Новая редакция 1С:Документооборот 3.0 ознаменовалась значительными улучшениями, в частности, в работе с документами. Расскажем в статье, какие предварительные возможности появились в программе.
Настройки видов документа
Новшества начинаются с интерфейса справочника «Виды документов», где они теперь представлены одним списком с колонками признаков и индикаторами, характеризующими степень заполненности каждого видового состава.
Сами настройки вида документа стали разнообразнее. Появились признаки входящей и исходящей корреспонденции, ведение учета по тематикам, включение в реестры и использование временных номеров. «Автоматическое расширение рабочей группы» переместилось на закладку Создание документов – Доступ к документу. Также появились закладки «Роли файлов», «Настройки обработки», «Тематики».
Так, «Роли файлов» позволяют добавить группы файлов, которые будут содержаться в документе, а также назначить им признаки «Обязательный файл», «Только один файл» и/или «Файл электронного документа».
«Настройки обработки» – здесь указывается состав и порядок действий, имеющих смысл для данного вида документа. Если закладка заполнена, то при отправке документа в обработку пользователю будут доступны только этапы настроенного маршрута, никакие другие.
«Тематики» – закладка, где определяется перечень тематик, в разрезе которых будет вестись учет документов. Тематики предназначены для уточнения вида документа. Для каждой тематики можно определить отдельные правила обработки. Данная закладка активна при установленном признаке «Вести учет по тематикам».
Настройка автозаполнения файлов
В ходе настройки заполнения файлов теперь можно выбрать падеж из выпадающего списка без написания скрипта для склонения значений реквизитов.
Однако если типовых настроек не хватает и скрипт необходим, то в редакции 3.0 его можно после написания сразу же проверить. Достаточно выбрать существующий документ и нажать «Проверить» – результат обработки будет в модальном окне. Само создание скрипта также упростилось за счет возможности вставить готовые блоки кода для склонения и алгоритмов.
Нумераторы
Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера документов. Появились временные номера, формат которых также можно настроить в отдельном нумераторе. Для этого нужно указать его назначение «Для временных номеров». В сам формат, в свою очередь, возможно включить индекс тематики либо вовсе настроить независимую нумерацию в разрезе тематик.
Для нумераторов с назначением «Для регистрационных номеров» теперь есть признак «Использовать пропущенные номера», перечень которых формируется в отдельном списке по одноимённой гиперссылке. В список автоматически попадают номера, освободившиеся при редактировании номера вручную. Программа запоминает их и предлагает использовать в следующих регистрируемых документах.
Список документов
Все документы в редакции 3.0 хранятся в едином справочнике «Документы предприятия». Для определения вида документа предусмотрена соответствующая колонка в списке.
Документы, ещё не просмотренные пользователем, выделены жирным шрифтом, поскольку они теперь обладают признаком прочтённости. Это поможет визуально быстро определить новые или изменённые документы. Прочитанными они считаются в следующих случаях:
- пользователь открыл карточку документа;
- пользователь включил отображение области просмотра в списке документов;
- пользователь открыл файл документа.
При внесении в документ изменений другим пользователем он снова становится непрочтённым для текущего пользователя. Признак прочтённости можно изменить вручную командой «Пометить как прочтённые/непрочтённые» в контекстном меню документа.
Папки документов по умолчанию не используются, их можно включить в настройках программы.
Также в списке можно увидеть и другие небольшие изменения, касающиеся в основном интерфейса.
Карточка документа
Открыв карточку документа, можно заметить, что приложенные файлы сгруппированы согласно настроенным ролям. Появилась отдельная вкладка «Обработка» для запуска процессов по документу и в то же время пропала вкладка «Связи», которая на самом деле трансформировалась в гиперссылку на вкладке «Обзор». Переход по ней открывает новое окно с привычным отображением связанных документов и возможностью построить отчет о структуре.
Однако так связи выглядят в уже записанном документе. При создании нового они как прежде находятся на отдельной вкладке. Кроме того, настройка связей теперь предусматривает управление синхронизацией доступа к связанному документу – расширение или копирование, а также пометку Важная.
Обработка документа
Для запуска документа по процессу, как было сказано выше, предусмотрена отдельная вкладка. Здесь пользователь начинает обработку, причём ему доступны только те действия, указанные в настройке соответствующего вида документа, здесь он её может и остановить. Да и в целом, вся информация о жизненном цикле документа собрана именно здесь.
Если пользователь является участником запущенного по документу процесса, он сможет увидеть это непосредственно при работе с карточкой документа, а также сразу перейти к своей задаче.
Отдельно стоит выделить согласование документа, а именно новый режим – «Согласование в режиме замечаний». Что он из себя представляет? Это редактирование файлов (внесение замечаний и комментариев) без открытия самого файла. Согласующие работают с преобразованным в формат html текстом, выделяя фрагменты текста и внося замечания, которые инициатор может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся в файл Word в качестве примечаний с привязкой к нужным частям текста, что облегчает инициатору их отработку. Помимо замечаний, согласующий может оставить комментарий, который не требует правок и не препятствует дальнейшей обработке.
К преимуществам данного режима относят возможность параллельной работы исполнителей с текстом документа и формирование из замечаний протокола разногласий.
Резюмируем
Работа с документами в новой редакции Документооборота изменилась как в плане интерфейса, так и в плане концепции. Кажется, что был сделан упор на упрощение: вспомним настройки автозаполнения шаблонов файлов или обработку документов, которая, как заверяют разработчики, «стала проще и нагляднее, её настройка – более лёгкой и гибкой». Действительно ли это так, покажет практика.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Если Вы уже работаете в программе «1С:Документооборот» предыдущей редакции, то организация небольшого проекта перехода на новую редакцию с нашей помощью обеспечит вам спокойствие, сэкономит время, Вы не потеряете те возможности, которые использовали ранее и сможете в полной мере получить преимущества от новых возможностей программы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.