Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД) с 1 января 2020 года

В связи с переходом на ведение электронных трудовых книжек для работодателей с 1 января 2020 года предусмотрена обязанность представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности физлиц. Порядок заполнения и представления (далее – Порядок) нового вида отчетности утвержден постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Краткое наименование формы сведений – форма СЗВ-ТД (рис. 1).

Рис. 1

Порядок подачи СЗВ-ТД

Отчетность по форме СЗВ-ТД можно подать на бумажном носителе или в электронном виде.

На бумаге СЗВ-ТД вправе представить только те работодатели, у которых в месяце, предшествующем отчетному, число сотрудников менее 25 человек (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ), п. 1.9 Порядка).

В этом случае форма заполняется (п. 1.10 Порядка):

• на компьютере;
• либо от руки шариковой ручкой. Чернила могут быть любого цвета, кроме зеленого и красного. Сведения вписываются печатными буквами.

В любом случае не допускаются помарки, исправления и сокращения.

Формат сведений для представления в электронном виде содержится в Приложении 3 к постановлению № 730п.

Форма заполняется на всех сотрудников, в т.ч. работающих по совместительству или дистанционно (п. 1.4 Порядка). К дистанционным сотрудникам в целях подачи формы СЗВ-ТД следует относить и надомников.

При подаче СЗВ-ТД впервые в отношении конкретного физлица работодатель дополнительно должен отразить в форме сведения о последнем кадровом мероприятии в отношении этого физлица по состоянию на 01.01.2020 (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 2.9 Порядка).

Правила заполнения СЗВ-ТД

1. Сведения о работодателе

В составе сведений о работодателе нужно отразить (п. 2.1 – 2.1.4 Порядка):

• в поле "Регистрационный номер в ПФР" – номер, присвоенный работодателю при постановке на учет в отделении фонда;
• в поле "Работодатель (наименование):
  • для организаций – название согласно учредительным документам. При этом можно указать название латинскими буквами;
  • для ИП, нотариусов, адвокатов, глав КФХ – Ф. И. О. согласно документу, удостоверяющему личность.
• в поле "ИНН" – ИНН работодателя. У организации ИНН состоит из 10 знаков. В поле формы 12 знакомест. В двух последних знакоместах нужно проставить прочерки;
• в поле "КПП" – КПП организации или обособленного подразделения.

2. Сведения о работнике

В составе сведений о работнике нужно указать (п. 2.2 – 2.2.3 Порядка):

• в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)" – инициалы работника;
• в поле "Дата рождения" – дату рождения работника;
• в поле "СНИЛС" – страховой номер работника. Напомним, что СНИЛС может быть указан как в страховом свидетельстве ("зеленой карточке") по форме, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п, которое выдавалось до 01.04.2019, так и в уведомлении по форме АДИ-РЕГ (см. об этом здесь).

3. Сведения об основаниях подачи СЗВ-ТД

Отчетность СЗВ-ТД подается работодателем в фонд в случаях кадровых мероприятий, а также когда сотрудник представил работодателю одно из заявлений (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• о продолжении ведения трудовой книжки по старому порядку, т.е. в бумажном виде;
• о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (на бумаге или в электронном виде).

В связи с этим в форме СЗВ-ТД есть соответствующие поля:

• поле "Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки";
• поле "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности".

При подаче одного из заявлений необходимо указать дату его представления сотрудником в поле "Дата подачи". Заполняется в формате "дд.мм.гггг" (п. 2.3 Порядка).

При подаче СЗВ-ТД по итогам отчетного периода необходимо заполнить раздел "Отчетный период". В этом разделе нужно указать отчетный месяц (в котором произошло кадровое событие) в формате "мм" и год в формате "гггг" (п. 2.4 Порядка).

Сроки подачи СЗВ-ТД зависят от кадрового мероприятия, информация о котором подлежит передаче в ПФР. Кадровыми мероприятиями, в связи с которыми представляется СЗВ-ТД, согласно Порядку являются: прием на работу, увольнение, перевод на иную постоянную работу, переименование работодателя, присвоение работнику второй или иной профессии (специальности), лишение работника судом права занимать определенную должность (п. 2.5.3 Порядка).

В 2020 году сведения по форме СЗВ-ТД необходимо представлять (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460):

• в случае приема на работу или увольнения в период с 01.01.2020 по 09.04.2020 - ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца. Если прием на работу или увольнение произошли в период с 09.04.2020 по 31.12.2020 - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего кадрового документа (приказа, распоряжения и т.п.);
• в случае, когда в отчетном месяце состоялось какое-либо иное кадровое мероприятие или сотрудник обратился к работодателю с заявлением о ведении трудовой книжки в бумажном виде или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, СЗВ-ТД необходимо представить не позднее 15-го числа следующего месяца.

