В современном бизнесе информация – это самый ценный ресурс. И чтобы эффективно управлять потоком документов, важно обеспечить их доступность, актуальность и согласованность.
1С:Документооборот – это система, которая помогает автоматизировать работу с документами, но для максимальной эффективности ее нужно интегрировать с другими системами, используемыми в компании.
Вот где на помощь приходит синхронизация данных.
Что такое синхронизация данных в 1С:Документооборот?
Синхронизация данных – это процесс автоматического обмена информацией между 1С:Документооборот и другими программами, например, 1С:Бухгалтерия, CRM-системами или внешними сервисами, с ERP, с системами ЭДО.
Зачем нужна синхронизация данных?
- Экономия времени и ресурсов: Автоматизация обмена данными избавляет от ручного ввода информации, что экономит время сотрудников и снижает риск ошибок.
- Повышение точности данных: Синхронизация гарантирует, что данные в обеих системах всегда совпадают, что повышает точность учета и отчетности.
- Улучшение взаимодействия между отделами: Синхронизация данных позволяет отделам, работающим с разными системами, иметь доступ к актуальной информации, что улучшает взаимодействие и координацию.
Синхронизация данных в 1С:Документооборот позволяет автоматизировать работу с документами, повысить точность данных и улучшить взаимодействие между отделами.
Что такое интеграция данных в 1С:Документооборот?
Интеграция данных – это процесс соединения 1С:Документооборот с другими программами, чтобы обеспечить бесшовный обмен информацией.
Для лучшего понимания, приведу пример.
Представьте себе 1С:Документооборот как центральный офис, где хранятся и обрабатываются все документы. Но в компании, как правило, используются и другие программы: ERP, 1С:Бухгалтерия для учета, CRM-система для работы с клиентами, система управления персоналом и так далее.
Интеграция – это как мост между этим офисом и другими зданиями, который позволяет этим системам «общаться» друг с другом, обмениваться данными и работать как единое целое.
Зачем нужна интеграция данных?
- Единая информационная база: Интеграция создает единую базу данных, где информация из разных систем хранится в одном месте. Это упрощает доступ к информации и повышает ее точность.
- Автоматизация процессов: Интеграция позволяет автоматизировать рутинные задачи, такие как передача данных о клиентах из CRM-системы в 1С:Документооборот или создание документов на основе данных из 1С:Бухгалтерии.
- Повышение эффективности: Интеграция ускоряет документооборот, сокращает время обработки информации и повышает общую эффективность работы компании.
- Лучшее принятие решений: Доступ к актуальной и полной информации из разных систем позволяет принимать более обоснованные решения.
Синхронизация и интеграция данных в 1С:ДО— это два разных подхода к обмену информацией между системами.
Синхронизация данных подразумевает двусторонний обмен данными между 1С:ДО и другой системой. Это как синхронизация файлов на двух компьютерах: изменения, внесенные в одну копию, автоматически отражаются в другой и наоборот.
Интеграция — это более широкое понятие, которое может включать в себя как синхронизацию данных, так и другие способы взаимодействия систем. Интеграция может быть односторонней (данные передаются только в одну сторону) или двусторонней.
Рассмотрим подробно синхронизацию и бесшовную интеграцию на примере 1С:Документооборот и 1С:ERP.
Перед синхронизацией и интеграцией, необходимо выполнить публикацию баз 1С:ДО и 1С:ERP.
Для того, чтобы произвести синхронизацию данных, необходимо зайти в Настройка и администрирование – Настройка интеграции – Синхронизация данных.
Необходимо установить флажок «Синхронизация данных», установить префикс информационной базы ERP и перейти в «Настройки синхронизации данных»
Создаем новую синхронизацию и выбираем 1С: Документооборот КОРП, редакция 3.0
Проходим все этапы по очереди
Базы могут подключаться разными способами, в зависимости от того, какой тип подключения необходим. Рассмотрим подключение, через Интернет (веб-сервис)
Вводим адрес публикации базы ДО, имя пользователя, через которого проводим синхронизацию и пароль.
Запускаем следующие этапы
Переходим к правилам отправки и получения данных
И выполняем начальную выгрузку данных.
В ERP все этапы выполнены.
Далее синхронизация будет продолжаться в 1с: Документооборот.
Выбираем синхронизацию, которая у нас сформировалась из ERP
Настраиваем правила отправки и получение данных
Выполняем сопоставление и загрузку данных. Проверяем все позиции, в которых есть не сопоставленные данные
Допустим, выберем справочник Должности. Если можем сопоставить данные, то сопоставляем их. Нажимаем на Руководитель и выбираем, что соответствует. В нашем случае данные не сопоставляются и оставляем их, как есть. Также можем выбрать Сопоставленные данные и посмотреть, как они сопоставились.
Для того, чтобы понимать, как сопоставить данные, можно подключить колонки
Нажимаем «Сохранить и закрыть». После того, как закончили сопоставлять данные, ставим галочку «Закончить сопоставление данных» – Далее.
Если не все данные были сопоставлены, выйдет предупреждение. Если уверены, что все проверили и сопоставили все, что было можно сопоставить, нажимаем «Продолжить».
После загрузки данных нажимаем «Готово»
В следующей статье рассмотрим публикацию баз ДО и ERP на веб-сервере и бесшовную интеграцию.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.