В современном бизнесе эффективный контроль исполнительской дисциплины является одним из важных аспектов успешного функционирования организации. Контроль в сфере управления документами не является исключением.
Часто встречаются ситуации, когда работники пренебрегают установленными правилами составления документов, пропускают сроки их обработки либо выполняют поручения руководителя недостаточно качественно или несвоевременно.
Обеспечить самостоятельный контроль за соблюдением сроков и поддержанием высокого уровня качества всех рабочих документов достаточно сложно.
Системы автоматизации, такие как программа 1С:Документооборот, предоставляют мощные инструменты для организации и мониторинга исполнительских процессов.
Система контроля исполнительской дисциплины — это часть системы административного управления, устанавливающая требования к порядку постановки управленческих решений на контроль, их снятия с контроля, корректировки сроков исполнения, подведения итогов и оценки уровня исполнительской дисциплины.
Можно выделить два типа контроля исполнения документов и поручений:
- контроль по существу решения вопроса - оценка, насколько полно и корректно решен вопрос;
- контроль за сроками исполнения — предполагает проверку соблюдения установленных сроков исполнения документов.
Технология контроля исполнения документов и поручений включает следующие этапы:
1. Постановка документа на контроль.
2. Доведение документов, поручений до исполнителей.
3. Регулирование хода исполнения.
4. Снятие исполненного документа с контроля.
5. Направление исполненного документа в дело.
6. Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
7. Информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Рассмотрим некоторые из них более подробно.
Постановка документа на контроль
Функция контроля автоматизируется посредством системы 1С:Документооборот, в которой назначаются контролирующие лица, исполнители и проверяющие, устанавливаются сроки исполнения.
Включение настроек контроля осуществляется в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Общие настройки.
Данная настройка предоставляет доступ к командам контроля, справочнику «Контроль», соответствующим пиктограммам в списках, отчетам контроля и настройкам уведомлений.
Настройка контроля по документам и процессам, которые всегда подлежат централизованному контролю, осуществляется в разделе «НСИ» - «Виды документов» правилами обработки документов. Участие контролеров в процессе настраивается в соответствии с их полномочиями в разрезе тематики документов, организаций и подразделений;
Контроль отдельных документов, процессов и задач устанавливается непосредственно на объект контроля.
В 1С:Документообороте на контроль можно поставить:
• документы;
• файлы;
• письма;
• процессы;
• задачи;
• мероприятия;
• контрагентов;
• проекты и проектные задачи.
В 1С:Документообороте поставленные на контроль объекты отображаются в списке документов специальным значком.
Доведение документов, поручений до исполнителей
В 1С:Документооброте указание исполнителей производится непосредственно при создании поручения.
Если исполнителей несколько, в программе предусмотрена возможность указания «Ответственного исполнителя», причем назначенным может быть только один сотрудник, который сможет выполнить свою задачу после всех соисполнителей. Итоговый результат будет единым.
Если Ответственный исполнитель не назначен, то
- Каждый исполнитель равнозначен;
- Количество результатов выполнения = количеству исполнителей;
- Поручение исполнено после выполнения задач всех исполнителей.
Документы, включающие поручения руководителя, поступают исполнителям в течение одного рабочего дня, тогда как срочные и оперативные распоряжения передаются сразу же по мере поступления. Способ передачи документов определяется принятыми в организации методами обработки документации. Важно обеспечить сотрудников информацией о порядке определения ответственных исполнителей применительно к разным видам поручений.
Регулирование хода исполнения, предварительный, предупредительный и текущий контроль
В ходе исполнения документов должен осуществляться предварительный, текущий и предупредительный контроль.
Предварительный контроль над исполнением документов и поручений реализуется в следующем порядке:
- Ежегодно: документы и поручения, исполнение которых запланировано на последующие годы, подлежат обязательному контролю не реже одного раза в течение каждого календарного года. Это обеспечивает заблаговременное выявление возможных рисков и проблем, связанных с выполнением долгосрочных заданий.
- Ежемесячно: документы и поручения, предназначенные для исполнения в предстоящих месяцах текущего года, контролируются систематически, не реже одного раза в месяц. Такая периодичность позволяет отслеживать промежуточные этапы реализации планов и корректировать работу подразделений и сотрудников при необходимости.
