Деятельность любой компании подразумевает ведение и накопление разнообразной документации, которая отражает ключевые процессы в организации. Со временем такие документы могут накапливаться в большом количестве, разделяться по значимости и видам.
На определенных этапах развития компании возникает острая необходимость в грамотной систематизации документации. Сотрудники сталкиваются с трудностью поиска нужных документов среди огромного объема накопленной информации, или в моменты проверок кадровых и финансовых документов. По мере накопления большого числа документов появляется серьезная проблема их последующего хранения, ведь сохранять абсолютно все бумаги становится невозможным.
В программе 1С:Документооборот уже есть решение этой проблемы – это учет по номенклатуре дел, описанный в методологии делопроизводства.
Номенклатура дел – это справочник, который состоит из разделов и входящих в них «Заголовков дел».
С его помощью можно контролировать:
- сроки хранения;
- места хранения;
- разрезы учета.
Структура разделов номенклатуры может быть построена по структурному, производственно-отраслевому или функциональному типу:
- Структурный тип – разделы построены по аналогии с организационной структурой предприятия: Служба управления персоналом, Административная дирекция, Юридическая служба и т. д.
- Производственно-отраслевой тип – основанием для классификации являются вопросы деятельности предприятия, например: Договорная деятельность, Бухгалтерский учет, Кадровые вопросы и т. д.
- Функциональный тип – функции, выполняемые предприятием, закрепляются в качестве названий разделов, например: Планирование и финансирование, Контроль соблюдения действующего законодательства, Подбор и учет кадров и т. д.
Формирование дел обеспечивается благодаря использованию справочника «Дела (тома)», строго соответствующего утвержденной в организации номенклатуре дел. Информация из номенклатуры дел автоматически переносится в карточку дела.
Электронная карточка дела включает:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела. В качестве места хранения может быть указано подразделение, ссылка на территорию или конкретно шкаф, в котором находится документ.
В программе можно разделить документы по формам хранения: на бумаге, в электронном виде или смешанно.
От выбранного варианта зависит дальнейшее хранение документа. Бумажные и электронные документы хранятся в отдельных делах номенклатуры.
После завершения работы с исполненными документами и достижения срока их передачи на архивное хранение, бумажные документы упаковываются в твердые обложки либо папки-регистраторы для обеспечения их физического сохранения. Что касается электронных документов и карточек документов, то они включаются в состав дел непосредственно в программе 1С:Документооборот.
Документы внутри бумажного дела размещаются в хронологическом порядке и по тематическим или корреспондентским признакам. К примеру, переписку объединяют за один календарный год, располагая документы последовательно: сначала исходящий запрос, затем поступивший ответ.
Кроме того, документы могут располагаться по видам и хронологии. Так, распорядительные документы группируются совместно с соответствующими приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, утверждающими их введение в действие. Приказы по основной деятельности отделяются от приказов по личному составу сотрудников. Протоколы собираются в отдельные дела по видам заседаний, совещаний, собраний (каждый вид отдельно), соблюдая хронологический порядок.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в 1С:Документообороте по унифицированной форме.
В конце каждого года в 1С:Документообороте дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
В 1С:Документообороте сроки хранения указываются при настройке соответствующего дела. Важно не формировать вместе документы с разными сроками хранения.
Если сотруднику необходим доступ к документу, уже находящемуся в сформированном деле, на его место вкладывается специальная карта-заместитель. В такой карте фиксируется номер и дата документа, его краткая суть, а также информация о том, кто именно и когда получил оригинал. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела в 1С:Документоообороте.
Дела, находящиеся на текущем хранении, необходимо регулярно проверять на предмет полноты и состояния содержащихся в них документов. Это позволит установить фактическое наличие дел и удостовериться в их соответствии количеству, указанному в номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также обязательна при перемещении дел, возвращении дел после выдачи, смене руководителя структурного подразделения или начальника службы делопроизводства, а также при реорганизации или ликвидации организации либо отдельного структурного подразделения.
Проверка наличия документов выполняется посредством сопоставления записей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в системе 1С:Документооборот с описаниями дел на обложках. Оценка физического состояния дел производится путем полистного осмотра каждого документа. Обнаруженные расхождения и дефекты фиксируются в специальном акте проверки наличия и состояния дел и инициируется внутреннее служебное расследование.
Проблему учета и хранения документов обязательно необходимо решать, так как она может привести к неприятным последствиям, связанным как с утерей документов или долгим поиском, так и с неправильным определением сроков хранения или уничтожением документов ранее установленных сроков.
Система 1С:Документооборот помогает организовать правильное хранение документов. Она надежно сохраняет все файлы, однажды попавшие в нее — будь то скан-копии оригинальных документов, инструкции, шаблоны, регламенты, приказы или другие документы. Таким образом, у вас всегда будет полный порядок в документации, и вы сможете точно определить местоположение важных бумаг, а также быстро выяснить ответственное лицо в случае их пропажи.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.