6. – Расчетный листок внутреннего совместителя

Ошибки при расчете НДФЛ с отпускных

Общее правило: НДФЛ с отпускных удерживают при выплате, а перечисляют в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В какой именно день перечислять налог, вы вправе решить самостоятельно. При этом, если вы выплачиваете отпускные в последний день месяца (например, 31 мая), строго в этот день перечислите и НДФЛ.

День начисления отпускных, их расчета или дата приказа на отпуск значения для целей расчета НДФЛ не имеют. Важен только день выплаты.

10. Неверно определен срок уплаты НДФЛ с доплат к отпуску.

Типичная ошибка: Бухгалтеры с опозданием перечисляют НДФЛ с доплаты отпускных до оклада или с материальной помощи к отпуску.

Решение: Доплата к отпускным до оклада и материальная помощь к отпуску по статье 223 НК РФ не признаются частью отпускных. Крайний срок уплаты НДФЛ с этих выплат — следующий рабочий день после выдачи денег. Если отложить перечисление налога на конец месяца, налоговики начислят пени и штраф (ст. 75 и 123 НК).

Подведем итоги:

1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.
2. Расчетный период может начинаться не с 1-го числа месяца. Дни месяца, в котором работник трудоустроился в компанию, тоже нужно учесть.
3. При переносе расчетного периода необходимо учитывать 12 календарных месяцев перед исключаемым периодом.
4. При повторном трудоустройстве сотрудника предыдущий период работы учитывать не нужно.
5. Если доплата до оклада за период командировки предусмотрена системой оплаты труда – это часть зарплаты и ее необходимо учитывать при расчете отпускных при условии, что выплата начислена за расчетный период. Больничные в расчете среднего заработка учитывать не нужно.
6. При расчете отпускных не нужно учитывать выходные и праздники, если они попали на исключаемый период, кроме праздника в отпуске.
7. Внутреннему совместителю оформить и посчитать отпускные нужно отдельно по каждой должности.
8. Крайний срок уплаты НДФЛ с доплат к отпускным до оклада и материальной помощи — следующий рабочий день после выдачи денег. 
9. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов.

Максимально просто и быстро решить все вопросы и задачи можно, получив 10 дней бесплатной техподдержки!

Для этого достаточно ответить на 5 вопросов ЗДЕСЬ

Или позвоните +7(3532)43-05-17, и наши специалисты помогут вам!