Основная задача 1С:Документооборот 3.0 – это автоматизация и оптимизация работы с документами в организации, включая управление, хранение, обработку и контроль за их жизненным циклом. Эта система призвана повысить эффективность работы сотрудников, сократить временные затраты на рутинные операции, минимизировать риски и повысить прозрачность бизнес-процессов.
Настройка действий и правил для документов в 1С:ДО позволяет настроить действия, которые будут выполняться по документу, указать пользователей, которые будут выполнять эти действия, а также определить условия, при которых пользователи будут выполнять действия.
Но помимо этого, выполнения действий над документами можно настроить по определенному алгоритму и условию. И для этого разработан инструмент «Схема обработки документа».
Схема обработки документа – маршрут движения документа по организации, определяющий последовательность действий, которые с ним происходят. Она задает правила, кто и когда должен выполнять определенные операции с документом, какие задачи перед ним стоят, и какие условия должны быть выполнены для перехода к следующему этапу.
Пример
Подробнее разберем на примере автоматизации согласования договоров.
В компании «ООО Венера» процесс согласования договоров занимает много времени и требует участия нескольких отделов: юридического, финансового и отдела продаж.
Проблема: договоры часто теряются, сроки согласования срываются, а контроль за статусом документа затруднен. Каждый отдел согласовывает договор в разное время, что приводит к задержкам и ошибкам. Отсутствует единая точка контроля и прозрачности процесса.
Трудности:
- Разрозненность отделов и отсутствие единого процесса согласования.
- Ручной контроль за статусом договора и необходимость постоянного напоминания ответственным сотрудникам.
- Риск потери документов и ошибок при передаче между отделами.
- Отсутствие возможности отслеживания истории согласования договора.
Решение с помощью инструмента схемы обработки документа в 1С:Документооборот 3.0:
Разрабатывается схема обработки документа «Согласование договора», которая определяет последовательность действий и ответственных сотрудников.
Примеры этапов в схеме
Этап 1: Согласование. После создания договора в системе, он автоматически направляется на согласование в юридический отдел.
Этап 2: Юридическая экспертиза. Сотрудник юридического отдела проверяет договор на соответствие законодательству и внутренним нормативным актам компании. В случае обнаружения замечаний, договор возвращается на доработку.
Этап 3: Финансовая экспертиза. После успешного прохождения юридической экспертизы, договор направляется в финансовый отдел для проверки финансовой целесообразности.
Этап 4: Согласование с отделом продаж. После финансовой экспертизы договор направляется на согласование руководителю отдела продаж.
Этап 5: Подписание договора. После согласования со всеми отделами, договор направляется на подписание генеральному директору.
Ключевые моменты схемы обработки документа:
Условия перехода: Для каждого этапа схемы задаются условия перехода к следующему этапу. Например, переход к финансовой экспертизе возможен только после успешного прохождения юридической экспертизы.
Уведомления: Система автоматически отправляет уведомления ответственным сотрудникам о необходимости выполнения действий по договору.
Контроль статуса: В системе отображается статус договора на каждом этапе схемы, что позволяет контролировать процесс согласования в режиме реального времени.
Итог:
В результате внедрения схемы обработки документа «Согласование договора» компания «ООО Венера» смогла:
- Сократить время согласования договоров на 30%.
- Уменьшить количество ошибок и потерь документов.
- Повысить прозрачность процесса согласования.
- Оптимизировать работу сотрудников и сократить временные затраты на рутинные операции.
Теперь рассмотрим, как такую схему настроить в 1С:Документооборот 3.0.
Схема настраивается в разделе «НСИ» – «Виды документов» – выбираем конкретный вид документа, для которого нужно настроить схему – переходим на вкладку «Настройки обработки»
По умолчанию схема обработки линейная и соответствует порядку выбранных действий. Такая схема формируется и обновляется автоматически – элементы действий в схеме добавляются и удаляются согласно настроенной обработке.
С помощью кнопки «Изменить схему» можно включить режим редактирования схемы. Кнопка доступна только ответственным за НСИ и администраторам.
После внесения изменений в схему она больше не будет обновляться автоматически. То есть при добавлении действий в настройках обработки необходимо размещать их в схеме вручную. Аналогично с удаленными действиями – из схемы их нужно удалять вручную.
С помощью кнопки Изменить схему можно включить режим редактирования схемы. Кнопка доступна только ответственным за НСИ и администраторам.
После внесения изменений в схему она больше не будет обновляться автоматически. То есть при добавлении действий в настройках обработки необходимо размещать их в схеме вручную. Аналогично с удаленными действиями – из схемы их нужно удалять вручную.
Добавим в схему новый элемент и создадим скрипт на регистрацию документа.
Для этого выбираем «Действие/скрипт»
Выбираем «Скрипт» – нажимаем «Создать» и создаем скрипт
Далее размещаем скрипт в том месте схемы, где нам нужно и связываем с другими элементами.
Аналогичным образом добавляем новое действие в схему.
Добавим условие для маршрута.
Настроить условие можно по результату выполнения действия или объекту.
Перед тем, как выбрать «Результат выполнения действия», необходимо связать действие с условием
Далее определяем, какие действия пойдут, если согласовано, а какие, если нет.
В нашем примере рассматривалась довольно простой пример схемы, но бывают такие объемные, что не всегда понятно, что конкретно объединяет обработка. Тогда на помощь приходят декоративные фигуры, текст или линии.
Когда документ запускается в обработку, то действия, правила и схема обработки становятся недоступными для изменения.
Но как же быть, если изменения необходимы?
Для этого есть функция «Выгрузить» и «Загрузить файл».
Выгружаем файл – делаем выполнение действий неактивной (устанавливаем дату действия по)
И загружаем из файла
Теперь вносить изменения можно.
Если удалим действие из настройки, то из схемы его тоже нужно удалить, иначе возникнет ошибка
Схема обработки документа – это ключевой элемент автоматизации документооборота в 1С:ДО 3.0. Она позволяет оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы и снизить вероятность ошибок. Правильно настроенная схема обработки документа – это залог успешной работы с электронными документами.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.