Проектный учет в программе 1С:Документооборот. Наш опыт.

Компания 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ не только внедряет 1С:Документооборот своим клиентам, но и активно использует функционал программы для решения своих производственных вопросов.

Что такое проектный учет в 1С:Документообороте?

Конечно, пользователи продвинутых программ, нацеленных только на управление проектами (например Microsoft Project), скажут что здесь функционал не такой полный. И это истина. Но для большинства наших клиентов и для нас самих этого функционала вполне достаточно. Презентация разработчиков фирмы 1С ниже.

Видео-инструкция.

А мы расскажем и покажем одну из практических задач, которая успешно решается в нашей компании.

Не секрет, что мы, как лидеры среди фирм-франчайзи 1С в Оренбурге и Оренбургской области, регулярно проводим Единые семинары 1С, где рассказываем о новостях законодательства в сфере бухгалтерского и налогового учета, а также организуем семинары по отдельным программным продуктам фирмы 1С. В их числе 1С: Документооборот и 1С:CRM, консалтинговые семинары по бюджетному учету.

С каким трудностями мы столкнулись:

1. Для контроля всего процесса подготовки ответственному сотруднику было необходимо получать информацию из многих источников: организационные вопросы решались по электронной почте и устно, в чек-листе информация могла вовремя не актуализироваться.

2. В электронной почте невозможно отследить факт принятия задачи к исполнению.

3. Исполнители задач периодически забывали о сроках, ответственному требовалось многократно напоминать и контролировать выполнение задач.

Теперь мы используем программный продукт 1С:Документооборот, который позволил:

1. Сосредоточить всю информацию о подготовке к семинару в одном месте;

2. Удобно планировать и пересчитывать сроки задач с учетом состава задач, последовательности их выполнения и длительности;

3. Ставить задачи исполнителям в рамках проектных задач и отслеживать исполнительскую дисциплину;

4. Визуализировать процесс в виде диаграммы Ганта;

5. Автоматически напоминать исполнителям о задачах и контролировать сроки выполнения;

6. Легко и быстро организовывать новые мероприятия.

Перейдем к практике: у нас уже есть список завершенных проектов. Список подготовительных работ (проектных задач) к семинару уже однажды создан. Для проведения повторного семинара просто копируем существующий проект.

Карточка проекта в программе содержит информацию о руководителе проекта, датах начала и окончания, заказчике (в роли которого может быть указан пользователь программы или контрагент), проектной команде, настройках (для расчета трудозатрат и длительности проектных задач).

В программе предусмотрено два варианта управления проектами: управление по плану проекта и управление по контрольным точкам.

Вариант управления - План. Подойдет для больших проектов, со сложными последовательностями задач и большим количеством исполнителей.

Чтобы управлять проектом по плану необходимо составить список задач, указать их последовательность, назначить исполнителей и сроки. Для повторных проектов достаточно просто скопировать существующий план и указать новые сроки. После этого руководитель проекта сможет ставить задачи исполнителям по каждой проектной задаче (информация по выполнению задач будет «храниться» в привязке к проектной задаче) и отслеживать ход проекта наглядно по диаграме Ганта.

Итак, план подготовки к проведению Единого семинара 1С:

Для отслеживания выполнения проектных задач можно воспользоваться режимом просмотра «Контроль выполнения»:

Или воспользоваться диаграммой Ганта:

Цвета, в которые окрашены отрезки диаграммы Ганта, могут быть следующими:

  • черный – задачи, у которых есть подчиненные задачи;
  • синий – задачи, выполнение которых еще не начато, но дата начала задачи пока не просрочена;
  • коричневый – задачи, выполнение которых еще не начато, но дата начала задачи уже просрочена;
  • зеленый – задачи в работе, дата окончания которых не просрочена;
  • красный – задачи в работе, дата окончания которых просрочена;
  • серый – задачи, работа по которым завершена.

Альтернативный вариант управления проектом в программе 1С:Документооборот - управление по контрольным точкам:

Пример пройденной контрольной точки:

Такой вариант подойдет:

  • для небольшого проекта;
  • для небольшой команды исполнителей.

1С:Документооборот - отличный инструмент для оценки работы сотрудников. По итогам проекта можно провести анализ проекта и составить план действий для повышения исполнительской дисциплины в будущем.

Подробнее о программе «1С:Документооборот» и её возможностях на сайте http://edo.1c-br.ru/ и по телефону +7(3532)45-01-69