Авансовый отчет является документом, по которому подотчетное лицо может возместить расходы собственных средств во время пребывания в командировке или для нужд компании. Для этого сотрудник должен лично предоставить документ и завизировать его в бухгалтерии. И не факт, что бухгалтерия подтвердит правильность заполнения с первого раза, а значит есть риски затягивания процесса оформления, а также потери документа. Чтобы ускорить процесс оформления и свести его трудоёмкость к минимуму, необходимо организовать работу с авансовым отчетом в электронном виде, что будет удобно для подотчётных лиц и безопасно для бухгалтерии. Как это сделать – далее в статье.
Согласно п.5 ст.9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», разрешается составление первичного учетного документа, в частности авансового отчёта, в электронном виде с использованием электронной подписи. Касаемо вида электронной подписи, в письме Минфина от 22.02.2019 №07-01-09/11672 указано, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, организация вправе самостоятельно установить вид ЭП для подписания документов бухгалтерского учета, если это соответствует требованиям ст.6 Федерального закона N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие электронные документы будут равнозначны бумажным, а значит, их можно смело оформлять в 1С.
Документы, подтверждающие траты (чеки, квитанции и пр.), также вносятся в базу 1С в качестве приложенных файлов: электронные без изменения, а бумажные сканируются, при этом их оригиналы передаются в бухгалтерию и остаются там на хранение.
Обработка и дальнейшее хранение авансового отчёта организуется посредством 1С:Документооборота, куда документ выгружается из учётной программы 1С (к примеру, 1С:Управление производственным предприятием) в результате обмена данными и автоматически отправляется по заранее настроенному процессу на согласование и утверждение.
Для максимальной автоматизации работы с авансовым отчетом выполняются следующие доработки:
- автоматическая выгрузка печатной формы «Авансовый отчет» в приложенные файлы документа;
- правила конвертации, описывающие передачу документа и приложенных файлов из учетной программы 1С в 1С:Документооборот;
- условие автоматического запуска процесса;
- визуализация штампов простой электронной подписи;
- правила эскалации для автоматического закрытия задач.
Предлагаем ознакомиться с демонстрацией работы с электронным авансовым отчётом в видеоролике.
Таким образом, есть все предпосылки для перевода авансового отчета и других первичных учётных документов в электронный вид для упрощения и ускорения организации их обработки с помощью системы электронного документооборота.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.
Наша линия поддержки в 1С-Коннект:
