Согласно ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» проект – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.
Ведение проектов в системе — это автоматизация проектной деятельности, которая включает в себя планирование, назначение и перераспределение задач, контроль и анализ выполнения проекта.
«1С:Документооборот» версии 3.0 поддерживает весь жизненный цикл проекта:
- Инициирование проекта;
- Планирование проекта;
- Утверждение плана проекта;
- Старт проектных работ;
- Выполнение проекта;
- Завершение проекта.
В программе имеется возможность создания проектов и управления ими:
- Автоматический учет времени, затрат и ресурсов, связанных с проектами;
- Отчеты по статусу проектов и расходам;
- Управление задачами и назначениями сотрудников на определенной стадии проекта.
При создании проекта формируется список задач и сроки их выполнения. Также можно указать в ручном режиме, какие сотрудники будут ответственными за выполнение каких задач.
Ход выполнения проекта отслеживается в специальном журнале выполнения задач, который позволяет оценить текущее состояние проекта и состояние каждой отдельной его задачи.
Для чего используется учет проектов?
Система учёта проектов в организации необходима для эффективного планирования и выполнения работ и услуг, мониторинга их промежуточных итогов, а также для сбора дополнительной аналитической информации.
В «1С:Документооборот» реализована подсистема управления проектами. С ее помощью возможно:
- Вести аналитический учет данных в разрезе проектов (документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.);
- Автоматизировать операционную деятельность по исполнению плана проекта;
- Создать иерархическую структуру проекта;
- Вести учет трудозатрат в разрезе проектов;
- Получать аналитическую отчетность по проектам;
- Загрузить проекты из Microsoft Project (в качестве источника данных используется файл проекта, выгруженный в XML).
Для организации планирования и контроля выполнения работ в рамках проектов основное внимание необходимо уделить формированию карточек проектов.
На вкладке «Настройки» заполняются значения параметров проекта.
На вкладке «Проектная команда» указываются сотрудники, которые участвуют в администрировании проекта и создании процессов на его основании. При заполнении карточки проекта необходимо создать список пользователей и ролей, которые будут выполнять работы по проекту. Если проектная команда заполнена, то выбор исполнителей проектных задач возможен только из участников проектной команды.
Для добавления пользователей в список предусмотрены команды «Подобрать» (для множественного выбора) и «Добавить» (для добавления сотрудников по одному).
Реквизит «Проект» может участвовать в условиях маршрутизации шаблонов процессов. Можно ограничивать права доступа пользователей к документам системы в зависимости от проекта, в котором участвует сотрудник.
Для удобной работы со списком проектов предусмотрены быстрые отборы и режимы просмотра.
Быстрые отборы по папкам проектов, организациям, руководителю, заказчику и виду проекта позволят увидеть в списке только необходимые для работы проекты. Быстрый отбор по папке незаменим для пользователей, работающих с проектами только в конкретной папке.
Помимо быстрых отборов в списке проектов предусмотрены следующие режимы просмотра:
- Списком;
- По папкам;
- По видам проектов;
- По руководителям;
- По заказчикам.
Для изменения режима просмотра в меню Еще списка предусмотрена команда Режим просмотра.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборот, помогут установить и настроить программу, проведут бесплатную демонстрацию и ответят на вопросы!
Узнайте подробнее о возможностях программы и получите бесплатную консультацию!