Применение МЧД при работе с 1С-ЭДО

В процессе работы с контрагентами организации может понадобиться подписывать электронные документы сотрудниками своего или стороннего предприятия. С 1 марта 2022 года для этих целей можно использовать машиночитаемую доверенность. С 1 января 2023 года сотрудники организаций, которые представляют руководителей в отношениях с контрагентами, должны использовать сертификаты физических лиц. При подписании электронных документов представителем организации его полномочия действовать от имени предприятия необходимо подтвердить доверенностью. Но в конце 2022 года был принят и опубликован Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", который переносит срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года, но при этом организации могут перейти на использование МЧД уже сейчас. Переход к новому порядку включает несколько этапов. Во-первых, необходимо получить сертификат электронной подписи физического лица работником организации. Во-вторых, нужно оформить машиночитаемую доверенность. И, наконец, в-третьих, зарегистрировать сертификат представителя у оператора ЭДО. В данной статье мы рассмотрим этапы оформления машиночитаемой доверенности и регистрацию сертификата представителя у оператора ЭДО.

Оформление МЧД

Для оформления машиночитаемой доверенности переходим в карточку нужной организации, нажимаем «ЭДО» и выбираем «Машиночитаемые доверенности».

Открывается общий список машиночитаемых доверенностей организации. Для создания новой МЧД нажимаем «Создать».

После этого открывается карточка регистрации новой доверенности, которую необходимо заполнить данными.

При заполнении данных следует обращать внимание на то, что поле с номером доверенности заполняется автоматически. Поле с номером основания заполняется только в случае передоверия из предшествующей или корневой доверенности. Передоверие для создаваемой доверенности можно запретить или разрешить в соответствующем поле. Период действия доверенности указывается в виде даты или в текстовом поле с указанием условий, при которых доверенность считается действительной, но данный способ указания периода пока не используется в рамках пилотного проекта ФНС. Срок действия доверенности не может быть менее двух дней с момента ее регистрации. Далее заполняются данные о доверителе – это сведения о сотруднике, имеющем право действовать от имени организации без доверенности. И, наконец, заполняются данные о представителе – это сведения о сотруднике, который сможет действовать от имени организации по доверенности. 

После того, как все данные были заполнены нажимаем «Подписать и отправить» и доверенность перейдет в статус «Подписана» «Верна» и «В реестре ФНС: Отправлена».

Теперь в списке машиночитаемых доверенностей организации появится новая запись. Регистрация доверенности в реестре ФНС занимает несколько минут. Для того, чтобы обновить статус доверенности нажимаем «Еще – Обновить статус из реестра ФНС».

После регистрации доверенности ее статус будет изменен на «Подписана», «Верна», «В реестре ФНС: Зарегистрирована».

Для того, чтобы впервые воспользоваться машиночитаемой доверенностью после ее регистрации необходимо подождать около 15 минут.

На вкладке «Подписанные документы» будет содержаться список документов, подписанных с помощью данной доверенности.

При необходимости доверенность можно отозвать, с помощью одноименной команды по кнопке «Еще». После этого доверенность становится недействительной.

Есть возможность пометить доверенность отозванной с даты, с которой сотруднику больше не нужно ее использовать.

При этом доверенность продолжает действовать до наступления указанной даты. При необходимости доверенность можно вернуть в работу.

Регистрация сертификата представителя

После того, как МЧД была зарегистрирована в реестре ФНС необходимо выполнить регистрацию сертификата представителя у оператора ЭДО.

Снова переходим в карточку нужной организации, нажимаем «ЭДО» и выбираем «Учетные записи».

Открывается список учетных записей ЭДО. Выбираем нужное подключение и переходим на вкладку «Сертификаты». Здесь указан список сертификатов электронной подписи и шифрования.

Необходимо добавить в список ранее зарегистрированный сертификат. Нажимаем «Добавить» и выбираем сертификат представителя организации, после чего в списке сертификатов появится новая запись с указанием машиночитаемой доверенности.

В завершении регистрации сертификата нажимаем «Записать и закрыть».

Если документ подписан с использованием подписи физического лица, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности и осуществляет ее поиск. Для универсальных передаточных и корректировочных документов программа автоматически обращается в распределенный реестр для поиска доверенности контрагента. При обнаружении доверенности она автоматически загрузится в 1С. Для других форматов документов поиск доверенности осуществляется в информационной базе. Если машиночитаемая доверенность контрагента не добавлена в информационную базу, то во входящих документах, подписанных этой МЧД на вкладке «Подписи» в поле «Доверенность» будет запись «Доверенность не проверена», а в поле «Статус подписи» запись «Подпись неверна. Доверенность не найдена».

Для того, чтобы это исправить необходимо загрузить машиночитаемую доверенность контрагента в информационную базу. Для этого перейдем в «Текущие дела ЭДО – Машиночитаемые доверенности – Доверенности контрагентов».

Если контрагент предоставил файл с доверенностью по электронной почте, то нажимаем «Загрузить из файла». Также возможно вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра, с помощью соответствующей команды.

Здесь указывается наименование контрагента и номер доверенности.

После загрузки доверенности перейдем в ранее полученный документ от контрагента. В поле «Доверенность» теперь указан номер загруженной доверенности и статус подписи изменился на «Подпись верна. Доверенность действительна».

Отсутствие машиночитаемой доверенности не препятствует подписанию документов. Пользователь самостоятельно принимает решение о необходимости такой обработки.

Появились вопросы? Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут вам! 

Узнать подробности, записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию можно по телефону +7(3532)43-05-17.

Наша линия поддержки в 1С-Коннект: