Когда я начала работать с 1С:Документооборотом, меня удивило, что многие документы в системе как будто «знают» друг о друге. Договор автоматически связан со счётом, счёт — с актом, а письмо — с заданием или приказом. Возникает вопрос: откуда вообще берутся эти связи и как 1С понимает, что к чему относится?
Оказалось, что за этим стоит вполне логичная система, которая помогает не терять документы, быстрее находить нужные данные и выстраивать полную историю взаимодействий. В этой статье простыми словами описано, как формируются связи между документами в 1С, какие они бывают и зачем нужны в повседневной работе.
В системе 1С:Документооборот существует специальный механизм «Связи документов», который помогает настраивать взаимосвязь между всеми документами. Правильная настройка связей существенно сокращает временные затраты сотрудников на поиск нужной информации, минимизирует вероятность ошибок и способствует прозрачному контролю над выполнением обязательств организации.
Связи между документами обеспечивают объединение карточек разных документов, формируя взаимосвязанную структуру. Это помогает точно установить взаимоотношения между ними (например, определить, какое доп. соглашение относится к определенному договору), облегчает перемещение между документами и повышает удобство их использования.
Связи между документами используются для нумерации документов (например, договоров и дополнительных соглашений), контроля корректности исполнения задачи (например, можно настроить запрет выполнения задачи, пока к предмету не добавят связанный документ – ответ на письмо или другой) и других целей.
Количество связей, поясняющих суть документа, можно посмотреть зайдя во вкладку «Документы» рядом с каждым документом будет стоять цифра, которая показывает количество связей данного документа.
При клике на ссылку/пиктограмму открывается окно «Связи». Здесь можно увидеть вложенный список связанных объектов, пользователь может просматривать файлы, сохранять их и отправлять на печать.
Отчет «Структура связей документа» наглядно визуализирует важные и все остальные связи в виде дерева. Здесь можно фильтровать связи по типу и уровню вложенности.
Количество связей и их характеристику можно посмотреть из «Карточки документа».
Для настройки связей в программе 1С:Документооборот необходимо знать их классификацию. В зависимости от способа появления связи делятся на два типа:
- Автоматический тип: связи создаются самой системой, возможно установить обязательность связи, при данной установке система автоматически потребует установить с существующим или вновь созданным документом.
Для настройки связей используются следующие представления:
- Единичная связь – когда на документ или из документа ссылаются только один раз;
- Множественная связь – когда есть множество источников и приемников, на которые ссылаются;
- Обязательная связь – когда при создании документа необходимо указать информацию о связи с другими документами, без этого система не даст его записать;
- Необязательная связь – связь, установка которой опциональна;
- Связь с автоматической обратной связью – когда система автоматически создает связь в обратном порядке на основе созданной связи со всеми настройками. Если удалить какой-то документ в цепочке, все связанные с ним связи также будут удалены;
- Связь без автоматической обратной связи – в этом случае невозможно просмотреть «приемник» и источники, на которые ссылаются в этом документе.
2. Ручной тип: связи создаются пользователем в карточке документа. При создании таких связей система фиксирует, кто создал связь и когда.
Для настройки необходимо в «Карточке документа» перейти по гиперссылке «Связи».
Нажать кнопку «Добавить» и в открывшемся помощнике создания связи выбрать нужный документ из списка «Недавних» или «Возможных». Указать тип связи из предложенного списка. Если необходимо оставить комментарий для уточнения смысла связи.
Существует большое количество типов связей документов в 1С:Документообороте. Для того чтобы настроить связь документов необходимо зайти в «НСИ» -> «Типы связей». В 1С:Документообороте 3.0 есть предопределенные типы связей, заложенные разработчиками.
Настройка связей происходит из «Настройки связей» в «НСИ». Нажимаем кнопку «Создать». В открывшемся окне есть возможность выбрать к какому типу связи отнести данную настройку. При настройке можно указать не конкретный вид документа, а группу, в дальнейшем можно будет использовать все виды документов указанной группы.
При установке связи между документами рабочая группа (настройки доступа) может расширяться или копироваться.
Расширять - сотрудники из перечня «Доступ» в документе (по ссылке из исходного документа) интегрируются в соответствующий связанный документ (по ссылке на целевой документ), дополняя список сотрудников, ранее внесённых в этот связанный документ.
Копировать - весь перечень сотрудников целиком перемещается в связанный документ, обеспечивая пользователю, получившему доступ к основному документу, также доступ и к связанному документу.
Различные пользователи могут обладать разными уровнями разрешений на просмотр и изменение документов при взаимодействии с карточками документов. Связь между документами вправе установить любой участник системы, обладающий правом редактирования документа, для которого данная связь определяется.
Документ, с которым планируется создание связи, не требует наличия прав на его редактирование. Даже при отсутствии прав на редактирование, система допускает формирование записи о двухсторонней связи.
Автоматически фиксируется информация о пользователе, установившем связь, и дата её создания. Обязательным требованием является наличие разрешения на чтение документа, с которым осуществляется связывание.
Связи документов — это одна из тех функций 1С:Документооборота, о которой часто вспоминают только тогда, когда её не хватает. Но именно благодаря им система работает как единый организм: документы не теряются, процессы становятся прозрачнее, а пользователи экономят время на поиске и проверках.
Понимание принципов, по которым формируются связи, помогает не только быстрее ориентироваться в системе, но и выстраивать работу более осознанно. Когда каждый документ находится на своём месте и связан с нужными элементами, работа с 1С становится проще, понятнее и эффективнее.
В итоге можно сказать, что связи — это не просто техническая возможность, а основа грамотного документооборота, где всё взаимосвязано и ничего не теряется.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!