Контроль выполнения задач в 1С:Документообороте

1С:Документооборот — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами, которая позволяет организовать совместную работу сотрудников в едином информационном пространстве. Ключевыми инструментами для организации совместной работы в 1С:Документооборот являются процессы и задачи. Задачи могут быть поставлены по документам, файлам, в рамках проекта, мероприятия или в виде отдельных поручений, и для успешного управления повседневной деятельностью организации необходим контроль выполнения всех этих задач. Как обеспечить контроль выполнения задач в 1С:Документооборот, рассмотрим далее в статье.

Постановка на контроль

Согласование договоров, подписание приказов и распоряжений, обработка входящей корреспонденции, отправление исходящей корреспонденции, выполнение проектных задач, прием сотрудника на работу, организация мероприятий…Это лишь некоторые примеры задач, которые требуют постановки на контроль.

Постановка на контроль выполняется при формировании задачи исполнителю. Это происходит либо автоматически, когда при настройке шаблона процесса указали контролера по умолчанию, либо вручную, когда пользователь создает новую задачу (поручение) и самостоятельно заполняет поле Контроль или контрольную карточку.

Указание контролера задачи по умолчанию при настройке шаблона процесса

Указание контролера задачи вручную при создании нового поручения

Ручное создание контрольной карточки

Рабочее место контролера

Далее отслеживать выполнение задач контролер может с помощью виджета Контроль. Каждая контрольная карточка соответствует задаче или процессу и содержит ссылку на задачу/процесс, список контролируемых исполнителей, состояние выполнения задач и количество дней до окончания срока контроля.

Виджет Контроль

Незаполненное состояние исполнения означает, что задача ещё находится в работе. Как только исполнитель завершит свою задачу, контролер увидит состояние Исполнено.

Отслеживание состояния выполнения задачи

Также в рабочем месте контролера имеется возможность перенести контрольные сроки, снять задачи с контроля и вывести отчеты по соответствующим командам.

По контролируемым объектам, у которых приближается контрольный срок или он уже истек, контролер получает уведомления на почту и/или окном в системе. Так минимизируется постоянный мониторинг всех контрольных карточек сотрудником. Система автоматически контролирует соблюдение сроков и уведомляет ответственных лиц о приближающихся дедлайнах.

Уведомление системы об окончании контрольного срока

Анализ контролируемых объектов

Для анализа контролируемых задач 1С:Документооборот предлагает три варианта отчета:

1. На контроле – вывод всех контрольных карточек выбранного пользователя/роли. Красным выделены карточки, у которых срок контроля истек.

Отчет «На контроле»

2. Контроль с истекающими сроками – вывод контрольных карточек, срок которых истекает в ближайшее время (Сегодня/Завтра/На этой неделе/На следующей неделе).

Отчет «Контроль с истекающими сроками»

3. Сводка о контроле – показывает, сколько контрольных карточек проконтролировано выбранным исполнителем (из них В срок/Не в срок) и сколько еще остается на контроле (из них Просрочено).

Отчет «Сводка о контроле»

В заключение

Таким образом, 1С:Документооборот предусматривает инструмент для контроля выполнения задач, включающий в себя: возможность назначить контролеров, наличие рабочего места контролера, отчеты для анализа и уведомления, что позволяет увеличить эффективность и своевременность выполнения задач, повысить ответственность исполнителей, а также провести анализ и оптимизацию процесса управления задачами.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы! 

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7(3532)43-05-17.