Управление процессами в 1С: Документооборот

Управление процессами в 1С: Документооборот

 

У вас бывало такое, что договор, по которому вам нужна поставка еще вчера, оказывается еще не согласован и где-то застрял, или его вообще не удается найти?

Потребность во внедрении 1С: Документооборот в компании может быть обусловлена разными причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же при внедрении компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов.

Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.

Что даёт автоматизация бизнес-процессов в 1С?

Бизнес-процессы 1С: Документооборот призваны регламентировать процедуру обработки документов, состоящую из последовательных действий над документами; автоматизировать назначение сотрудников компании в качестве ответственных за определенный этап прохождения документа; упростить контроль за ходом работ, согласованием и принятием решений.

Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: исполнить, согласовать, утвердить. Разработчики заложили следующие типовые процессы:

  • согласование (файлов, вопросов, документов) - производится с одним или несколькими сотрудниками;
  • исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
  • рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
  • ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
  • регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
  • подписание/утверждение документов ответственным лицом;
  • приглашение на мероприятие;
  • комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.

Программой предусмотрены возможности: принимать задачи к исполнению; делегировать другому пользователю, в результате чего она автоматически попадает на рабочий стол к новому исполнителю; отменить выполнение, но при условии, что процесс не перешел на следующий шаг; отправлять уведомления исполнителям задач о возникновении новой задачи письмом на электронную почту, либо SMS-сообщением, либо всплывающим окном в программе; вести учет трудозатрат на выполнение задачи; создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче.

В качестве ответственных по задаче могут назначаться конкретные пользователи, роли или пользователи, определяемые авто подстановками.

Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов.Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

  • маршрутизация,
  • сроки,
  • важность,
  • наименование,
  • описание и другие.

Процессы можно отправлять:

  • по очереди;
  • всем сразу;
  • смешанно.

Сроки по каждому этапу процесса выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени (минуты, часы, дни).

В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями" (замечания не критичны), "Согласовано" или "Не согласовано" (необходима доработка документа).

Решения могут подписываться с помощью электронной подписи.

Анализ процессов

Для анализа процессов предусмотрено несколько отчетов:

  • осамых ходовых процессах (например, исполнение)— помогает сосредоточиться наповышении ихэффективности;
  • оценка загрузки сотрудников, сезонной зависимости— для принятия мер поускорению сходимости задач;
  • отчет очисле дней бездействия покаждому незакрытому документу ипомогает обнаружить зависшие иоставшиеся без внимания документы;
  • отчет околичестве незавершенных процессов;
  • оценка того, как часто документы несогласуются— для мер поповышению числа положительных исходов согласования;
  • список всех просроченных задач сотрудников подразделения.

Контроль исполнения

С помощью разработанных отчетов в 1С: Документооборот можно проанализировать, как эффективно работает сотрудник, насколько хорошо он выполняет поставленные ему задачи, какие задачи уже выполнены сотрудником, а какие находятся на стадии исполнения, какие задачи наиболее часто не выполняются в срок (возможно, срок по задачам указывается некорректный) и многое другое. Стоит отметить, что 1С: Документооборот обладает гибкой настройкой отчетов (отборы, фильтры) и имеется возможность сохранения выбранных настроек отчетов для быстрого обращения к ним при последующей работе в системе.

Примеры отчета «Об исполнительской дисциплине»

Пример отчета по задачам:

Таким образом, в программе 1С: Документооборот с помощью бизнес-процессов можно эффективно организовать анализ и контроль исполнительской дисциплины на предприятии, наиболее четко и слаженно настроить структуру работы с задачами и поручениями различного характера, что позволит сократить суммарное время коллективной работы с бизнес-процессами на любом предприятии.

Подведем итоги

«1С: Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение программы позволит ускорить процессы и принятие решений, усилит исполнительскую дисциплину и поможет работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С: Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей.

 

Подробнее о программе «1С: Документооборот» и её возможностях:

http://edo.1c-br.ru/

Телефон +7(3532)45-01-69