Компания 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ не только внедряет 1С:Документооборот своим клиентам, но и активно использует функционал программы для решения своих производственных вопросов.
Что такое проектный учет в 1С:Документообороте?
Конечно, пользователи продвинутых программ, нацеленных только на управление проектами (например Microsoft Project), скажут что здесь функционал не такой полный. И это истина. Но для большинства наших клиентов и для нас самих этого функционала вполне достаточно. Презентация разработчиков фирмы 1С ниже.
А мы расскажем и покажем одну из практических задач, которая успешно решается в нашей компании.
Не секрет, что мы, как лидеры среди фирм-франчайзи 1С в Оренбурге и Оренбургской области, регулярно проводим Единые семинары 1С, где рассказываем о новостях законодательства в сфере бухгалтерского и налогового учета, а также организуем семинары по отдельным программным продуктам фирмы 1С. В их числе 1С: Документооборот и 1С:CRM, консалтинговые семинары по бюджетному учету.
С каким трудностями мы столкнулись:
1. Для контроля всего процесса подготовки ответственному сотруднику было необходимо получать информацию из многих источников: организационные вопросы решались по электронной почте и устно, в чек-листе информация могла вовремя не актуализироваться.
2. В электронной почте невозможно отследить факт принятия задачи к исполнению.
3. Исполнители задач периодически забывали о сроках, ответственному требовалось многократно напоминать и контролировать выполнение задач.
Теперь мы используем программный продукт 1С:Документооборот, который позволил:
1. Сосредоточить всю информацию о подготовке к семинару в одном месте;
2. Удобно планировать и пересчитывать сроки задач с учетом состава задач, последовательности их выполнения и длительности;
3. Ставить задачи исполнителям в рамках проектных задач и отслеживать исполнительскую дисциплину;
4. Визуализировать процесс в виде диаграммы Ганта;
5. Автоматически напоминать исполнителям о задачах и контролировать сроки выполнения;
6. Легко и быстро организовывать новые мероприятия.
Перейдем к практике: у нас уже есть список завершенных проектов. Список подготовительных работ (проектных задач) к семинару уже однажды создан. Для проведения повторного семинара просто копируем существующий проект.
Карточка проекта в программе содержит информацию о руководителе проекта, датах начала и окончания, заказчике (в роли которого может быть указан пользователь программы или контрагент), проектной команде, настройках (для расчета трудозатрат и длительности проектных задач).
В программе предусмотрено два варианта управления проектами: управление по плану проекта и управление по контрольным точкам.
Вариант управления - План. Подойдет для больших проектов, со сложными последовательностями задач и большим количеством исполнителей.
Чтобы управлять проектом по плану необходимо составить список задач, указать их последовательность, назначить исполнителей и сроки. Для повторных проектов достаточно просто скопировать существующий план и указать новые сроки. После этого руководитель проекта сможет ставить задачи исполнителям по каждой проектной задаче (информация по выполнению задач будет «храниться» в привязке к проектной задаче) и отслеживать ход проекта наглядно по диаграме Ганта.
Итак, план подготовки к проведению Единого семинара 1С:
Для отслеживания выполнения проектных задач можно воспользоваться режимом просмотра «Контроль выполнения»:
Или воспользоваться диаграммой Ганта:
Цвета, в которые окрашены отрезки диаграммы Ганта, могут быть следующими:
- черный – задачи, у которых есть подчиненные задачи;
- синий – задачи, выполнение которых еще не начато, но дата начала задачи пока не просрочена;
- коричневый – задачи, выполнение которых еще не начато, но дата начала задачи уже просрочена;
- зеленый – задачи в работе, дата окончания которых не просрочена;
- красный – задачи в работе, дата окончания которых просрочена;
- серый – задачи, работа по которым завершена.
Альтернативный вариант управления проектом в программе 1С:Документооборот - управление по контрольным точкам:
Пример пройденной контрольной точки:
Такой вариант подойдет:
- для небольшого проекта;
- для небольшой команды исполнителей.
1С:Документооборот - отличный инструмент для оценки работы сотрудников. По итогам проекта можно провести анализ проекта и составить план действий для повышения исполнительской дисциплины в будущем.
Подробнее о программе «1С:Документооборот» и её возможностях на сайте http://edo.1c-br.ru/ и по телефону +7(3532)45-01-69