Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 утверждено право организаций на использование кадрового электронного документооборота, также дополнен Трудовой кодекс статьями 22.1-22.3. Рассмотрим, как сервис 1С:Кабинет сотрудника может помочь организациям решать проблемы взаимодействия с сотрудниками.
1С:Кабинет сотрудника - это сервис, который сократит до минимума личные обращения сотрудников в бухгалтерию и в отдел кадров.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника безопасен, удобен и надежен, т к все данные личного кабинета конфиденциальны и доступны только сотруднику.
Возможности 1С:Кабинет сотрудника для работника
Создание удобного рабочего пространства для сотрудника, в котором он может:
- найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;
- согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;
- уведомить об отсутствии (опоздание или болезнь);
- посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что он с ним ознакомлен;
- увидеть остаток неиспользованного отпуска, а также получить подробную справку, как получился этот остаток именно такой;
- написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
- запросить справку 2-НДФЛ;
- запросить справку с места работы;
- проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения;
- информирование отдела кадров об изменении данных, о новых документах, семейном положении и т.п.;
- подписывать документы.
Сотрудник сможет работать со своим личным кабинетом на мобильном устройстве или через браузер своего компьютера. Содержимое кабинета, разумеется, при этом будет одинаковым, а внешний вид будет зависеть от размеров экрана устройства.
В своем кабинете сотрудник может просматривать опубликованные работодателем расчетные листки в разделе Зарплата
В форме просмотра расчетного листка отображается вся основная информация: задолженность с прошлого месяца, суммы начислений и удержаний, суммы выплат, задолженность на конец месяца. Помимо этого можно скачать расчетный листок в виде pdf-файла с более подробной информацией. После просмотра расчетного листка нужно нажать на кнопку Ознакомлен и уведомить работодателя об ознакомлении
Если есть электронная подпись, то можно подписать расчетный листок. Помимо этого расчетные листки доступны в разделе Документы на подпись, поскольку они являются частью кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Раздел Отсутствия
В этом разделе сотрудник может отметить свое отсутствие. В зависимости от причины отсутствия вводятся разные данные. Отмечая свое опоздание, нужно ввести только предполагаемое время прихода на работу; сообщая о своей болезни, нужно установить даты предполагаемого отсутствия.
Отсутствия в связи с личными обстоятельствами или по другим причинам можно согласовывать с руководителем. Но, если отсутствие уже согласовано с руководителем и остается только его отметить, можно не тревожить своего начальника лишним уведомлением и «отключить» согласование.
Отпуск
Всегда актуальный остаток отпусков, информация о следующем согласованном отпуске, состояние своего заявления на отпуск, архив заявлений и даже «калькулятор отпуска» - все это доступно в разделе Отпуск. Здесь же можно запросить справку, которая пояснит, почему сложился именно такой остаток отпуска.
Калькулятор отвечает сотруднику на два популярных вопроса примерно такого вида:
- Когда можно пойти в отпуск, если хочется пойти на три недели?
- Сколько дней отпуска можно будет взять в августе?
Раздел Справки
Уже сейчас в личном кабинете можно заказать:
- Справку по форме 2-НДФЛ для подтверждения доходов или в форме, пригодной для передачи в налоговую при декларировании;
- Справку с места работы;
- Справку об использовании прав на отпуск.
В разделе Справки можно увидеть их состояние, просмотреть или сохранить на своем компьютере или телефоне все ранее полученные справки
Возможности 1С:Кабинет сотрудника для работодателя
Создание удобного рабочего пространства для руководителя:
- организация возможности согласовывать заявления сотрудника;
- обработка электронных документов, которые поступили от сотрудника, с последующей инициацией всех необходимых в этом случае процедур в электронном виде прямо в программе, которая используется для кадрового учета и расчета заработной платы;
- просмотр сотрудников, которые не ознакомились с расчетными листками;
- получение заявлений или запросов работников;
- возможность подготовить необходимый документ сразу в заявлении сотрудника без перехода по разделам программы;
- выгрузка расчетных листков сотрудников в их кабинеты;
- выгрузка в кабинет сотрудника приказа на подпись по факту обработки его заявления (в ответ на заявление об отпуске выгружается на подпись приказ о предоставлении отпуска);
- формирование необходимой справки по заявлению сотрудника нажатием одной кнопки и выгрузка справки в кабинет сотрудника с электронной подписью работодателя);
- отслеживание подписи сотрудником документа или расчетного листка.
В результате сотрудники отдела кадров или бухгалтерии тратят гораздо меньше времени на обработку заявлений сотрудников за счет автоматизации части процессов. Уменьшается вероятность ошибок в данных учета, которые могут возникнуть при ручном вводе данных из заявлений сотрудников. Реже возникают ситуации, когда необходимо отложить все дела и срочно обрабатывать заявление сотрудника, если он принес его в последний момент.
Со стороны сотрудников возникает меньше вопросов, так как они самостоятельно могут получить необходимую им информацию в своем кабинете.
Наши специалисты всегда готовы ответить на любые ваши вопросы. Просто свяжитесь с нами по телефону +7 3532 43-05-17, либо напишите в онлайн-чат. Мы всегда поможем!