Потерянное время на поиск потерянных документов

 

Потерянное время на поиск потерянных документовОпять всем офисом потратили половину рабочего дня, чтобы найти важный документ – договор или акт? Он оказался на чьем-то столе, в какой-то папке, среди других бумаг. Хорошо еще если нашли и сделали это вовремя, хуже если совсем не нашли, или нашли слишком поздно. В этом случае время на поиск документа было потрачено совсем бесполезно…

 

 

 

Почему документы теряются?

Хранить и накапливать информацию человечество научилось уже давно. Библиотеки и архивы существуют тысячи лет. Но не так просто найти нужные сведения, даже точно зная, что они где-то есть! И уж совсем невозможно найти то, что нужно, быстро — особенно если не знать точно, что ищешь.

В настоящее время все коммерческие предприятия и государственные учреждения сталкиваются с проблемами сохранения огромного количества бумажных документов и организации оперативного доступа к содержащейся в них информации.

Как происходит поиск бумажного документа?

Традиционно эти проблемы решаются с помощью бумажных архивов. Однако это не отвечает требованиям времени: бумажные носители недолговечны, подвержены старению, могут быть искажены, утеряны или уничтожены. Все это может привести к невосполнимой утрате информации. Кроме того, структура расположения бумажных носителей в архиве предполагает использование только одного параметра при поиске необходимого документа (например, по годам или по алфавиту), что приводит к лишним трудозатратам и потерям времени при получении необходимой информации.

Скорость работы с электронными документами никак не зависит от их физического местонахождения. Для поиска документа в центральной базе (или в электронном архиве) достаточно использовать ключевое слово, реквизит, обозначить период даты создания и т.д. При этом доступ к документам имеют как сотрудники офиса, где хранится бумажный оригинал, так и любого удаленного за много километров подразделения.

Электронный документ физически потерять гораздо сложнее, чем бумажный, при том, что создавать его копии гораздо проще. Такой документ не боится, что испортится бумага, и точно не выцветет (как выцветают чеки), физический носитель этого документа в меньшей степени пострадает от затопления или пожара, особенно если использовать облачные хранилища информации.

Как 1С: Документооборот справляется с этой проблемой?

В программе 1С: Документооборот можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено несколько способов быстрого поиска данных:

  • простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
  • точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
  • поиск по содержимому файлов - на каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов, в том числе и скан-копий.

Введите, например, «договор Стройпром» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпром» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпром». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.

Подведем итоги

Преимущества систем электронного документооборота:

  • электронный документ быстро создается, редактируется, можно сделать неограниченное количество копий и отправить всем участникам;
  • в электронном виде гораздо проще найти требуемую информацию в документе по сравнению с поиском на бумажном носителе;
  • перевод документации в электронный вид экономит пространство и упрощает архивирование;

Применяя электронный документооборот в своей организации, вы экономите до 35% на рабочем времени сотрудников, которое они тратили на поиск и доставку бумажных документов и сокращаете до 20% арендуемой площади, ранее занимаемой документами. Также вы экономите на логистике документов, подключая к электронному архиву удалённые департаменты вашей компании.

Система 1С: Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота. 

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С: Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Подробнее о программе "1С:Документооборот" и ее возможностях:

http://edo.1c-br.ru/