- Итоговый контроль перед сроком исполнения: за 3-5 рабочих дней до окончания срока исполнения поручений текущего месяца осуществляется заключительная проверка готовности документов и выполнения соответствующих мероприятий. Это гарантирует своевременность предоставления результатов и минимизирует вероятность возникновения просрочки.
Предупредительный контроль предполагает своевременное напоминание исполнителям о сроках исполнения.
В системе 1С:Документооборот уведомления формируются автоматически и могут дополнительно отправляться сотруднику на электронную почту.
Также применяется автоматическая рассылка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины, позволяющая своевременно отслеживать ход выполнения задач.
Также задачи с истекающим сроком могут быть выделены другим цветом.
В ходе исполнения документа могут возникнуть ситуации, когда срок исполнения необходимо продлить, перенести, заменить исполнителя или само исполнение приостановить или даже отметить.
В 1С:Документообороте запрос на изменение срока производится из карточки задачи.
В 1С:Документообороте из формы «На контроле» можно создать запись календаря с необходимостью напоминания исполнителю о контрольном документе.
Для контроля по существу в 1С:Документообороте используется проверка исполнения. Контролер имеет право отклонить результат и вернуть задачу на доработку с обоснованием причины возврата.
1С:Документооборот позволяет сократить работу специалиста по ведению предупредительного контроля и вместе с тем высвободить время для специалистов на ведение аналитической работы в этой сфере.
В отличие от предупредительного, текущий контроль предполагает аналогичный набор действий, однако осуществляется в день, являющийся конечным сроком исполнения документа или поручения.
Снятие исполненного документа с контроля
Исполненным документ считается после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и информировании об этом руководства. С этого момента документ может быть снят с контроля.
В 1С:Документообороте проверяющий получает задачу «Проверить исполнение» и при положительном решении снимает проверенную задачу с контроля.
В 1С:Документообороте результат исполнения в дальнейшем будет виден в обработке документа.
Ряд внутренних документов (организационные, распорядительные) подлежит не исполнению, а ознакомлению. Процесс ознакомления с документами подлежит закреплению в Инструкции по делопроизводству или Положении о делопроизводстве, после чего ознакомление может осуществляться в 1С:Документообороте путем формирования задач «На ознакомление».
Ознакомление в программе возможно как с использованием простой, так и усиленной электронной подписи.
Состояние выполнения действия «Ознакомление» будет видно в обработке документа.
Кроме того, в процессе ознакомления в 1С:Документообороте можно формировать отчет о ходе и результатах ознакомления.
В дальнейшем ознакомить с документом можно и вновь принятых сотрудников, создав для этого отдельную задачу.
Учет, обобщение и анализ исполнения документов
Контроль за сроками исполнения документов необходим для того, чтобы руководители были в курсе исполнительской дисциплины и могли применять организационные меры для ее обеспечения.
С этой целью ответственный сотрудник составляет аналитические обзоры или отчеты, содержащие сведения о том, сколько документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок и по каким причинам.
Такой отчет может включать следующие данные:
- общее количество документов и поручений, находящихся на исполнении;
- количество исполненных документов и поручений;
- количество исполненных с продлением срока документов и поручений;
- количество неисполненных документов и поручений;
- причины задержек исполнения.
Такие данные могут формироваться по структурным подразделениям, конкретным исполнителям или всей организации.
Для формирования таких отчетов могут быть настроены права доступа. То есть исполнители смогут получать данные только по тем документам и поручениям, которые были адресованы непосредственно им. Руководители подразделений могут видеть аналитику по структурному подразделению и каждому сотруднику данного подразделения, сотрудники службы документационного обеспечения – по всем работникам организации.
На основании таких отчетов руководитель может делать выводы об эффективности работы структурных подразделений, исполнителей, о правильности распределения функции по исполнению различных видов документов и мотивированно применять меры воздействия к сотрудникам организации.
Эффективная система контроля исполнительской дисциплины является важным элементом управления организацией, способствующим повышению ее эффективности и конкурентоспособности. Она позволяет своевременно выявлять недостатки и оперативно устранять проблемы, предотвращая нарушения сроков и стандартов выполнения задач, способствует формированию ответственности и организованности сотрудников, а также помогает рационально распределять ресурсы и оптимизировать рабочие процессы.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.