Управление закупками в 1С ERP: заказ поставщику, планирование приобретения товаров и услуг

Управление закупками – неотъемлемая часть любой торговой или производственной деятельности, оказывающая  первоочередное влияние на стоимость продукции и прибыль компании.

Подсистема управления закупками 1С:ERP обладает широкими возможностями автоматизации процесса закупок и позволяет:

• Нажатием кнопки собирать потребность в закупке из разных источников;
• Минимизировать справочник номенклатуры с помощью функционала «Номенклатура поставщика»;
• Автоматически поддерживать на складах запас необходимого ассортимента, в т.ч. с учетом сезонности;
• Регистрировать и контролировать подробные условия поставки и оплаты товаров;
• Отслеживать динамику цен поставщиков;
• Контролировать наличие оригиналов документов: накладных, счетов-фактур;
• Снизить сложность и рутинность процесса закупки.

Подсистема управления закупками позволяет связать воедино, гибко настроить под нужды предприятия и максимально эффективно автоматизировать основные этапы закупочной деятельности:

• планирование закупки – сбор потребности в закупке из разных источников;
• подготовка закупки – настройка способов и схем обеспечения планируемых потребностей для номенклатуры, формирование заказов, контроль условий поставки;
• осуществление закупки – оформление документов поставки;
• завершение обязательств – проведение анализа и составление отчетности.

О них и поговорим сегодня.

Планирование закупок

Потребность в закупках регистрируется системой исходя из:

• Потребности по заявкам, формируемой при планировании отгрузки товаров и регистрируемой одним из видов заказов: заказом клиента, заказом на перемещение, заказом на комплектацию, заказом на внутренне потребление. Потребности по заявкам формируются автоматически при переводе заказа в статус «К выполнению» и установке действия «К обеспечению». При установке флага «Обособленно» сформируется обособленная потребность, которая будет обеспечена закупкой под конкретный заказ и не может быть отгружена по другому назначению;

• Планируемого объема закупок, гибкая настройка которого производится с использованием типового механизма схем компоновки данных (могут использоваться несколько схем компоновки данных одновременно, например: план продаж + заказы клиентов + план остатков на складе) или задается по формуле и может собирать потребность в закупке из практически неограниченного количества источников. В течение периода планирования план может меняться, например, при поступлении новых заказов от клиентов. Для учета изменений в настройках вида плана его можно сделать замещающим (данные нового плана будут замещать предыдущие) или суммирующим (данные планов будут суммироваться по мере внесения изменений).

• Неснижаемого остатка  - поддержания остатков на складе: минимального, максимального или страхового запаса, рассчитываемого вручную или исходя из данных среднедневного потребления и информации о сроках поставки товара от поставщика.

Подготовка к закупкам

Для описания вариантов обеспечения вышеуказанных потребностей в 1С:ERP предусмотрены схемы обеспечения потребностей. Они определяют каким образом и на каком складе возникает та или иная номенклатура.

Способ обеспечения потребности - основной параметр схемы обеспечения потребности, который определяет источник и сроки обеспечения. Он определяет стратегию закупки товаров: «Заказ при достижении точки заказа»  - в заказ попадут те товары, которые обеспечены не более чем на срок исполнения заказа поставщиком, «Заказ по графику» - установка графика формирования заказа по фиксированным датам.  Способ обеспечения потребности предусматривает следующие типы обеспечения: покупка, перемещение, сборка, собственной производство, производство силами переработчика – варианты, которыми номенклатура может возникнуть на складе. Например, при установленном для номенклатуры типе обеспечения «собственное производство» и наличии действующей ресурсной спецификации можно настроить план закупок так, что система будет самостоятельно просчитывать и предлагать к заказу сырье и материалы, необходимые для производства.

Заказы поставщикам могут быть сформированы по плану закупок или потребностям из рабочего места «Заказы поставщикам», которое также позволяет визуально контролировать статусы заказов, исполнение условий отгрузки и оплаты.

Система 1С: ERP предусматривает возможность запроса коммерческих предложений, как у конкретного поставщика, так и размещение публичных запросов в 1С: Бизнес-сеть – бесплатный проект для ускорения и упрощения торговых операций, который включает три удобных сервиса:

«1С:Tорговая площадка» - B2B-маркетплейс, где поставщики зарабатывают, продавая свои товары и получая новых клиентов, а покупатели экономят, находя выгодных и надежных поставщиков. Сервис бесплатный как для поставщика, так и для закупщика.

1С:Номенклатура - Единый каталог стандартизированных описаний товаров и услуг, который предназначен для наведение порядка в справочниках учетных систем предприятий, сопоставление номенклатуры при обмене электронными документами с контрагентами, облегчение поиска нужного товара при закупках.

Сервис «ЭДО без электронной подписи» предназначен для информационного обмена между пользователями программ «1С»: документы не нужно выгружать, распечатывать или сканировать для отправки контрагенту – отправка происходит из документа учетной системы «1С» без дополнительных настроек обмена.

Также доступна подробная настройка условий договора, соглашений, контроля исполнения условий поставки и оплаты

Осуществление закупки

Для отражения факта поступления товаров и услуг в 1С:ERP используются документы:

• Поступление товаров и услуг – предназначен для оприходования товара или товара одновременно с услугой. Документ позволяет отразить поступление товара на несколько складов. Для документа доступен функционал «Номенклатура поставщика»: при несовпадении наименования номенклатуры в базе данных и документах поставщика позволяет установить соответствие для аналогичной номенклатуры с разными наименованиями и не раздувать искусственно справочник номенклатуры.

• Поступление услуг и прочих активов – для отражения факта поступления документов по услугам. Содержание услуги заполняется вручную, без добавления нового элемента в справочник номенклатуры. По кнопке «Распределить на документы приобретения» доступно распределение услуг на несколько документов поступления (пропорционально количеству, сумме, весу или объему), например, для распределения транспортных расходов.

На основании вышеуказанных документов можно оформить счет-фактуру и отслеживать статус оригиналов в рабочем месте «Оригиналы первичных документов». Список статусов документов является пополняемым.

Также поддерживается функционал отражения:

• Возвратов от поставщиков;
• Операций ответственного хранения;

• 
  Неотфактурованных поставок;
• Учета многооборотной тары;
• Расхождений при приемке товаров;
• Корректировок приобретения;
• Комиссионных закупок;
• Учета операций импорта;
• Закупки и переработки сырья на стороне

Завершение обязательств

Для контроля исполнения обязательств по закупкам в подсистеме управления закупок предусмотрен большой перечень аналитических отчетов, которые дополнительно можно тонко настроить под потребности конкретного пользователя.

Отчеты позволяют оценить:

• состояние взаиморасчетов с поставщиками;
• динамику изменения цен поставщиков;
• исполнение графиков поставки и оплаты;
• динамику закупок предприятия;
• состояние взаиморасчетов по комиссионным и импортным товарам;
• статусы оформления товаров в пути и неотфактурованных поставок и др.

Остались вопросы? Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут вам. Оставьте заявку на бесплатную консультацию по вопросам настройки и работы с программами "1С:ERP Управление предприятием 2" и "1С:Комплексная автоматизация" на сайте или звоните по телефону +7 (3532) 43-05-17.

Максимально просто и быстро решить все вопросы и задачи можно,

получив 10 дней бесплатной техподдержки!

Для этого достаточно ответить на 5 вопросов ЗДЕСЬ