Во второй части статьи «Как уведомления в 1С:Документооборот экономят часы рабочего времени?» мы рассмотрели подписки по объектам и способы отправки уведомлений, в третьей части поговорим о настройке уведомлений по умолчанию. Кроме того, обсудим вопрос отправки уведомлений по SMS.
Настройки уведомлений по умолчанию.
Настройка уведомлений по умолчанию выполняется пользователем с полными правами. Чтобы начать работу с уведомлениями, необходимо установить флажки Использовать уведомления и Использовать бизнес-события в настройках программы.
Все уведомления по подпискам отправляются с помощью системной учетной записи почты, далее они обрабатываются специальными регламентными заданиями. Поэтому для успешной рассылки уведомлений администратору необходимо выполнить пять шагов:
Шаг 1. Настроить системную учетную запись электронной почты (Настройка – Учетные записи). Инструкция по настройке учетных записей почты приведена в разделе «Настройка учетной записи встроенной почты».
Шаг 2. Настроить уведомления по умолчанию.
Шаг 3. Ввести адреса для уведомлений (контактная информация сотрудников – электронная почта или телефон), куда будут отправляться уведомления.
! Пользователи могут самостоятельно указывать адреса для уведомлений в персональных настройках уведомлений (Персональные настройки – Уведомления).
Шаг 4. Настроить способы доставки уведомлений.
Шаг 5. При необходимости изменить частоту выполнения регламентных заданий подготовки и рассылки уведомлений:
- Контроль срока задач – по умолчанию выполняется один раз в день;
- Контроль приближения окончания срока действия – по умолчанию выполняется каждые 10 секунд;
- Контроль приближения сроков контроля – по умолчанию выполняется каждые 10 секунд;
- Обработка произошедших бизнес-событий – по умолчанию выполняется каждую минуту с 8:00;
- Уведомление пользователей о событиях – по умолчанию выполняется каждые 10 минут с 8:00.
Настройка уведомлений по умолчанию выполняется в разделе Настройка – Общие – Уведомления – Настроить – закладка Уведомления.
Набор уведомлений, которые пользователи получают по умолчанию, зависит от дополнительной настройки Разрешить пользователям изменять настройки уведомлений.
Если настройка отключена, пользователи всегда будут получать установленные администратором уведомления по умолчанию – без возможности от них отказаться. В этом случае подписываться, отписываться, менять срок и частоту можно только у подписок, не помеченных как уведомления по умолчанию.
Флажок Разрешить пользователям изменять настройки уведомлений дает возможность пользователям подписываться или отписываться, менять срок и частоту любых уведомлений, в том числе установленных по умолчанию.
Отправку уведомлений по SMS настраивает пользователь с полными правами в окне Настройка уведомлений (Настройка – Настройка программы – Общие).
! Для отправки SMS потребуется заключение договора с любым поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС, SMS4B.
Шаг 1. Настройка отправки. На закладке Отправка SMS перейти по ссылке Настроить отправку SMS и указать данные о провайдере, имя отправителя, логин и пароль, полученные от провайдера. По желанию ввести размер сообщения, использование транслитерации и установить ограничение на количество отправленных SMS в день.
Подробное описание настроек:
- Провайдер – поставщик услуг отправки SMS.
- Логин, Пароль – логин и пароль, полученные от провайдера для отправки сообщений.
- Имя отправителя – имя, от которого выполняется рассылка SMS-сообщений. Подпись может быть длиной от 3 до 11 символов, без пробелов и кириллицы. Из дополнительных символов можно использовать только «.», «-» и «_». Имя отправителя требует согласования с провайдером.
- Размер сообщения (символов) – максимальное количество символов в одном уведомлении.
- Использовать транслитерацию – если настройка включена, то текст сообщения будет набран латинскими буквами. Это позволит использовать больше знаков в сообщении. Кнопка очистки автоматически устанавливает значение по умолчанию – 70 символов кириллицей и 160 латиницей. Если установить большее значение, то сообщения будут разбиваться на части. Оплачиваются сообщения из расчета: одно сообщение – это 67 символов кириллицей или 153 символа латиницей.
- Ограничения SMS:
○ Для пользователя (в день) – ограничение количества SMS-уведомлений, отправленных пользователю за день (0 – не ограничено; по умолчанию – 100);
○ Для пользователя (в месяц) – ограничение количества SMS-уведомлений, отправленных пользователю за месяц (по умолчанию установлено значение 0 – не ограничено);
○ Всего (в день) – ограничение количества SMS-уведомлений, отправленных из информационной базы за день (по умолчанию установлено значение 0 – не ограничено);
○ Всего (в месяц) – ограничение количества SMS-уведомлений, отправленных из информационной базы за месяц (по умолчанию установлено значение 0 – не ограничено).
Шаг 2. Настройка способов уведомления. На закладке Способы уведомления настроить соответствующие виды контактной информации пользователей и указать номера телефонов, на которые будут приходить сообщения.
Шаг 3. На закладке Подписки указать, о каких событиях пользователи будут получать SMS-уведомления по умолчанию.
Шаг 4. Назначить роль Отправка SMS тем пользователям, которым разрешено самим настраивать состав подписок по SMS в персональных настройках уведомлений. По умолчанию менять состав этих подписок может только пользователь с полными правами.
После завершения настройки пользователи будут получать SMS-уведомления.
Список всех отправленных уведомлений и статус доставки можно открыть по гиперссылке Уведомления по SMSна закладке Отправка SMS.
Адреса для уведомлений – это контактная информация сотрудников, в соответствии с которой будут отправляться уведомления. Администратор может просматривать и редактировать список всех адресов для отправки уведомлений. Пользователям доступны для чтения и редактирования только свои адреса.
Для получения уведомлений на почту на этой закладке должен быть прописан ее адрес. По умолчанию для уведомлений используется адрес почты из контактной информации пользователя (поле Email в справочнике Сотрудники и подразделения). Уведомления всегда отсылаются на этот адрес без возможности отказа со стороны пользователя.
Дополнительные адреса рассылки может указать как администратор, так и сам пользователь в персональных настройках уведомлений.
Записи, для которых не задан почтовый адрес, выводятся в начале списка и помечаются красным цветом.
Уведомления могут рассылаться по внутренней маршрутизации или через почтовый сервер. Программа автоматически выбирает способ доставки исходя из установленных настроек.
Чтобы уведомление было доставлено адресату по внутренней маршрутизации, должны соблюдаться следующие условия:
- Включена внутренняя маршрутизация (установлен одноименный флажок в «Настройках программы»);
- Адресат должен быть внутренним пользователем (т. е. указанный для доставки уведомления адрес почты должен соответствовать одной из учетных записей в программе).
При невыполнении этих условий рассылка произойдет через почтовый сервер.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!