г. Оренбург, пер. Матросский, д.2, 2 этаж

пн-пт 09:00 - 18:00

Отдел качества: +7 (922) 886 95 17

  • Rutube
  • Яндекс Дзен
  • вконтакте

Единые требования к составу и форматам электронных документов. Разбор Приказа Минтруда РФ от 20.09.2022 №578н

В ноябре 2021 года в ТК РФ были внесены поправки (статьи 22.1 - 22.3), касающиеся кадрового электронного документооборота (КЭДО): работы с электронными документами без дублирования на бумажном носителе посредством платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя, обеспечивающей подписание и хранение документов в соответствии с требованиями ТК РФ.

С 1 марта 2023 года вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Электронный документооборот в сфере трудовых отношений ТК РФ на основании приказа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе". Изменения начнут действовать с даты вступления в силу и коснутся всех работодателей, которые перешли на КЭДО. На документы, сформированные до 1 марта 2023 года, приказ не распространяется. Реализация доработок системы электронного документооборота остаётся за хозяйствующим субъектом.

Напомним, что работодатель самостоятельно принимает решение о введении КЭДО в своей организации. Более подробно о КЭДО и порядке его внедрения в статье Кадровый электронный документооборот

Предполагается, что приведение к единым требованиям позволит обеспечить:

- передачу электронных документов из информационной системы работодателя в иные информационные системы, посредством которых предусмотрена возможность осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений, 

- предоставление в единообразном формате электронных документов, связанных с работой, в контрольно-надзорные и иные органы.

Итак, приказ Минтруда содержит описание, формат и шаблоны наименований структурных элементов, из которых должен состоять электронный документ: 

  1. основная часть, которая должна быть представлена в формате PDF/A-1A, а её название должно соответствовать шаблону «[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf»
  2. файлы приложений (при наличии), представленные в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных
  3. электронная подпись, сформированная в соответствии с ФЗ № 63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011
  4. машиночитаемая доверенность (при наличии), сформированная в соответствии с приказом Минцифры № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» от 18.08.2021
  5. описание электронного документа, сформированное в отдельном файле формата XML и имеющее название «wredc_data.xml». XML-схема и эталонные примеры описания размещены на официальном сайте Минтруда. Полный перечень структурных элементов, их типы данных и обязательность наличия в описании электронного документа вынесены в Приложение к приказу.  

 

Фрагмент приложения «Перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой»

 

Например, для элемента employername указано, что это обязательный элемент с типом данных «строка», ограниченный длиной в 512 символов (расшифровка всех обозначений представлена в тексте приказа).

employername Т (512) О Полное наименование организации работодателя / фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя

 

Один из структурных элементов, а именно docType, должен содержать код документа (или кадрового мероприятия). Все утверждённые коды вынесены в отдельное приложение и разделены на 12 тематических групп. 

Фрагмент приложения «Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде»

 

Фрагмент приложения «Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде» – раздел «Приём на работу»

По информации от разработчиков 1С:Документооборота, на данный момент формирование документов в нужном формате является задачей конфигурации 1С:ЗУП, поскольку большинство кадровых документов создаются именно там. В этом же формате документы потом интегрируются в 1С:Документооборот. 

 

Специалисты компании "1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" помогут вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на все вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7 (3532) 43-05-17.

 

Наша линия поддержки в 1С-Коннект: