Уведомления в «1С:Документооборот» — это механизм информирования пользователей о значимых событиях в системе. Они помогают оперативно реагировать на изменения, не упуская важных задач и процессов.
Уведомления решают следующие вопросы:
- Держат пользователей в курсе статусов документов и задач;
- Позволяют своевременно реагировать на поручения;
- Отслеживают изменения в интересующих объектах (папках, процессах, документах);
- Контролируют сроки исполнения;
- Помогают быть в курсе действий коллег и делегированных задач.
Для того чтобы пользователи всегда были в курсе того, что происходит с интересующими их объектами «1С:Документооборота», предусмотрены гибкие настройки подписок пользователя на события. В подписках можно указать, на какие события он подписывается и каким способом хочет получать уведомления.
Например, можно получать SMS и почтовые уведомления по следующим событиям:
- Появление новой задачи;
- Получение ответов в форуме;
- Окончание срока действия документа;
- Поступление нового документа по ЭДО;
- Истечение сроков выполнения задач;
- Уведомления программы об ошибках и важных событиях, которые произошли в информационной базе без вашего участия, но имеют к вам непосредственное отношение. Например, ошибка при старте процесса с отложенным стартом и т. д.
Каждый пользователь самостоятельно определяет, какие уведомления он хочет получать (если администратор не установил запрет на изменение настроенных им уведомлений по умолчанию). Для настройки подписок в персональных настройках программы предусмотрена команда Уведомления по пути Настройка – Персональные настройки.
Настройки отправки уведомлений устанавливаются на следующих закладках:
- Подписки – выбор событий для получения уведомлений, например: поступление новой задачи, приближение сроков выполнения задач и т. д.
- Частота и сроки уведомлений – настраиваются периодичность и частота отправки уведомлений пользователям. Например: за сколько дней до истечения срока присылать сообщение, уведомить только однажды или делать это с указанной периодичностью.
- Подписки по объектам – настройка подписок на изменение данных, например: появление новых файлов в какой-либо папке, изменение конкретного файла и т. п.
- Способы уведомления – настройка списка контактов, на которые будут отправляться уведомления.
- Дополнительные настройки – включают возможность получать программные уведомления и выполнять задачи по почте.
После настройки уведомлений пользователи будут получать уведомления выбранными способом или способами: письма определенного формата от системной учетной записи, сообщения в чат, «центр оповещений». Например, при появлении новых файлов в папке программа сформирует следующее уведомление на почту и в чат.
Варианты подписок могут быть следующими:
- Брони: изменение – сотрудник получит уведомление при изменении брони с его участием (как в качестве автора, так и ответственного за помещение). Автор брони и ответственный за помещение не получат такого уведомления; получит ответственный за хоз. обеспечение (если запрошено хоз. обеспечение) или ответственный за тех. обеспечение (если оно запрошено).
- Брони: создание новой – сотрудник получит уведомление о создании брони с его участием. Это может произойти в двух случаях: если пользователь – ответственный за помещение или если другой пользователь указал его при бронировании. Автор брони и ответственный за помещение не получат такого уведомления; получит ответственный за хоз. обеспечение (если запрошено хоз. обеспечение) или ответственный за тех. обеспечение (если оно запрошено).
- Документы: назначение ответственным – ставит сотрудника в известность о том, что его назначили ответственным за документ. На уведомления о назначении ответственным можно подписаться не только по всем видам документов, но и лишь по некоторым из них. Для этого в меню Еще карточки вида документа предусмотрена команда Подписаться.
4. Документы: окончание срока действия – уведомления отправляются ответственному лицу в момент окончания срока действия документов. Например, для ответственного за договор это уведомление может служить сигналом прекратить исполнение договора и поместить его в дело.
5. Документы: отсутствует оригинал – ответственный сотрудник получит уведомление о записи документа без скан-копии оригинала, если ее наличие обязательно.
6. Документы: приближение окончания срока действия – уведомления будут приходить ответственному лицу при скором окончании срока действия документов. Например, менеджер по закупкам настраивает отправку таких уведомлений за три недели до окончания действия договоров поставки. Возможность избавляет менеджера от необходимости вести учет сроков действия договоров вручную.
7. Задачи: выполнение моей задачи – сотрудник получит уведомление, если назначенную ему задачу выполнил другой сотрудник (например, руководитель, администратор, делегат) или задача выполнена через эскалацию.
8. Задачи: новая задача – исполнитель получит уведомление о том, что ему назначили новую задачу. Из уведомления можно перейти в карточку задачи, где содержится вся информация о задаче.
9. Задачи: отложена – исполнитель получит уведомление в том случае, если процесс, в который входит задача, остановлен.