С 01.01.2021 сроки подачи СЗВ-ТД следующие (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• в случае приема на работу или увольнения - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего кадрового документа;
• в случае перевода на другую постоянную работу или подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки или перехода на электронную трудовую книжку - ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.

Обратим внимание, что сроки представления данных о переименовании работодателя, присвоении работнику иной специальности, а также лишении права занимать определенную должность законодательно не установлены. Пока пояснения ПФР по этому вопросу отсутствуют. По нашему мнению, с 2021 года в подобных случаях форма подается ежемесячно.

4. Сведения о трудовой деятельности физлица

Сведения о трудовой деятельности физлица отражаются в таблице формы СЗВ-ТД. Она состоит из 10 граф (п. 2.5 – 2.5.9 Порядка):

• в графе 1 "№ п/п" указывается порядковый номер кадрового мероприятия. Как закреплено в п. 2.5.1 Порядка, нумерация ставится в порядке перечисления таких мероприятий в рамках одной формы СЗВ-ТД;
• в графе 2 "Дата (число, месяц, год)" нужно указать дату кадрового мероприятия в формате "дд.мм.гггг";
• в графе 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении" отражается вид кадрового мероприятия с использованием наименований, перечисленных в п. 2.5.3 Порядка (представим в таблице):

• в графе 4 "Трудовая функция" необходимо отразить наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Также необходимо указать вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения организации, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном подразделении. Записи о трудовой функции вносятся в соответствии со штатным расписанием.

При этом Порядком предусмотрены дополнительные требования при заполнении этой графы в отношении следующих категорий работников:

1. государственные и муниципальные служащие – нужно указать код должности по соответствующему реестру должностей;
2. работники, которым присвоена вторая (или последующая) профессия, специальность или иная квалификация – необходимо указать разряд, класс или иную категорию этой профессии;
3. работник, которого суд лишил права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью – нужно отразить срок, на который работник лишен этого права, основание для лишения, а также наименование должности (вида деятельности), которую он не вправе занимать.

• графу 5 "Код выполняемой функции (при наличии)" необходимо заполнять с 01.01.2021 (п. 2.5.5 Порядка).

В ней необходимо отразить код, состоящий из 7 цифро-буквенных знаков в формате "XX.XXX-X-X". Первые пять цифровых знаков – код наименования вида трудовой деятельности. Шестой буквенный знак – код обобщенной трудовой функции. Седьмой цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.

Как следует из п. 2.5.5 Порядка, коды проставляются на основании профессиональных стандартов.

• графа 6 "Причины увольнения" заполняется, если СЗВ-ТД подается в связи с увольнением сотрудника. В графе нужно указать основание прекращения трудового договора с сотрудником в соответствии с ТК РФ (или иным федеральным законом), т.е. с обозначением статьи ТК РФ (иного федерального закона), части и пункта.

Конкретных требований к формату внесения записей в графу 6 Порядок не содержит. Однако целесообразнее вносить записи так, как это предусмотрено Правилами ведения бумажных трудовых книжек, т.е. в полном соответствии с ТК РФ (без сокращений и указанием нормы).

Например, "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

• в графах 7 – 9 необходимо отразить сведения о документе, которым оформлено кадровое мероприятие:
  • в графе 7 "Наименование" указывается название документа. Например, приказ о приеме на работу;
  • в графе 8 "Дата" указывается дата составления документа в формате "дд.мм.гггг";
  • в граве 9 "Номер документа" проставляется номер документа без знака "№".

5. Особенности заполнения формы при изменении наименования работодателя

СЗВ-ТД в случае изменения наименования работодателя заполняется следующим образом (п. 2.8 Порядка):

• в графе 2 "Дата (число, месяц, год)" указывается дата смены наименования в формате "дд.мм.гггг";
• в графе 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении" указывается кадровое мероприятие "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ";
• в графу 4 "Трудовая функция" нужно внести запись такого вида: "Старое наименование" с "дата" переименовано в "Новое наименование";
• в графах 7 – 9 отражаются реквизиты (наименование, дата, номер) приказов или иных документов о смене названия работодателя.

6. Порядок подписания СЗВ-ТД

СЗВ-ТД в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной ЭП (п. 1.12 Порядка). СЗВ-ТД на бумажном носителе заверяется подписью руководителя организации или иного доверенного лица и печатью (при ее наличии). Работодатель- физлицо заверяет СЗВ-ТД только своей подписью (п. 1.11 Порядка).