Внедрение программы "1С:Документооборот 8 КОРП" на предприятии ООО "АСУ ПРО"

отрасль:Производство

сфера использования:установка под ключ АСУТП (Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами) в области добычи и переработки нефти и газа, энергетике.

Отзыв о проекте внедрения программы «1С:Документооборот 8 КОРП»

Компания «АСУ ПРО» занимается установка под ключ АСУТП (Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами) в области добычи и переработки нефти и газа, энергетике.

ООО «АСУ ПРО» образовано в 2004 году из специалистов различной специализации в области автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУТП).

В настоящее время организация успешно работает на рынке промышленной автоматизации России. Нашим клиентам мы предлагаем спектр услуг: от проектирования и консалтинга до реализации проектов «под ключ» в области автоматизации производственных и технологических процессов.

Компания «АСУ ПРО» является клиентом ООО «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» с 2015 года. В работе бухгалтерии и отдела управления персоналом успешно используются программы «1С: Бухгалтерия 8. ред 3.0» и «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8». В 2016 году было решено внедрять новые информационные технологии во все бизнес-процессы компании. Для автоматизации документооборота, повышения эффективности управления и контроля исполнительской дисциплины было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД).

Выбор программы «1С:Документооборот 8 КОРП» был обусловлен такими характеристиками, как:

• гибкость настройки программы;
• широкие возможности по созданию алгоритмов обработки документов;
• возможность загрузки нормативно-справочной информации из рабочих учетных информационных систем;
• наличие настройки синхронизации данных и бесшовной интеграции с учетной системой;
• открытый программный код, что позволяет не только использовать типовые возможности программы, но и индивидуально автоматизировать особенности наших бизнес-процессов;
• масштабируемость системы.

В 2017 году был приобретен программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Специалистами ООО «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» был составлен план внедрения программы в компании «АСУ ПРО», который включал разработку методики работы с программой и работы по внедрению СЭД. Внедрение было разбито на 2 этапа:

1) автоматизация бизнес-процессов работы с входящими, исходящими документами и договорами;

2) автоматизация бизнес-процессов работы со служебными записками, распорядительными документами, тендерными документами, стандартами организации.

На этапе разработки методики специалисты ООО «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» провели интервьюирование руководителей подразделений компании «АСУ ПРО», собрали и обобщили информацию о видах документов и маршрутах их обработки.

В результате работ 1-ого этапа внедрения:

• были автоматизированы бизнес-процессы работы с входящими, исходящими документами;
• подключен ящик корпоративной электронной почты для ускорения приема-отправки корреспонденции в СЭД;
• ключевые сотрудники ООО «АСУ ПРО» прошли обучение по курсу «Профессиональная работа в программе 1С:Документооборот 8» в учебном центре компании «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ»;
• из информационной базы «1С:Бухгалтерия» в программу «1С:Документооборот» была загружена нормативно-справочная информация;
• справочник «Проекты» был заполнен информацией о текущих проектах организации по данным, предоставленным юридическим отделом;
• настроены виды договоров и маршруты их согласования.

В результате работ 2-ого этапа внедрения были настроены виды документов и маршруты их обработки, выявленные при разработке методики работы с программой. А также оказаны консультации ключевым сотрудникам ООО «АСУ ПРО» по настройке и модернизации СЭД.

В перспективе планируется настройка бесшовной интеграции СЭД и программного продукта 1С:ERP+PM, внедрение которого сейчас выполняют сотрудники ООО «БИЗНЕС РЕШЕНИЯ»

С помощью программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» решены следующие задачи:

1) Учет документов в разрезе организаций;

2) Регистрация, обработка и хранение входящих и исходящих документов;

3) Учет и обработка внутренних документов (договора, регламенты, приказы, служебные записки, тендерные документы, стандарты организации);

4) Удобный и быстрый поиск документов и файлов в разрезе проектов, контрагентов;

5) Разграничение прав доступа к документам и файлам;

6) Контроль исполнительской дисциплины.

В результате внедрения автоматизированной информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»:

• снизился риск потери оригиналов документов, так как сотрудники ООО «АСУ ПРО» теперь используют в работе электронные версии документов;
• сотрудники получили оперативный доступ к актуальным документам;
• сократилось время согласования документов за счет использования механизма делегирования (инициатору документа теперь не нужно контролировать присутствие в офисе согласующих лиц и подписантов, СЭД автоматически ставит задачи делегатам отсутствующих сотрудников);
• повысилась исполнительская дисциплина – у руководителей подразделений ООО «АСУ ПРО» появился инструмент контроля выполнения поручений.

Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» введена в эксплуатацию с 1 февраля 2019 года и в настоящий момент успешно используется на 110 рабочих местах. В СЭД одновременно работаю до 40-50 сотрудников.