10. Задачи: отмена – исполнитель получит уведомление в том случае, если другой пользователь отменил результат выполненной им задачи. Например, пока руководитель отдела в командировке, по согласованному им договору появились новые вводные, поэтому временный заместитель руководителя (делегат) вынужден отменить прежний результат согласования. Руководитель узнает об отмене из уведомления.
11. Задачи: перенаправление моей задачи – сотрудник получит уведомление, если назначенную ему задачу перенаправил другой сотрудник или правило эскалации задач.
12. Задачи: передача от исполнителя – руководитель получит уведомление о передаче ему задач ставших недействительными подчиненных.
13. Задачи: просрочена задача от меня – автор получит уведомления обо всех запущенных им задачах, срок исполнения которых прошел.
14. Задачи: сводка – включение рассылки сводок о задачах. Это краткие сведения о состоянии и количестве задач на момент рассылки: сколько всего задач, сколько новых, сколько просрочено, у скольких истекает срок, а также сами задачи.
15. Задачи: снятие задач исполнителя – руководитель получит уведомление о том, что у него забрали задачи недействительных подчиненных. Например, они стали вновь действительными или им назначен другой руководитель.
16. Замещающие и помощники – сотрудник получает уведомления в следующих случаях: если его назначили замещающим/помощником, ему назначен замещающий/помощник, кто-то изменил настройку замещения/помощника, в которой он фигурирует.
17. Заявки на оплату: отсутствует авансовый отчет – ответственный получит уведомление при отсутствии авансового отчета у заявки на оплату.
18. Заявки на оплату: приближение срока – исполнитель получит уведомление о приближающемся сроке заявки на оплату. При получении такого уведомления необходимо проверить, не завис ли процесс на ком-то и, если нужно, ускорить его.
19. Комплексные процессы: остановка и прерывание – уведомления будут отправлены автору процесса и исполнителям прерванных задач, если процесс не был остановлен или прерван данными сотрудниками. Например, менеджер, пребывающий в отпуске, получит это уведомление, если его делегат приостановил процесс согласования договора по просьбе контрагента. Также уведомления о том, что работа над процессом прекращена, получат все исполнители его задач.
20. Контроль: приближение срока – уведомление о том, что контрольный срок, установленный пользователем к какому-либо объекту, подходит к концу. Например, начальник отдела ставит на контроль все задачи подчиненных и при получении этого уведомления отправляет подчиненным запрос о стадии выполнения задачи.
21. Контроль: срок вышел – контролер получает уведомление о том, что срок, на который он ставил объект на контроль, истек.
22. Обмен по ЭДО: отклонение документа – уведомление получит ответственный за документ, когда документ отклонен контрагентом по ЭДО. Подробнее см. раздел «Уведомления по ЭДО».
23. Обмен по ЭДО: успешное выполнение – уведомление получает ответственный за документ, когда документ принят контрагентом по ЭДО.
24. Обработки: остановка – уведомление получит сотрудник, начавший эту обработку, если не он ее прервал.
25. Отсутствия: изменение – сотрудник получит уведомление при изменении отсутствия с его участием (как в качестве отсутствующего, так и заместителя).
26. Отсутствия: создание нового – сотрудник получит уведомление о создании отсутствия с его участием. Это может произойти в двух случаях: если пользователь назначен заместителем на время отсутствия коллеги или если другой пользователь создал отсутствие с его участием.
27. Проектные задачи: не указан исполнитель – сотрудник получит уведомление о создании проектной задачи без исполнителя в проекте, участником которого он является.
28. Процессы: ход выполнения – автор процесса получит уведомление при переходе процесса на тот или иной шаг. Например, секретарь получит уведомление, когда договор аренды в рамках созданного им комплексного процесса «Открытие новой торговой точки» будет подписан финансовым директором и направлен в бухгалтерию.
29 Уведомление программы – уведомления об ошибках и важных событиях, которые произошли в информационной базе без участия пользователя, но имеют к нему непосредственное отношение. Например, ошибка при старте процесса с отложенным стартом и т. д.
30. Файлы: автозаполнение моих файлов – автор файла получит уведомление при заполнении файла другим сотрудником.
31. Форум: новый ответ на сообщение – сотрудник получает уведомление при появлении новых ответов в обсуждении.
32. Сводка о рабочем времени – включение рассылки сводок о рабочем времени. Это краткие сведения о фактическом рабочем времени за период анализа, о проценте фонда за этот период и о проценте за предыдущий период. Сводки рассылаются за неделю (каждую субботу) и за месяц (каждую первую субботу следующего месяца).
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!