г. Оренбург, пер. Матросский, д.2, 2 этаж

пн-пт 09:00 - 18:00

Особенности обработки документов в 1С:Документооборот (редакция 3.0 )

    

Продолжаем знакомиться с возможностями программы 1С:Документооборот 3.0. На очереди механизм, обеспечивающий движение электронных документов в организации – обработка.

В отличие от процессов, используемых в редакции 2.1, здесь концепция обработок была пересмотрена: теперь они жёстко привязываются к документу, что одновременно гарантирует его отправку по верному маршруту и исключает попытки обработать иным способом (если это не предусмотрено настройками).

Рассмотрим в статье настройку и запуск обработки документов, а также попутно сравним с практически аналогичным механизмом редакции 2.1.

Запуск обработки

Настроенные правила обработки станут доступны в карточке документа на вкладке Обработка. Здесь же пользователь сможет стартовать обработку вручную (интерактивный и автоматический запуск всё также доступны), прервать или поставить на паузу буквально в одно нажатие кнопки. В редакции 2.1 ручной запуск процесса зачастую вызывал трудности, поскольку он не был явным и требовал от пользователей выполнения нескольких команд.

Сведения о жизненном цикле документа здесь довольно информативны и среди них представлены:

  • описание всех этапов обработки, конечные исполнители задач, сроки;
  • текущее состояние в разрезе действия и отдельного участника, дата изменения состояния;
  • сведения о постановке задач на контроль;
  • описание подзадач при их наличии;
  • статусы действий (в работе/выполнено/пропущено);
  • результаты обработки (лист согласования, замечания согласования).

В момент запуска программа проверяет состав обработки на отсутствие участников или, наоборот, их дубли, условия маршрутизации и т.д. При этом программа самостоятельно избавится от дублей или пропустит действия без исполнителей (за исключением действия Подписание). В редакции 2.1 в таких случаях возникала ошибка и отмена запуска.

Завершённые обработки помещаются в историю, к которой можно в любой момент обратиться.

Настройка правила обработки

В карточке каждого вида документа имеется вкладка «Настройки обработки», предназначенная для создания актуальных для данного вида документа действий (согласование, регистрация и др.) и компоновки из них правил обработки в разрезе организаций, подразделений, видов документов и их тематик.

Правила обработки позволяют задать порядок и сроки выполнения, состав участников, режим и условия запуска и прочие настройки. Задаётся также период действия, в рамках которого активно только одно правило.

Обработку в виде схемы можно открыть по гиперссылке в соответствующей колонке и при необходимости там же её доработать. И как уже было сказано, правила могут быть определены в нескольких разрезах, что обеспечивает гибкую обработку одного и того же вида документа в различных условиях.

Давайте подробнее рассмотрим настройку конкретного действия и заодно сравним с функционалом редакции 2.1.

  1. Участники: всё также в качестве исполнителя можно добавить конкретного сотрудника, подразделение, рабочую группу, роль или автоподстановку.
  2. Защита: такая отметка позволяет защитить участника обработки от удаления или замены и обеспечить его участие в нескольких этапах обработки. В редакции 2.1 подобная настройка отсутствует.
  3. Порядок: редакция 3.0 предлагает на выбор только два варианта: последовательно или параллельно. В редакции 2.1 имеется третий вариант – смешанно.
  4. Срок: в отличии от редакции 2.1 суммарный срок обработки здесь не рассчитывается.
  5. Особое описание и наименование задачи: можно назначить для всех типов действий, в то время как в редакции 2.1 это доступно только для действия Исполнение.
  6. Условие маршрутизации: настройки ничем не отличаются от того, что имеется в редакции 2.1.
  7. Разворачивать до конкретных сотрудников: опция позволяет выбрать этап, на котором появится возможность развернуть обработку до конкретных участников для контроля конечного состава исполнителей.
  8. Менять участников: опция позволяет управлять составом участников, разрешая или запрещая их замену. В редакции 3.0 запрет на изменение реализован для каждого этапа обработки; в 2.1 он устанавливался сразу на всю обработку, что было не совсем удобно.
  9. Подписывать усиленной ЭП: опция не изменилась, присутствует в обеих редакциях.

Также имеются настройки, уникальные для каждого для каждого вида действия. К примеру, для согласования – возможность включить согласование в режиме замечаний и формирование виз, для подписания – возможность указать способ подписания.

Резюмируем

Новый подход к обработке документов внёс лёгкость и наглядность в конечном использовании, стоит лишь приноровиться к настройке правил. Процесс стал ещё прозрачнее, доступнее и удобнее, ведь теперь вся информация по действиям над документом собрана в карточке на одной вкладке.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.