.jpg)
В современном бизнесе обмен электронными документами – это не просто удобство, а необходимость. 1С:ЭДО (Электронный документооборот) – это комплексное решение, которое позволяет автоматизировать этот процесс, значительно сократить издержки и повысить эффективность работы компании.
1С:ЭДО решает ряд проблем
- Традиционный документооборот требует много времени и ресурсов на печать, подписание, передачу и хранение документов.
1С:ЭДО позволяет полностью отказаться от бумаги, что экономит время, деньги и пространство.
- бумажном документообороте легко допустить ошибки при заполнении или потерять важный документ.
Электронный документооборот минимизирует эти риски, обеспечивая надежное хранение и быстрый доступ к информации.
- Процесс согласования бумажных документов может занимать много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах.
1С:ЭДО позволяет ускорить согласование документов благодаря автоматизации и онлайн-доступу.
- В бумажном документообороте сложно отследить статус документа и понять, на каком этапе он находится.
1С:ЭДО предоставляет полную информацию о статусе каждого документа в режиме реального времени.
- Передача бумажных документов требует затрат на курьеров или почтовые услуги.
1С:ЭДО позволяет отправлять документы в электронном виде, что значительно снижает логистические расходы.
- В России действует закон об электронных подписях, который требует использования электронной подписи при обмене электронными документами.
1С:ЭДО обеспечивает соответствие законодательству и позволяет использовать электронные подписи для юридически значимого обмена документами.
Рассмотрим настройку и использование 1С:ЭДО в 1С:ДО.
Перед подключением сервиса 1С:ЭДО необходимо выполнить следующие настройки:
- В Документообороте необходимо создать организацию, которая будут обмениваться ЭДО (данные должны соответствовать данным из КЭП: наименование организации, ИНН, КПП)
- Для подключения к ЭДО обязательно нужно указать юридический адрес организации.
- После создания организации, нужно создать Контрагента с которым необходим обмен ЭДО.
- После того, как завели Организацию и контрагентов, нужно подгрузить сертификаты ЭП для пользователей, которые будут отправлять документы по ЭДО.
Важно! Чтобы пользователь мог работать с ЭДО, у него должны быть полномочия «Ответственные за ЭДО и МЧД»
Подключение сервиса 1С:ЭДО.
Для подключения сервиса 1С:ЭДО, необходимо зайти в раздел Настройки – Настройки программы – Обмен данными – Настроить ЭДО
Раскрываем обмен с контрагентами – Учетные записи ЭДО
Создаем учетную запись ЭДО: вводим название организации, выбираем сертификат и выбираем/получаем (если нет) новый идентификатор организации.
Идентификатор участника ЭДО — это уникальный код, который используется для идентификации организаций в системах электронного документооборота. Он необходим для обмена формализованными документами, такими как счета-фактуры, и позволяет ФНС и операторам ЭДО точно определить организацию в своих системах.
У Организации может быть несколько идентификаторов, например, если часть документов принимаем в программе 1С: ДО, а часть в 1С: ERP (такой вариант работы с ЭДО рассмотрим в следующей статье).
- 03B864F8-9EE3-4473-B36B-FD142F3474C2 – первые три символа закреплены за одним оператором ЭДО и соответственно, все идентификаторы начинаться с этих трех символов.
Нажимаем Далее, заполняем код налогового органа, Название учетной записи, соглашаемся с условиями использования. Если заводите несколько идентификаторов, то опишите, какие именно документы будктк принимать в учетной записи. Например «Для договоров».
Подписываем регистрационные данные на подключение
Приглашение контрагентов к обмену ЭДО.
Для того, чтобы начать обмениваться документами с контрагентами, необходимо выслать приглашения к обмену ЭДО.
Пригласить контрагента к обмену ЭДО, можно в разделе Документы – Контрагенты. Выбираем нужного контрагента
В карточке контрагента нажимаем кнопку ЭДО и выбираем пригласить к обмену электронными документами
Для отправки приглашения необходимо получить от контрагента Идентификатор участника ЭДО
Идентификатор участника в ДО можно найти в учетной записи ЭДО
Для работы с ЭДО есть специальный интерфейс «Текущие дела ЭДО», который находится в разделе Документы – Текущие дела ЭДО
В разделе «Приглашения» будут отображаться приглашения, которые были отправлены контрагенту от вас или для вас от контрагента.
Примем приглашение
Для того, чтобы документ можно было отправить по ЭДО, необходимо учесть следующие настройки вида этого документа:
- Должна быть включена настройка: Вести учет сторон
- Должна быть включена настройка: Учитывать недействующие документы
- Форма должна быть указана «Электронная» или «Бумажная или электронная»
Следующая обязательная настройка – это настройка Файла, который будет отправляться по ЭДО.
Для этого необходимо создать роль файла, он должен быть обязательным, только одним и должна быть проставлена галка «Файл электронного документа» (именно он и только он будет отправляться по ЭДО).
Переходим на вкладку Настройка ЭДО. Добавим настройку для отправки документов вида Договор аренды оборудования
Выбираем свою организацию, от которой будем направлять документы, а также контрагента, которому будем отправлять документы и определяем вид Документа ЭДО.
Переходим к созданию документа для отправки по ЭДО.
Создаем и заполняем новую карточку документа
Нажмем ЭДО – Создать исходящий документ ЭДО – Создать документ ЭДО
Далее открывается окно для отправки документа. Нажимаем подписать и отправить
Документ отправляется контрагенту
В карточке документа, на вкладке Обзор, появился файл, который был отправлен контрагенту
Теперь рассмотрим настройку получения и автоматического создания документа ЭДО в 1С:ДО от контрагента.
Заходим в раздел Настройки – Настройки ЭДО – Настройки получения.
Создадим настройку для вида документа Акт выполненных работ
Настраиваем правила для загрузки данных и автоматического создания документа
Теперь, когда от контрагента будут поступать документы вида «Акт выполненных работ», при нажатии на кнопку «Отправить и получить», в 1С:ДО автоматически создастся этот документ
В разделе Текущие дела ЭДО документ отразиться в ветке Входящие документы «Утвердить»
Документ можем Утвердить или Отклонить.
После утверждения нажимаем подписать и отправить. Подписанный документ уйдет контрагенту.
В 1С есть возможность отправлять электронные документы пакетами. Для этого нужно создать, допустим, договор и доп. соглашение к нему.
В одном из документов нажимаем кнопку ЭДО – создать исходящий документ ЭДО
Далее добавляем в пакет «Документ информационной базы»
Выбираем нужный документ
Подписываем и отправляем пакет
1С:ЭДО – это мощный инструмент, который помогает компаниям оптимизировать документооборот, снизить затраты и повысить эффективность работы.
Если вы еще не используете электронный документооборот, то сейчас самое время задуматься о внедрении 1С: ЭДО.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программ 1С, помогут установить, проведут бесплатную демонстрацию программ и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке или по телефону +7 (800) 302-07-36.