Учет оригиналов первичных документов в 1С:УНФ

Первичный учетный документ

Это документ, подтверждающий факт хозяйственной операции с подписями и печатями участвующих сторон. Документ должен быть оформлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — то сразу после ее окончания. Таковы требования законодательства, но часто «сразу после ее окончания» процесс растягивается на длительный период из-за отсутствия на месте уполномоченных представителей или прочих организационных моментов.

Чтобы не впадать в панику и ступор перед формированием отчетности, в ужасе не «крыжить» подписанные акты, не перепроверять многолистовые таблицы, не звонить на выключенные телефоны контрагентов, которые не дослали подписанные документы, необходимо организовать учет и контроль получения подписанных оригиналов.

В настоящее время лучше конечно использовать 1С-ЭДО, но если такой возможности нет,  и приходится работать с бумажными документами, то пригодится Учет оригиналов первичных документов в 1С:УНФ.

1C:УНФ  поможет решить следующие вопросы:

Фиксация и хранение признака наличия оригиналов первичных документов, как для каждой печатной формы, так и по одному общему состоянию на документ.

Фиксация сотрудника, установившего и изменившего состояние оригинала (или печатных форм) первичного документа, а также даты последних изменений текущего состояния.

Возможна установка, изменение и отслеживание признака состояния оригинала первичного документа как в списках, так и в формах документов.

Можно ввести и настроить любой список состояний, которые могут потребоваться в учете.

Сценарий работы Бухгалтера/менеджера ответственного за первичные документы:

Менеджер оформляет реализацию товаров или услуг в программе 1С: Управление нашей фирмой.

Сразу после проведения документа программа установит состояние - Форма находится в электронном виде: 

По умолчанию в программе два состояния (Форма напечатана, Оригинал получен). Мы можем добавлять различные состояния в зависимости от потребностей организации.

Менеджер печатает форму по кнопке печать. 

Так выглядит стандартная форма 

После того как менеджер распечатал форму, он меняет состояние на “Форма напечатана” и несет ее на подпись руководителю (либо подписывает сам). 

Как только документ отправляется контрагенту на подпись, менеджер меняет состояние на Отправлена контрагенту 

Как только Менеджер убедился, что документ получен и устраивает Контрагента, выбирает состояние Получена Контрагентом и Одобрена

Уточняет когда документ будет возвращен, меняет состояние на Возвращается от контрагента когда документ в пути.

При получении фиксирует состояние Оригинал получен.

На этом работа менеджера с состоянием оригинала закончена.

Так же можно отправлять и другие печатные формы, связанные с документом, и отслеживать отдельно состояние каждого.

В списке документов можно сделать отбор по состоянию документа, чтобы увидеть, по каким документам еще не получены оригиналы.

Если же необходимой печатной формы нет в списке (например, когда документ является входящим), то можно вручную добавить свою печатную форму. Эту печатную форму система запомнит и при последующем уточнении состояния оригинала выведет в форме Изменение состояния оригинала документа.(в списке мы увидим ее с пометкой форма извне)

Сценарий контроля:

Руководитель может как изменять, так и отслеживать состояние документов, дату последнего изменения, кто изменял, видеть общее состояние.

В первом столбце мы видим документ в программе (Заказ Покупателя), во втором сформированные из него печатные формы первичных документов.

Видим общее состояние по пакету документов или полученным извне формам, и при необходимости отдельно проверяем состояние каждой печатной формы, так же можем отследить кто и когда последний раз отмечал изменения по первичным документам.

Галочка напротив поля форма извне означает, что необходимой печатной формы нет в списке (например, когда документ является входящим), и мы вручную добавили свою печатную форму. 

Руководитель с помощью поиска может посмотреть в каком состоянии находятся например все печатные формы, конверт или оригиналы каких документов есть

Ввод состояния оригинала первичного документа

В список уже введены предопределенные состояния. 

При необходимости (например, отдельный сотрудник отвечает за рассылку печатных форм и делает пометку на своем рабочем месте, что отослал оригиналы по адресам) можно дополнить список, добавив нужные значения с помощью кнопки Создать

Помимо названия состояния можно добавить необходимое описание

Заключение

 Учет первичных документов – неотъемлемая часть работы. После того, как документ создан в программе, распечатан на принтере и передан контрагенту на подписание, проходит некоторое время, прежде чем компания получает его полностью оформленным и готовым к передаче в архив. Зачастую документы совершают дальние путешествия – на самолете, автомобиле, в сумке почтальона. Некоторые документы теряются в пути. В то же время компания должна быть готова в любой момент предоставить копии или оригиналы первичных документов по запросу проверяющих органов. Поэтому очень важно вести учет наличия документов, а также статуса их готовности (в пути, потерялись, есть копия и т.д.).

1C:УНФ поможет Вам организовать учет оригиналов документов, нужный именно для Вашей компании