Как быстро и просто настроить работу с договорами в 1С:Документооборот и получить преимущества работы с электронными документами

   

В работе любой компании используются различные виды договоров. Плохая организация работы с договорами повышает финансовые и репутационные риски компании. Если работа с договорами ведется на бумаге или даже в электронном виде, но без Системы электронного документооборота (СЭД), то возникают типичные проблемы:

  • Затягиваются сроки согласования
  • Большой объем бумаг
  • Большие затраты на бумагу и расходники к оргтехнике
  • Внесение правок в документы создает проблемы
  • Сложно отслеживать, у какого сотрудника находится договор
  • Документы часто теряются или согласовываются устаревшие версии
  • Из-за этого возникают конфликты в коллективе
  • Из-за срыва сроков компания несет убытки финансовые, страдает репутация
  • Сотрудники тратят огромное количество времени на перемещение бумажных документов, их поиск, устранение проблем

Возможно, что Вам знакомая такая ситуация?

Как помочь своей компании?

В СЭД «1С:Документооборот» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

  • подготовка проекта договора;
  • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
  • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
  • учет и контроль сроков действия договоров;
  • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  • многовалютный учет сумм договоров;
  • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  • расторжение договора.

«1С:Документооборот» позволяет:

  • Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствующих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
  • Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
  • Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту, или получении экземпляра от контрагента.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».

«1С:Документооборот 8» - идеальное решение для компаний, которые уже работают с 1С, тем более, что можно сделать единую систему с бесшовной интеграцией с программой, в которой сейчас ведется учет деятельности предприятия.

Процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Дополнительные преимущества автоматизации:

·         четкое разделение обязанностей, прав и ответственности по всему процессу управления документами;

·         определятся сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;

·         приведение в порядок библиотеки шаблонов документов;

·         сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Создание договора

Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно много времени.

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас будет библиотека шаблонов договоров, благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

  • черновики,
  • коммерческие предложения,
  • файлы расчетов,

и, что лучше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

  • кто,
  • в какой очередности,
  • какие документы, должен и может согласовывать.

В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:

  • по объему контракта,
  • по типу контрагента,
  • по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма), и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

  • список лиц,
  • их приоритет,
  • очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт.

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

Что предлагает «1С:Документооборот»?

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Так же, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.

В «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.

Сроки и этапы договоров

Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

 

Заключение

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

  • Автоматизации процесса создания и согласования договоров
  • Сокращения временных затрат на согласование
  • Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
  • Повышения эффективности контрольной деятельности
  • Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно «изобретать велосипед». Программа позволит работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

Заказывайте бесплатную демонстрацию программы, которую мы проводим дистанционно или очно - http://edo.1c-br.ru/  На демонстрации мы ответим на ваши вопросы, расскажем как «1С:Документооборот» поможет вам организовать работу с договорами и другими документами! 

МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!

Команда "1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" поможет в решении любых бизнес-вопросов!